實施人力資源資訊系統 (HRIS) 的 8 個簡單步驟

實施人力資源資訊系統 (HRIS) 的 8 個簡單步驟

由 CoinUnited.io 研究團隊

19 Dec 2023

5 分鐘閱讀

第一階段：資料收集與評估

我們專案的初始階段涉及與最終將使用即將推出的人力資源資訊系統（HRIS）的主要決策者進行廣泛的討論和訪談。這些人的名單包括：

- 執行長（CEO） - 行銷長 (CMO) - 資訊科技 (IT) 總監 - 銷售部主管 - 整個員工招募團隊

事實上，我們組織內的所有員工都會與系統互動，但現階段的主要目標是確定主要的人力資源程序。此外，我必須認識到現有的挑戰，才能製定可行的解決方案。由於初始階段需要對每個流程進行基本說明和形式化，因此只有在我們確認系統對其最終使用者的適用性後才能啟動自動化。

發現流程缺陷

評估階段發現了某些流程中的一些缺口。例如，考慮一下我們的假期政策。缺乏統一的協議意味著每個經理都有自己的維護記錄的方法 - 導致缺乏可用於驗證休假資料的集中日曆。

辨識「幽靈」進程

另一個有趣的發現是我們所謂的「幻影」過程。這與解僱員工有關：儘管定期進行幹預，但缺乏標準化程序。困境圍繞著適當的溝通和理由，以及有關必要文件、最終付款流程以及完成終止流程的負責人員的問題。因此，有必要針對這些緊迫的問題制定、呈現和驗證答案。

確定優先事項：組織變革策略

我們公司內部醞釀著許多挑戰和問題，這些挑戰和問題不斷升級，我發現自己陷入了複雜的海洋。有時，這項任務的艱鉅性似乎難以克服。 “我該從哪裡發起倡議？哪些方面需要緊急關注？”我發現自己在質疑。尋找一個能夠滿足我們所有需求的綜合系統似乎令人畏懼，但卻至關重要。

制定策略方法

抱著尋找解決方案的心態，我努力以有組織的方式解決這個問題。我採取的第一步是審查最迫切的人力資源困境，並建立需要立即考慮的任務資料庫。

為了讓所有關鍵利害關係人參與決策過程，我要求每位經理為這些困難分配一個值。 1 分錶示重要性較低，這意味著該功能的缺失在公司中基本上不會被注意到。另一方面，10 分錶示某個方面發揮著至關重要的作用，如果沒有該方面，工作將受到嚴重阻礙。收集完回饋後，我將它們合併到一張圖表中並統計分數。

首要任務出現

數據分析清楚地描繪了我們最迫切的需求：職位關閉（招聘）、入職、離職和假期管理的速度被證明是主要問題。這些領域標誌著我對 HRIS 比較審查的開始。它們是需要快速增強的關鍵要素，以有效地調整我們的組織並提高營運效率。

制定行動計畫

這些發現成為我行動計畫的驅動力，成為策略改善的基石。確定這些優先領域不僅對於解決眼前的問題至關重要，而且對於塑造我們人力資源策略的未來方向也至關重要。目標很明確：及時解決這些突出問題，為建立更有效、高效、和諧的工作場所鋪路。

修改後的流程結構概述

必須強調的是，最初評估的流程有一半是不存在的。詳細來說，培訓新員工和終止僱傭關係等某些協議已經到位，但缺乏統一的管理指南。同樣，招聘和休假協議雖然可行，但由於存在許多不確定性而缺乏明確性。因此，我發現有必要檢查這些流程，找出最普遍的差距，並設計一種創新且高效的工作模式來解決這些問題。

理論與文件在流程改善的重要性

為什麼要強調理論和紮實的文檔的重要性？這是因為這些元素使您能夠更深入地理解人力資源資訊系統 (HRIS) 的核心先決條件。這種理解反過來又可以讓您更輕鬆地從眾多可用選項中做出明智的選擇，從而最大限度地減少選擇錯誤的風險。

選擇不當的潛在風險

當組織實施一個系統時，往往會出現這種選擇錯誤，卻發現它缺乏關鍵功能，或者所需的功能過於昂貴。透過在早期階段關注理論和文檔，公司可以顯著降低發生這些代價高昂的錯誤的可能性。

選擇理想的 HRIS

透過前面的階段，我們完成了一項出乎意料的簡單且令人愉快的任務：選擇正確的人力資源資訊系統 (HRIS)。我有條不紊地列舉了前四個類別中每個類別的不可協商的要求，並在幾次 HRIS 演示中對它們進行了交叉檢查。

考慮各種 HRIS 選項

在此階段，我們評估並考慮了一系列 HRIS 選項，例如 Bamboo HR、People Force、HURMA、SAP 以及其他一些我已不記得名字的選項。然而，這些額外的替代方案未能滿足我們的最高標準，因此被排除在考慮之外。最終，人民力量雖然以微弱優勢取得了勝利。成本、易於實施、用戶友好的介面和必要的模組之間達到的平衡被認為是最理想的。

評估未來的需求

至關重要的是，不僅要記住清單頂部的關鍵人力資源職能，還要記住後續可能變得重要的領域。所選系統應具有足夠的適應性，以滿足未來的需求。

例如，我們正在考慮培養關鍵績效指標（KPI）和以績效為導向的文化。單獨實施這樣一個系統是不切實際的。因此，我確保將這些功能納入我的 HRIS 比較中。

關於薪資模組，當時對我們來說沒有什麼意義，預計在接下來的三年裡也沒有什麼意義。

努力打造完美的 HRIS

尋找一個完全滿足所有需求的系統是徒勞無功的。理論上，市場上確實存在這樣的綜合工具。然而，實際上，這些往往過於複雜、價格過高，並且在部署、教育用戶和長期維護方面存在挑戰。

雖然配備規模龐大 IT 團隊的大公司可能會發現此類解決方案可行，但它不適合我們的情況。因此，重要的是要記住，對完美 HRIS 的追求應與實用性和適應性相平衡，以獲得最佳的長期結果。

安排設定

我想在這一部分中傳達的一個重要方面是在初始階段全面描述程序的重大影響。這種方法有助於根據您的喜好簡化系統的配置流程，從而保證其有效的效能。它不僅會簡化設置，而且還會加快整個流程，從而在不造成任何挫折的情況下產生有效的結果。

透過訓練指導關鍵使用者

透過創建多樣化的教育元素（書面資源、影片內容、說明性圖像和解釋性圖表）來實現用戶友好的體驗是非常有益的。儘管開發人員確實提供了指南，但它們通常被視為乏味且缺乏個人風格。

創建客製化培訓教材

為了促進更具吸引力的學習過程，我製作了反映我們自己公司的程序和範例的培訓資源。這種方法促進了我們的員工過渡到使用新工具，即使是那些在過渡中遇到特別挑戰的人也是如此。

應對對新工具的恐懼

一些經歷過 HRIS 問題的個人不願意適應新系統。陌生本身就構成了挑戰，促使他們投入時間、主動學習並努力掌握。對於個人來說，預設自己的舒適區是完全自然的，但接受這項技術進步可能會帶來更高的效率和生產力。

與測試組一起執行試點計畫

專案試用階段精心挑選了一個特殊的群體－高度上進、負責任的招募團隊！他們是第一個與系統互動的人，並提供了重要的初步操作見解。

辨識系統錯誤與微調過程

在部署的早期階段，我設法指出設定錯誤並在重要的地方修改流程。這項主動行動旨在優化系統效能並儘早解決任何初期問題。

進行一對一訪談

為了從使用者的角度辨別潛在的挑戰，我對測試組的每個成員進行了個人化訪談。這項舉措不僅確保了他們感到被傾聽和支持，而且還使他們能夠更深入地了解當前的問題。

為全公司實施做好準備

當人力資源資訊系統 (HRIS) 被引入到更廣泛的公司時，從這個初始階段獲得的經驗教訓和收集到的見解具有巨大的價值。該策略成功地為整個員工隊伍實現了平穩過渡，當時員工隊伍約有 260 人。

啟動全面的全公司 HRIS 實施

認識準備和逐步實施的必要性

需要承認的主要方面之一是充分準備的內在需要；這一過程無疑需要相當長的時間。任何改革的引入，即使是那些旨在改進的改革，通常都會面臨阻力。這種反應源自於對遠離熟悉的事物的自然厭惡，尤其是對不熟悉的概念或系統的厭惡。因此，培養耐心至關重要。進展必須有條不紊地進行，確保從他們的慣常職責到新穎的人力資源資訊系統（HRIS）的過渡是一致的、有指導的。

參與行為與推銷概念

下一個關鍵點包括人員的有意義的參與或利用您的行銷技能。與其強迫員工採用新的 HRIS，更有效的方法是「推銷」在這種新設定中工作的概念。

提出令人信服的問題，例如：這個系統必須為您的同事提供什麼？引入 HRIS 後，生活如何變得更加易於管理？認識不同團隊結構的激勵因素有所不同。因此，確定並瞄準組織內每個群體的利益變得至關重要。

演示階段以及與關鍵人員的互動

舉個例子，當我們第一次介紹 HRIS 時，我們的簡報首先討論了新引入的知識庫。為了激發好奇心並鼓勵系統使用，我們的第一篇文章故意有一個有趣的標題 - “想要加薪？如何實現？”

此外，與每位經理和團隊領導進行單獨的會議成為我們實施策略的重要方面。我特意強調了他們的團隊作為一個整體將如何從 HRIS 的充分利用中受益。反思先前的投訴和錯誤，我還能夠說明新系統如何徹底改變一切，以實現更有效率和更有效的流程。

一年後的成就

觀察過去一年的發展可以看出重大改進，並突顯在以下指標中：

同時持倉量大幅減少

招聘部門導致同時空缺的職位數量顯著減少。這一數字大幅下降了 60%。

平倉率增加

儘管如此，填補空缺的速度也出現了顯著的成長。招募工作的效率提高，空缺職位的關閉速度加快了 50%。

最初幾個月的流動率下降

當現三個月的人員流動率降低了一半時，入職流程的成功就顯而易見了。這一顯著下降表明，在其角色的關鍵初始階段，員工保留率有所提高。

總換手率下降

我們改進的人力資源策略的正面影響在整體流動率上表現得很明顯，整體流動率下降了 15%。這一比率的提高歸功於我們內部人力資源團隊的努力。

各大求職平台評分提升

最後，我們公司在關鍵工作平台上的評級有所提高，這反映出我們在離職流程和人力資源品牌方面加大了力度。這次第三方平台的認可，證明了我們的策略行動對於求職者和離職員工的有效性。

數位時代的主要成就

在向更數位化的社會過渡之後，我們取得了許多值得注意的非數位化成就：

制定明確的組織佈局 我們設計了易於理解的組織結構圖，確保所有參與者的清晰度和透明度。

促進部門間溝通 儘管地理邊界和不同時區往往會限制遠距工作結構中的互動，但我們創造了一個鼓勵快速、輕鬆地與同事詢問的環境。即使對於以前可能沒有機會合作的團隊也是如此，因為我們的業務完全遠端且分散，遍布 60 個國家。

提高基本法規認知 我們的員工非常了解組織的基本規則和政策。此外，還提供了一個包含所有必要資訊的便利儲存庫，供他們在需要快速複習時使用。