第一阶段：资料收集与评估
我们专案的初始阶段涉及与最终将使用即将推出的人力资源资讯系统（HRIS）的主要决策者进行广泛的讨论和访谈。这些人的名单包括：
– 执行长（CEO）
– 行销长 (CMO)
– 资讯科技 (IT) 总监
– 销售部主管
– 整个员工招募团队
事实上，我们组织内的所有员工都会与系统互动，但现阶段的主要目标是确定主要的人力资源程序。此外，我必须认识到现有的挑战，才能制定可行的解决方案。由于初始阶段需要对每个流程进行基本说明和形式化，因此只有在我们确认系统对其最终使用者的适用性后才能启动自动化。
发现流程缺陷
评估阶段发现了某些流程中的一些缺口。例如，考虑一下我们的假期政策。缺乏统一的协议意味着每个经理都有自己的维护记录的方法 – 导致缺乏可用于验证休假资料的集中日历。
辨识「幽灵」进程
另一个有趣的发现是我们所谓的「幻影」过程。这与解雇员工有关：尽管定期进行干预，但缺乏标准化程序。困境围绕着适当的沟通和理由，以及有关必要文件、最终付款流程以及完成终止流程的负责人员的问题。因此，有必要针对这些紧迫的问题制定、呈现和验证答案。
确定优先事项：组织变革策略
我们公司内部酝酿着许多挑战和问题，这些挑战和问题不断升级，我发现自己陷入了复杂的海洋。有时，这项任务的艰巨性似乎难以克服。 “我该从哪里发起倡议？哪些方面需要紧急关注？”我发现自己在质疑。寻找一个能够满足我们所有需求的综合系统似乎令人畏惧，但却至关重要。
制定策略方法
抱着寻找解决方案的心态，我努力以有组织的方式解决这个问题。我采取的第一步是审查最迫切的人力资源困境，并建立需要立即考虑的任务资料库。
为了让所有关键利害关系人参与决策过程，我要求每位经理为这些困难分配一个值。 1 分表示重要性较低，这意味着该功能的缺失在公司中基本上不会被注意到。另一方面，10 分表示某个方面发挥着至关重要的作用，如果没有该方面，工作将受到严重阻碍。收集完回馈后，我将它们合并到一张图表中并统计分数。
首要任务出现
数据分析清楚地描绘了我们最迫切的需求：职位关闭（招聘）、入职、离职和假期管理的速度被证明是主要问题。这些领域标志着我对 HRIS 比较审查的开始。它们是需要快速增强的关键要素，以有效地调整我们的组织并提高营运效率。
制定行动计划
这些发现成为我行动计划的驱动力，成为策略改善的基石。确定这些优先领域不仅对于解决眼前的问题至关重要，而且对于塑造我们人力资源策略的未来方向也至关重要。目标很明确：及时解决这些突出问题，为建立更有效、高效、和谐的工作场所铺路。
修改后的流程结构概述
必须强调的是，最初评估的流程有一半是不存在的。详细来说，培训新员工和终止雇佣关系等某些协议已经到位，但缺乏统一的管理指南。同样，招聘和休假协议虽然可行，但由于存在许多不确定性而缺乏明确性。因此，我发现有必要检查这些流程，找出最普遍的差距，并设计一种创新且高效的工作模式来解决这些问题。
理论与文件在流程改善的重要性
为什么要强调理论和扎实的文档的重要性？这是因为这些元素使您能够更深入地理解人力资源资讯系统 (HRIS) 的核心先决条件。这种理解反过来又可以让您更轻松地从众多可用选项中做出明智的选择，从而最大限度地减少选择错误的风险。
选择不当的潜在风险
当组织实施一个系统时，往往会出现这种选择错误，却发现它缺乏关键功能，或者所需的功能过于昂贵。透过在早期阶段关注理论和文档，公司可以显著降低发生这些代价高昂的错误的可能性。
选择理想的 HRIS
透过前面的阶段，我们完成了一项出乎意料的简单且令人愉快的任务：选择正确的人力资源资讯系统 (HRIS)。我有条不紊地列举了前四个类别中每个类别的不可协商的要求，并在几次 HRIS 演示中对它们进行了交叉检查。
考虑各种 HRIS 选项
在此阶段，我们评估并考虑了一系列 HRIS 选项，例如 Bamboo HR、People Force、HURMA、SAP 以及其他一些我已不记得名字的选项。然而，这些额外的替代方案未能满足我们的最高标准，因此被排除在考虑之外。最终，人民力量虽然以微弱优势取得了胜利。成本、易于实施、用户友好的介面和必要的模组之间达到的平衡被认为是最理想的。
评估未来的需求
至关重要的是，不仅要记住清单顶部的关键人力资源职能，还要记住后续可能变得重要的领域。所选系统应具有足够的适应性，以满足未来的需求。
例如，我们正在考虑培养关键绩效指标（KPI）和以绩效为导向的文化。单独实施这样一个系统是不切实际的。因此，我确保将这些功能纳入我的 HRIS 比较中。
关于薪资模组，当时对我们来说没有什么意义，预计在接下来的三年里也没有什么意义。
努力打造完美的 HRIS
寻找一个完全满足所有需求的系统是徒劳无功的。理论上，市场上确实存在这样的综合工具。然而，实际上，这些往往过于复杂、价格过高，并且在部署、教育用户和长期维护方面存在挑战。
虽然配备规模庞大 IT 团队的大公司可能会发现此类解决方案可行，但它不适合我们的情况。因此，重要的是要记住，对完美 HRIS 的追求应与实用性和适应性相平衡，以获得最佳的长期结果。
安排设定
我想在这一部分中传达的一个重要方面是在初始阶段全面描述程序的重大影响。这种方法有助于根据您的喜好简化系统的配置流程，从而保证其有效的效能。它不仅会简化设置，而且还会加快整个流程，从而在不造成任何挫折的情况下产生有效的结果。
透过训练指导关键使用者
透过创建多样化的教育元素（书面资源、影片内容、说明性图像和解释性图表）来实现用户友好的体验是非常有益的。尽管开发人员确实提供了指南，但它们通常被视为乏味且缺乏个人风格。
创建客制化培训教材
为了促进更具吸引力的学习过程，我制作了反映我们自己公司的程序和范例的培训资源。这种方法促进了我们的员工过渡到使用新工具，即使是那些在过渡中遇到特别挑战的人也是如此。
应对对新工具的恐惧
一些经历过 HRIS 问题的个人不愿意适应新系统。陌生本身就构成了挑战，促使他们投入时间、主动学习并努力掌握。对于个人来说，预设自己的舒适区是完全自然的，但接受这项技术进步可能会带来更高的效率和生产力。
与测试组一起执行试点计划
专案试用阶段精心挑选了一个特殊的群体－高度上进、负责任的招募团队！他们是第一个与系统互动的人，并提供了重要的初步操作见解。
辨识系统错误与微调过程
在部署的早期阶段，我设法指出设定错误并在重要的地方修改流程。这项主动行动旨在优化系统效能并尽早解决任何初期问题。
进行一对一访谈
为了从使用者的角度辨别潜在的挑战，我对测试组的每个成员进行了个人化访谈。这项举措不仅确保了他们感到被倾听和支持，而且还使他们能够更深入地了解当前的问题。
为全公司实施做好准备
当人力资源资讯系统 (HRIS) 被引入到更广泛的公司时，从这个初始阶段获得的经验教训和收集到的见解具有巨大的价值。该策略成功地为整个员工队伍实现了平稳过渡，当时员工队伍约有 260 人。
启动全面的全公司 HRIS 实施
认识准备和逐步实施的必要性
需要承认的主要方面之一是充分准备的内在需要；这一过程无疑需要相当长的时间。任何改革的引入，即使是那些旨在改进的改革，通常都会面临阻力。这种反应源自于对远离熟悉的事物的自然厌恶，尤其是对不熟悉的概念或系统的厌恶。因此，培养耐心至关重要。进展必须有条不紊地进行，确保从他们的惯常职责到新颖的人力资源资讯系统（HRIS）的过渡是一致的、有指导的。
参与行为与推销概念
下一个关键点包括人员的有意义的参与或利用您的行销技能。与其强迫员工采用新的 HRIS，更有效的方法是「推销」在这种新设定中工作的概念。
提出令人信服的问题，例如：这个系统必须为您的同事提供什么？引入 HRIS 后，生活如何变得更加易于管理？认识不同团队结构的激励因素有所不同。因此，确定并瞄准组织内每个群体的利益变得至关重要。
演示阶段以及与关键人员的互动
举个例子，当我们第一次介绍 HRIS 时，我们的简报首先讨论了新引入的知识库。为了激发好奇心并鼓励系统使用，我们的第一篇文章故意有一个有趣的标题 – “想要加薪？如何实现？”
此外，与每位经理和团队领导进行单独的会议成为我们实施策略的重要方面。我特意强调了他们的团队作为一个整体将如何从 HRIS 的充分利用中受益。反思先前的投诉和错误，我还能够说明新系统如何彻底改变一切，以实现更有效率和更有效的流程。
一年后的成就
观察过去一年的发展可以看出重大改进，并突显在以下指标中：
同时持仓量大幅减少
招聘部门导致同时空缺的职位数量显著减少。这一数字大幅下降了 60%。
平仓率增加
尽管如此，填补空缺的速度也出现了显著的成长。招募工作的效率提高，空缺职位的关闭速度加快了 50%。
最初几个月的流动率下降
当现三个月的人员流动率降低了一半时，入职流程的成功就显而易见了。这一显著下降表明，在其角色的关键初始阶段，员工保留率有所提高。
总换手率下降
我们改进的人力资源策略的正面影响在整体流动率上表现得很明显，整体流动率下降了 15%。这一比率的提高归功于我们内部人力资源团队的努力。
各大求职平台评分提升
最后，我们公司在关键工作平台上的评级有所提高，这反映出我们在离职流程和人力资源品牌方面加大了力度。这次第三方平台的认可，证明了我们的策略行动对于求职者和离职员工的有效性。
数位时代的主要成就
在向更数位化的社会过渡之后，我们取得了许多值得注意的非数位化成就：
制定明确的组织布局
我们设计了易于理解的组织结构图，确保所有参与者的清晰度和透明度。
促进部门间沟通
尽管地理边界和不同时区往往会限制远距工作结构中的互动，但我们创造了一个鼓励快速、轻松地与同事询问的环境。即使对于以前可能没有机会合作的团队也是如此，因为我们的业务完全远端且分散，遍布 60 个国家。
提高基本法规认知
我们的员工非常了解组织的基本规则和政策。此外，还提供了一个包含所有必要资讯的便利储存库，供他们在需要快速复习时使用。
向绩效导向文化的演进
在又花了一年的时间重申了这些基本原则之后，我们感觉到策略转型的时机已经成熟。我们开始打造以绩效为导向的价值观所定义的文化。透过在基本流程中培养秩序并实施人力资源资讯系统 (HRIS)，我们开辟了进步之路。这种典范转移提升了我们的团队管理方法，开启了实现更高标准的旅程。
未来航行的宝贵技能
当然，这项艰巨而迷人的任务需要掌握某些能力。以下技能对您或任何踏上这趟旅程的人来说将是无价的：
• 更换管理阶层
• 专案管理
• 对心理学的理解
• 分析能力
• 策略计划
• 需求评估
• 利益展示
• 耐心
• 乐观
