Giai đoạn một: Thu thập và đánh giá dữ liệu
Giai đoạn đầu của dự án của chúng tôi bao gồm các cuộc thảo luận và phỏng vấn sâu rộng với những người ra quyết định chính, những người cuối cùng sẽ sử dụng Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) sắp ra mắt. Danh sách các cá nhân này bao gồm:
- Giám đốc điều hành (CEO) - Giám đốc Tiếp thị (CMO) - Giám đốc Công nghệ thông tin (IT) - Trưởng phòng kinh doanh - Toàn bộ Nhóm Tuyển dụng Nhân viên
Trên thực tế, toàn bộ lực lượng lao động trong tổ chức của chúng tôi sẽ tương tác với hệ thống, nhưng ở giai đoạn này, mục tiêu chính là xác định các thủ tục nhân sự chính. Hơn nữa, tôi phải nhận ra những thách thức hiện tại để đưa ra các giải pháp khả thi. Vì giai đoạn đầu đòi hỏi phải có hình minh họa và hình thức hóa thô sơ cho từng quy trình nên quá trình tự động hóa chỉ có thể được bắt đầu khi chúng tôi xác nhận tính phù hợp của hệ thống đối với người dùng cuối.
Phát hiện những thiếu sót trong quy trình
Giai đoạn đánh giá đã phát hiện ra một số lỗ hổng trong một số quy trình nhất định. Hãy xem xét các chính sách nghỉ lễ của chúng tôi chẳng hạn. Việc thiếu một giao thức thống nhất có nghĩa là mỗi người quản lý có phương pháp riêng để duy trì hồ sơ - dẫn đến thiếu lịch tập trung có thể được sử dụng để xác minh dữ liệu nghỉ phép.
Xác định các quy trình "ma"
Một khám phá thú vị khác là cái mà chúng tôi gọi là quá trình "ảo". Điều này liên quan đến việc sa thải nhân viên: một biện pháp can thiệp dù được yêu cầu thực hiện định kỳ nhưng lại thiếu một quy trình chuẩn hóa. Tình thế khó khăn xoay quanh việc giao tiếp phù hợp và biện minh cho vấn đề tương tự, cùng với các câu hỏi về tài liệu cần thiết, quy trình thanh toán cuối cùng và nhân viên chịu trách nhiệm hoàn tất quy trình chấm dứt. Vì vậy, cần phải phát triển, trình bày và xác nhận câu trả lời cho những câu hỏi cấp bách này.
Thiết lập các ưu tiên: Chiến lược thay đổi tổ chức
Một loạt thách thức và vấn đề đã nảy sinh trong phạm vi công ty của chúng tôi, ngày càng leo thang đến mức tôi thấy mình đang chìm đắm trong một biển phức tạp. Có những thời điểm mà tầm quan trọng của nhiệm vụ dường như không thể vượt qua được. "Tôi nên khởi động sáng kiến ở đâu? Những khía cạnh nào cần được quan tâm khẩn cấp?" Tôi thấy mình đang thắc mắc. Việc tìm kiếm một hệ thống toàn diện có khả năng giải quyết mọi nhu cầu của chúng ta có vẻ khó khăn nhưng lại rất cần thiết.
Xây dựng cách tiếp cận chiến lược
Với tư duy luôn tìm kiếm giải pháp, tôi đã nỗ lực giải quyết vấn đề một cách có tổ chức. Tôi đã thực hiện bước đầu tiên bằng cách kiểm tra những tình huống khó khăn cấp bách nhất về nguồn nhân lực, tạo ra cơ sở dữ liệu về các nhiệm vụ cần được xem xét ngay lập tức.
Để thu hút tất cả các bên liên quan chính vào quá trình ra quyết định, tôi yêu cầu mỗi người quản lý chỉ định giá trị cho những khó khăn này. Điểm 1 cho thấy mức độ quan trọng thấp, ngụ ý rằng sự vắng mặt của tính năng này hầu như không được chú ý trong công ty. Mặt khác, điểm 10 biểu thị vai trò quan trọng của một khía cạnh, đến mức công việc sẽ bị cản trở đáng kể nếu không có nó. Sau khi thu thập các câu trả lời, tôi tổng hợp chúng thành một biểu đồ duy nhất và tính điểm.
Ưu tiên hàng đầu xuất hiện
Phân tích dữ liệu đã vẽ ra một bức tranh rõ ràng về những nhu cầu trước mắt nhất của chúng tôi: tốc độ đóng vị trí (tuyển dụng), giới thiệu, chuyển việc và quản lý kỳ nghỉ được chứng minh là những mối quan tâm chính. Những lĩnh vực này đánh dấu sự khởi đầu của đánh giá so sánh của tôi về HRIS. Chúng nổi bật như những yếu tố quan trọng đòi hỏi sự cải tiến nhanh chóng để sắp xếp tổ chức của chúng ta một cách hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Vạch ra kế hoạch hành động
Những phát hiện này đã trở thành động lực cho kế hoạch hành động của tôi, đóng vai trò là nền tảng cho những cải tiến mang tính chiến lược. Xác định các lĩnh vực ưu tiên này không chỉ cần thiết để khắc phục những mối quan tâm trước mắt mà còn để định hình các định hướng tương lai cho chiến lược nguồn nhân lực của chúng tôi. Mục tiêu rất rõ ràng: giải quyết kịp thời những vấn đề nổi bật này và mở đường cho một nơi làm việc hiệu quả, năng suất và hài hòa hơn.
Tổng quan về cấu trúc quy trình đã sửa đổi
Điều quan trọng cần nhấn mạnh là một nửa số quy trình được đánh giá ban đầu là không tồn tại. Nói rõ hơn, một số quy trình nhất định như đào tạo nhân viên mới và chấm dứt hợp đồng lao động đã được áp dụng, nhưng chúng thiếu các hướng dẫn quản lý thống nhất. Tương tự, các quy trình tuyển dụng và nghỉ phép vẫn hoạt động nhưng thiếu rõ ràng do có nhiều điều không chắc chắn xung quanh chúng. Do đó, tôi thấy cần phải kiểm tra các quy trình này, xác định những lỗ hổng phổ biến nhất và đưa ra mô hình làm việc sáng tạo và hiệu quả để giải quyết những vấn đề này.
Tầm quan trọng của lý thuyết và tài liệu trong cải tiến quy trình
Tại sao nhấn mạnh tầm quan trọng của lý thuyết và tài liệu vững chắc? Đó là bởi vì những yếu tố này trang bị cho bạn sự hiểu biết sâu sắc hơn về các điều kiện tiên quyết cốt lõi của Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Ngược lại, sự hiểu biết này giúp bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn sáng suốt hơn trong vô số lựa chọn có sẵn, từ đó giảm thiểu nguy cơ mắc sai lầm trong lựa chọn.
Rủi ro tiềm ẩn của việc lựa chọn không đúng
Những sai lầm trong việc lựa chọn như vậy thường xảy ra khi một tổ chức triển khai một hệ thống, chỉ để nhận ra rằng hệ thống đó thiếu chức năng quan trọng hoặc tính năng mong muốn quá tốn kém. Bằng cách tập trung vào lý thuyết và tài liệu trong giai đoạn đầu, các công ty có thể giảm đáng kể khả năng xảy ra những sai sót tốn kém này.
Chọn HRIS lý tưởng
Việc điều hướng các giai đoạn trước đã dẫn đến một nhiệm vụ đơn giản và thú vị không ngờ: chọn Hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) phù hợp. Tôi liệt kê một cách có phương pháp các yêu cầu không thể thương lượng cho từng loại trong số bốn loại hàng đầu và kiểm tra chéo chúng trong một số buổi trình diễn HRIS.
Xem xét các tùy chọn HRIS khác nhau
Trong giai đoạn này, chúng tôi đã đánh giá và cân nhắc một loạt các lựa chọn HRIS như Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP và một số lựa chọn khác mà tôi không còn nhớ tên. Tuy nhiên, những lựa chọn thay thế bổ sung này không đáp ứng được các tiêu chí hàng đầu của chúng tôi và do đó đã bị loại khỏi danh sách xem xét. Cuối cùng, Lực lượng Nhân dân đã giành chiến thắng, mặc dù với tỷ số sít sao. Sự cân bằng đạt được giữa chi phí, tính dễ thực hiện, giao diện thân thiện với người dùng và các mô-đun cần thiết được cho là đáng mong đợi nhất.
Đánh giá các yêu cầu trong tương lai
Điều quan trọng cần ghi nhớ không chỉ là các chức năng nhân sự quan trọng được xếp ở đầu danh sách của bạn mà còn cả các lĩnh vực tiếp theo có thể trở nên quan trọng trong tương lai. Hệ thống được chọn phải có khả năng thích ứng đủ để đáp ứng nhu cầu trong tương lai.
Ví dụ: chúng tôi đang xem xét việc xây dựng các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) và văn hóa định hướng hiệu suất. Việc triển khai một hệ thống như vậy một cách riêng biệt sẽ không thực tế. Do đó, tôi đảm bảo đưa những khả năng đó vào các so sánh HRIS của mình.
Về mô-đun trả lương, lúc đó nó không có ý nghĩa quan trọng đối với chúng tôi và cũng không được dự đoán sẽ có trong ba năm tiếp theo.
Phấn đấu để có HRIS hoàn hảo
Tìm kiếm một hệ thống đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu là một nỗ lực vô ích. Về lý thuyết, những công cụ toàn diện như vậy đã tồn tại trên thị trường. Tuy nhiên, trên thực tế, những thứ này thường quá phức tạp, có giá cắt cổ và là thách thức trong việc triển khai, hướng dẫn người dùng và duy trì trong thời gian dài.
Mặc dù các tập đoàn lớn hơn được trang bị đội ngũ CNTT lớn có thể thấy những giải pháp như vậy khả thi nhưng nó không phù hợp với hoàn cảnh của chúng tôi. Do đó, điều quan trọng cần nhớ là việc theo đuổi HRIS hoàn hảo phải được cân bằng với tính thực tế và khả năng thích ứng để có kết quả lâu dài tốt nhất.
Sắp xếp cài đặt
Một khía cạnh quan trọng mà tôi muốn truyền đạt trong phần này là tác động đáng kể của việc mô tả toàn diện các quy trình của bạn trong giai đoạn đầu. Cách tiếp cận này giúp hợp lý hóa quy trình cấu hình hệ thống phù hợp với sở thích của bạn, từ đó đảm bảo hiệu suất hiệu quả của hệ thống. Nó không chỉ đơn giản hóa việc thiết lập mà còn đẩy nhanh quá trình tổng thể, mang lại kết quả hiệu quả mà không gây ra bất kỳ trở ngại nào.
Hướng dẫn những người dùng quan trọng thông qua đào tạo
Đạt được trải nghiệm thân thiện với người dùng bằng cách tạo ra các yếu tố giáo dục đa dạng—tài nguyên bằng văn bản, nội dung video, hình ảnh minh họa và sơ đồ giải thích—là rất có lợi. Mặc dù các nhà phát triển có cung cấp hướng dẫn nhưng họ thường bị coi là nhạt nhẽo và thiếu liên lạc cá nhân.
Tạo tài liệu đào tạo tùy chỉnh
Để thúc đẩy quá trình học tập hấp dẫn hơn , tôi đã tạo ra các tài nguyên đào tạo phản ánh các quy trình và ví dụ của chính công ty chúng tôi. Cách tiếp cận này đã tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên của chúng tôi chuyển sang sử dụng công cụ mới, ngay cả đối với những người gặp khó khăn đặc biệt trong quá trình chuyển đổi.
Đối phó với nỗi sợ hãi về các công cụ mới
Một số cá nhân từng gặp vấn đề với HRIS không muốn thích nghi với hệ thống mới. Bản thân sự xa lạ đã đặt ra một thách thức, thôi thúc họ đầu tư thời gian, chủ động học hỏi và nỗ lực để thành thạo. Việc các cá nhân mặc định trong vùng an toàn của mình là điều hoàn toàn tự nhiên, nhưng việc nắm bắt tiến bộ công nghệ này có thể mang lại hiệu quả và năng suất cao hơn.
Thực hiện Đề án thí điểm với Nhóm thử nghiệm
Một nhóm đặc biệt đã được lựa chọn tỉ mỉ cho giai đoạn thử nghiệm của dự án - đội ngũ tuyển dụng có tinh thần trách nhiệm cao và năng động! Họ là những người đầu tiên tương tác với hệ thống và cung cấp những hiểu biết quan trọng về hoạt động ban đầu.
Xác định lỗi hệ thống và tinh chỉnh quy trình
Trong giai đoạn đầu triển khai, tôi đã cố gắng chỉ ra các lỗi thiết lập và sửa đổi các quy trình ở những chỗ quan trọng. Hành động chủ động này nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu suất hệ thống và giải quyết sớm mọi vấn đề ban đầu.
Tiến hành các cuộc phỏng vấn trực tiếp
Trong nỗ lực phân biệt những thách thức tiềm ẩn từ góc độ của người dùng, tôi đã thực hiện các cuộc phỏng vấn cá nhân hóa với từng thành viên của nhóm thử nghiệm. Sáng kiến này không chỉ đảm bảo rằng họ cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ mà còn cho phép họ hiểu sâu hơn về các vấn đề hiện tại.
Chuẩn bị triển khai trên toàn công ty
Những bài học rút ra và những hiểu biết sâu sắc thu được từ giai đoạn sơ bộ này có giá trị to lớn khi Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) được giới thiệu rộng rãi hơn cho công ty. Chiến lược này đã thành công trong việc tạo ra sự chuyển đổi suôn sẻ cho toàn bộ lực lượng lao động, vào thời điểm đó, có khoảng 260 cá nhân.
Bắt đầu triển khai HRIS toàn diện trên toàn công ty
Nhận thức được nhu cầu chuẩn bị và thực hiện dần dần
Một trong những khía cạnh chính cần thừa nhận là nhu cầu cố hữu về sự chuẩn bị đầy đủ; quá trình này chắc chắn sẽ cần một khoảng thời gian đáng kể. Việc đưa ra bất kỳ cải cách nào, ngay cả những cải cách nhằm mục đích cải tiến, thường gặp phải sự phản đối. Phản ứng này bắt nguồn từ ác cảm tự nhiên với việc rời xa những thứ quen thuộc, hơn thế nữa là hướng tới một khái niệm hoặc hệ thống xa lạ. Vì vậy, rèn luyện tính kiên nhẫn là rất quan trọng. Tiến độ phải được thực hiện một cách có phương pháp, đảm bảo sự chuyển đổi nhất quán và có hướng dẫn từ các nhiệm vụ thông thường của họ sang Hệ thống thông tin nguồn nhân lực mới (HRIS).Hành động tương tác và bán ý tưởng
Điểm quan trọng tiếp theo bao gồm sự tham gia có ý nghĩa của nhân sự hoặc khai thác các kỹ năng tiếp thị của bạn. Thay vì ép buộc nhân viên áp dụng HRIS mới, một cách tiếp cận hiệu quả hơn sẽ là 'bán' ý tưởng làm việc trong cơ cấu mới này.Đặt ra những câu hỏi hấp dẫn như: Hệ thống này cung cấp những gì cho đồng nghiệp của bạn? Làm thế nào cuộc sống trở nên dễ quản lý hơn với sự ra đời của HRIS? Nhận ra rằng các yếu tố động lực khác nhau giữa các cấu trúc nhóm khác nhau. Vì vậy, việc xác định và nhắm mục tiêu lợi ích của mọi nhóm trong tổ chức trở nên cần thiết.
Giai đoạn thuyết trình và gắn kết với nhân sự chủ chốt
Để làm nổi bật một ví dụ, khi chúng tôi giới thiệu HRIS lần đầu tiên, bài thuyết trình của chúng tôi bắt đầu bằng cuộc thảo luận về kho kiến thức mới được giới thiệu. Để khơi dậy sự tò mò và khuyến khích việc sử dụng hệ thống, bài đăng đầu tiên của chúng tôi có tiêu đề hấp dẫn có chủ đích - "Muốn tăng lương? Làm thế nào để đạt được điều đó?"Hơn nữa, việc tiến hành các phiên họp riêng biệt với từng người quản lý và trưởng nhóm đã trở thành một khía cạnh thiết yếu trong chiến lược triển khai của chúng tôi. Tôi đã nhấn mạnh rằng toàn bộ nhóm của họ sẽ được hưởng lợi như thế nào từ việc sử dụng toàn bộ HRIS. Suy ngẫm về những phàn nàn và sai lầm trước đây, tôi cũng có thể minh họa cách hệ thống mới có thể thay đổi mạnh mẽ mọi thứ, dẫn đến các quy trình hiệu quả và hiệu quả hơn.
Thành tựu một năm sau
Quan sát sự phát triển trong năm qua cho thấy những cải tiến lớn, được nêu bật trong các số liệu sau:
Giảm đáng kể các vị thế mở đồng thời
Bộ phận tuyển dụng khiến số lượng vị trí tuyển dụng cùng lúc giảm đáng kể. Con số này giảm mạnh 60%.Tỷ lệ đóng vị thế tăng
Mặc dù vậy, tốc độ lấp đầy các vị trí tuyển dụng cũng chứng kiến sự gia tăng đáng chú ý. Các nỗ lực tuyển dụng tăng hiệu quả, dẫn đến việc đóng các vị trí đang mở nhanh hơn 50%.Tỷ lệ doanh thu giảm trong những tháng đầu
Sự thành công của quá trình onboarding trở nên rõ ràng khi tỷ lệ doanh thu trong ba tháng đầu tiên giảm xuống một nửa. Sự suy giảm đáng kể này chứng tỏ khả năng giữ chân nhân viên được nâng cao trong giai đoạn đầu tiên quan trọng trong vai trò của họ.Tổng tỷ lệ doanh thu giảm
Hiệu quả tích cực của các chiến lược nhân sự được cải tiến của chúng tôi trở nên rõ ràng qua tỷ lệ thôi việc tổng thể, theo đó đã giảm 15%. Tỷ lệ được cải thiện này được ghi nhận là nhờ nỗ lực của đội ngũ nhân sự nội bộ của chúng tôi.Xếp hạng nâng cao trên các nền tảng công việc chính
Cuối cùng, phản ánh những nỗ lực ngày càng tăng của chúng tôi trong quy trình đào tạo nhân sự và xây dựng thương hiệu nhân sự, công ty của chúng tôi đã nhận thấy xếp hạng được cải thiện trên các nền tảng công việc chính. Sự chứng thực này từ các nền tảng của bên thứ ba chứng minh tính hiệu quả của các hành động chiến lược của chúng tôi đối với cả người tìm việc và nhân viên rời công ty.Những thành tựu quan trọng trong kỷ nguyên số
Trong quá trình chuyển đổi sang một xã hội số hóa hơn, rất nhiều thành tựu đáng chú ý nhưng phi kỹ thuật số đã được thực hiện:
Xây dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng Các sơ đồ tổ chức dễ hiểu đã được thiết kế, đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch cho tất cả những người tham gia.
Thúc đẩy liên lạc giữa các bộ phận Bất chấp ranh giới địa lý và múi giờ khác nhau có xu hướng hạn chế sự tương tác trong các cơ cấu làm việc từ xa, chúng tôi đã thúc đẩy một môi trường khuyến khích các đồng nghiệp tiếp cận nhanh chóng, không rắc rối khi có thắc mắc. Điều này đúng ngay cả với các nhóm mà trước đây họ có thể chưa có cơ hội làm việc cùng, do các hoạt động hoàn toàn từ xa và phi tập trung của chúng tôi trải rộng khắp 60 quốc gia.
Nâng cao nhận thức về các quy định cơ bản Nhân viên của chúng tôi được thông tin đầy đủ về các quy tắc và chính sách cơ bản của tổ chức. Ngoài ra, còn có một kho lưu trữ tiện dụng chứa tất cả thông tin cần thiết bất cứ khi nào họ cần cập nhật nhanh chóng.
Sự phát triển hướng tới văn hóa định hướng hiệu suất
Sau khi dành thêm một năm bổ ích để tái khẳng định những nguyên tắc cơ bản này, chúng tôi cảm thấy thời điểm đã chín muồi cho một quá trình chuyển đổi chiến lược. Chúng tôi bắt đầu xây dựng một nền văn hóa được xác định bởi các giá trị định hướng hiệu suất. Bằng cách xây dựng trật tự trong các quy trình thô sơ và triển khai Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS), chúng tôi đã mở ra con đường tiến bộ. Sự thay đổi mô hình này đã nâng cao phương pháp quản lý nhóm của chúng tôi, bắt đầu hành trình hướng tới đạt được các tiêu chuẩn cao hơn.
Những kỹ năng quý giá cho hành trình phía trước
Đương nhiên, nhiệm vụ khó khăn và hấp dẫn này liên quan đến việc thành thạo một số năng lực nhất định. Những kỹ năng sau đây sẽ tỏ ra vô giá đối với bạn hoặc bất kỳ ai bắt đầu cuộc hành trình như vậy:
• Thay đổi cách quản lý • Quản lý dự án • Hiểu biết về Tâm lý học • Khả năng phân tích • Lập kế hoạch chiến lược • Đánh giá nhu cầu • Trình bày về lợi ích • Tính kiên nhẫn • Lạc quan
