Перший етап: Збір даних і оцінка
Початковий етап нашого проекту включав широкі обговорення та інтерв’ю з основними особами, які приймають рішення, які згодом використовуватимуть майбутню Інформаційну систему людських ресурсів (HRIS). До списку цих осіб увійшли:
- Головний виконавчий директор (CEO) - Директор з маркетингу (CMO) - директор з інформаційних технологій (ІТ) - начальник відділу збуту - Уся команда підбору персоналу
Хоча справді вся робоча сила в нашій організації взаємодіяла б із системою, на цьому етапі головною метою було визначити основні кадрові процедури. Крім того, мені довелося розпізнати існуючі проблеми, щоб розробити можливі рішення. Оскільки початковий етап потребує елементарної ілюстрації та формалізації кожного процесу, автоматизація може бути розпочата лише після підтвердження придатності системи для її кінцевих користувачів.
Виявлення недоліків процесу
Етап оцінки виявив деякі прогалини в окремих процесах. Розгляньмо, наприклад, нашу політику щодо відпустки. Відсутність єдиного протоколу означала, що кожен керівник мав власний метод ведення записів, що призвело до відсутності централізованого календаря, який можна було б використовувати для перевірки даних про відпустку.
Ідентифікація процесів-привидів
Іншим цікавим відкриттям став процес, який ми назвали «фантомним». Це стосується звільнення працівника: втручання, яке хоч і вимагалося періодично, не мало стандартизованої процедури. Проблема стосувалася відповідного зв’язку та обґрунтування цього, а також питань щодо необхідної документації, остаточного процесу оплати та відповідального персоналу для завершення процесу припинення. Тому необхідно було розробити, представити та підтвердити відповіді на ці нагальні запити.
Встановлення пріоритетів: стратегія організаційних змін
У межах нашої компанії виникало безліч викликів і проблем, які загострилися до того моменту, коли я опинився поглиненим морем складнощів. Були моменти, коли грандіозність завдання здавалася нездоланною. «Де запустити ініціативу? Які аспекти потребують термінової уваги?» Я виявив, що запитую. Пошук комплексної системи, здатної задовольнити всі наші потреби, здавався складним, але важливим.
Формулювання стратегічного підходу
Маючи мислення, спрямоване на пошук рішень, я намагався вирішити проблему організовано. Я зробив перший крок, провівши аудит найгостріших кадрових проблем, створивши базу даних із завданнями, які вимагали негайного розгляду.
Щоб залучити всіх ключових зацікавлених сторін до процесу прийняття рішень, я попросив кожного керівника оцінити ці труднощі. Оцінка 1 вказує на низький рівень важливості, маючи на увазі, що відсутність цієї функції залишиться в основному непоміченою в компанії. З іншого боку, оцінка 10 означала життєво важливу роль, яку відігравав аспект, оскільки робота була б значно ускладнена за його відсутності. Зібравши відповіді, я об’єднав їх у єдину таблицю та підсумував бали.
Виникають головні пріоритети
Аналіз даних намалював чітку картину наших найнегайніших потреб: швидкість закриття вакансій (наймання персоналу), прийом на роботу, звільнення та управління відпустками виявилися основними проблемами. Ці області ознаменували початок мого порівняльного огляду HRIS. Вони виділялися як критичні елементи, які вимагали швидкого вдосконалення для ефективного вирівнювання нашої організації та підвищення ефективності роботи.
Розробка плану дій
Ці висновки стали рушійною силою, яка сформулювала мій план дій і стала наріжним каменем для стратегічних удосконалень. Визначення цих пріоритетних сфер мало важливе значення не лише для вирішення безпосередніх проблем, але й для формування майбутніх напрямків нашої стратегії управління кадрами. Мета була зрозумілою: швидко вирішити ці основні проблеми та прокласти шлях до більш ефективного, ефективного та гармонійного робочого середовища.
Огляд модифікованої структури процесу
Важливо підкреслити, що половина початково оцінених процесів не існувала. Якщо говорити детальніше, певні протоколи, такі як навчання нових працівників і звільнення, існували, але їм бракувало єдиних керівних принципів. Подібним чином, протоколи прийому на роботу та відпустки діяли, але не були чіткими через численні невизначеності навколо них. Тому я вважав за потрібне вивчити ці процеси, виявити найбільш поширені прогалини та розробити інноваційну й ефективну модель роботи для вирішення цих проблем.
Значення теорії та документації для вдосконалення процесу
Навіщо наголошувати на важливості теорії та надійної документації? Це тому, що ці елементи дають вам глибше розуміння основних передумов для інформаційної системи людських ресурсів (HRIS). Таке розуміння, у свою чергу, полегшує зробити усвідомлений вибір із безлічі доступних варіантів, що згодом мінімізує ризик помилок у виборі.
Потенційні ризики неправильного вибору
Такі помилки у виборі часто трапляються, коли організація впроваджує систему лише для того, щоб зрозуміти, що їй бракує важливої функції або що бажана функція є надзвичайно дорогою. Зосередившись на теорії та документації на ранніх етапах, компанії можуть значно зменшити ймовірність цих дорогих помилок.
Вибір ідеального HRIS
Навігація попередніми етапами призвела до несподівано простого та приємного завдання: вибрати правильну інформаційну систему людських ресурсів (HRIS). Я методично перерахував вимоги, що не підлягають обговоренню, для кожної з перших чотирьох категорій і перехресно перевірив їх під час кількох демонстрацій HRIS.
Розгляд різноманітних варіантів HRIS
Під час цього етапу ми оцінили та розглянули ряд варіантів HRIS, таких як Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP та ще кілька, назви яких я вже не пам’ятаю. Однак ці додаткові альтернативи не задовольняли нашим головним критеріям і тому були виключені з розгляду. Зрештою, Народна сила здобула перемогу, хоч і з незначною перевагою. Рівновага між вартістю, простотою впровадження, зручним інтерфейсом і необхідними модулями була визнана найбільш бажаною.
Оцінка майбутніх вимог
Важливо пам’ятати не лише про ключові HR-функції, які перебувають у верхній частині вашого списку, а й про подальші сфери, які можуть стати важливими згодом. Обрана система має бути достатньо адаптованою, щоб відповідати майбутнім потребам.
Наприклад, ми розглядали розвиток ключових показників ефективності (KPI) і культуру, орієнтовану на продуктивність. Впроваджувати таку систему окремо було б недоцільно. Отже, я переконався, що включив такі можливості в мої порівняння HRIS.
Що стосується модуля нарахування заробітної плати, то він не мав для нас жодного значення тоді, як і не очікувалося в наступні три роки.
Прагнення до ідеального HRIS
Пошук системи, яка повністю задовольняє всі потреби, - марна спроба. Теоретично такі комплексні інструменти існують на ринку. Однак насправді вони часто є надто складними, мають непомірну ціну, а розгортання, навчання користувачів і обслуговування протягом тривалого періоду є проблемою.
Хоча більші корпорації, оснащені значними ІТ-командами, могли б вважати такі рішення можливими, це не відповідало нашим обставинам. Отже, дуже важливо пам’ятати, що прагнення до ідеального HRIS має бути збалансовано практичністю та можливістю адаптації для найкращих довгострокових результатів.
Упорядкування налаштувань
Одним з ключових аспектів, який я хотів би передати в цій частині, є значний вплив всебічного визначення ваших процедур на початкових етапах. Такий підхід допомагає оптимізувати процес конфігурації системи відповідно до ваших уподобань, тим самим гарантуючи її ефективну роботу. Це не тільки спростить налаштування, але й прискорить загальний процес, що призведе до ефективних результатів, не спричиняючи жодних невдач.
Навчання важливих користувачів
Досягнення зручності для користувача шляхом створення різноманітних навчальних елементів — письмових ресурсів, відеовмісту, ілюстративних зображень і пояснювальних схем — є надзвичайно корисним. Хоча розробники надають посібники, їх часто можна вважати м’якими та позбавленими індивідуального підходу.
Створення індивідуальних навчальних матеріалів
Щоб сприяти більш захоплюючому навчальному процесу, я створив навчальні ресурси, які відображають процедури та приклади нашої компанії. Такий підхід полегшив перехід наших співробітників на використання нового інструменту, навіть для тих, кому перехід став особливо складним.
Подолання страху перед новими інструментами
Деякі люди, які мали проблеми з HRIS, не бажали адаптуватися до нової системи. Сама незнайомість створювала виклик, спонукаючи їх витрачати час, активно вчитися та докладати зусиль для майстерності. Цілком природно, що люди за замовчуванням перебувають у зоні комфорту, але застосування цього технологічного прогресу може призвести до підвищення ефективності та продуктивності.
Виконання пілотної схеми з тестовою групою
Для пробної фази проекту була ретельно відібрана спеціальна група - високомотивована та відповідальна команда підбору персоналу! Вони першими почали взаємодіяти з системою та надали важливі початкові операційні знання.
Виявлення системних помилок і процесів тонкого налаштування
На ранній стадії розгортання мені вдалося вказати на помилки налаштування та змінити процеси, де це було необхідно. Ця проактивна дія була спрямована на оптимізацію продуктивності системи та раннє вирішення будь-яких проблем, що виникають.
Проведення індивідуальних співбесід
Намагаючись визначити потенційні проблеми з точки зору користувача, я провів індивідуальні інтерв’ю з кожним членом тестової групи. Ця ініціатива не тільки забезпечила їм відчуття почутості та підтримки, але й дозволила глибше зрозуміти актуальні проблеми.
Підготовка до впровадження на рівні компанії
Уроки та висновки, отримані на цьому попередньому етапі, мали величезну цінність, коли Інформаційна система людських ресурсів (HRIS) була представлена ширшій компанії. Стратегії вдалося забезпечити плавний перехід для всієї робочої сили, яка на той момент складала приблизно 260 осіб.
Ініціювання комплексного впровадження HRIS у всій компанії
Визнайте необхідність підготовки та поступового впровадження
Одним із головних аспектів, який слід визнати, є природна потреба у відповідній підготовці; цей процес, безсумнівно, вимагатиме значної тривалості часу. Запровадження будь-якої реформи, навіть спрямованої на покращення, зазвичай зустрічає опір. Ця реакція виникає через природну огиду до відходу від знайомого, тим більше до незнайомої концепції чи системи. Тому виховувати терпіння вкрай важливо. Прогрес має бути методичним, забезпечуючи послідовний і керований перехід від їхніх звичайних обов’язків до нової системи інформації про людські ресурси (HRIS).Акти взаємодії та продаж концепції
Наступний важливий момент включає значуще залучення персоналу або використання ваших маркетингових навичок. Замість того, щоб примушувати працівників приймати нову HRIS, більш ефективним підходом було б «продати» концепцію роботи в цій новій установці.Поставте переконливі запити, такі як: Що ця система може запропонувати вашим колегам? Як життя стає більш керованим із впровадженням HRIS? Визнайте, що мотиваційні фактори різняться в різних структурах команди. Таким чином, важливо чітко визначити інтереси кожної групи в організації.
Етап презентації та взаємодія з ключовим персоналом
Для прикладу: коли ми вперше представили HRIS, наша презентація почалася з обговорення нещодавно представленого сховища знань. Щоб розпалити цікавість і заохотити до використання системи, наш перший пост мав навмисно інтригуючу назву - "Хочете підвищення зарплати? Як цього досягти?"Крім того, проведення окремих сесій з кожним керівником і керівником команди стало важливим аспектом нашої стратегії впровадження. Я звернув увагу на те, як їхні команди в цілому виграють від повного використання HRIS. Розмірковуючи про попередні скарги та помилки, я також зміг проілюструвати, як нова система може кардинально змінити все, що призведе до більш ефективних і ефективних процесів.
Досягнення через рік
Спостереження за розвитком минулого року вказує на значні покращення, висвітлені такими показниками:
Значне зменшення кількості одночасно відкритих позицій
Відділ рекрутингу призвів до помітного скорочення кількості одночасно відкритих вакансій. Кількість впала на 60%.Збільшення частоти закриття позицій
Незважаючи на це, швидкість заповнення вакансій також значно зросла. Ефективність зусиль із найму підвищилася, що призвело до швидшого закриття відкритих вакансій на 50%.Зменшення плинності протягом перших місяців
Успіх процесу адаптації став очевидним, коли плинність кадрів за перші три місяці скоротилася вдвічі. Це значне зниження демонструє покращене утримання співробітників протягом критичного початкового періоду на їхніх посадах.Зменшення загальної плинності кадрів
Позитивний ефект наших оновлених HR-стратегій став очевидним у загальній плинності кадрів, яка зменшилася на 15%. Це покращене співвідношення стало результатом зусиль нашої внутрішньої команди відділу кадрів.Покращені рейтинги на основних платформах для вакансій
Нарешті, відображаючи наші активні зусилля в процесах виведення кадрів і брендингу HR, наша компанія отримала кращі рейтинги на ключових платформах вакансій. Це схвалення від сторонніх платформ свідчить про ефективність наших стратегічних дій щодо шукачів роботи та працівників, які покидають компанію.Ключові досягнення цифрової ери
На хвилі переходу до більш оцифрованого суспільства було досягнуто чимало вагомих, але нецифрових досягнень:
Формулювання однозначного організаційного плану Було розроблено зрозумілі організаційні діаграми, що забезпечує ясність і прозорість для всіх учасників.
Сприяння комунікації між відділами Незважаючи на географічні межі та різні часові пояси, які, як правило, обмежують взаємодію в рамках віддаленої роботи, ми створили середовище, яке заохочує швидкий і безпроблемний доступ до колег для запитів. Це справедливо навіть для команд, з якими раніше не було можливості працювати через наші повністю віддалені та децентралізовані операції, поширені в 60 країнах.
Підвищення обізнаності про основні положення Наші співробітники добре поінформовані про основні правила та політику організації. Крім того, існує зручний репозиторій, що містить всю необхідну інформацію, щоб її можна було швидко оновити.
Еволюція до культури, орієнтованої на продуктивність
Провівши ще один успішний рік, підтверджуючи ці основи, ми відчули, що настав час для стратегічного переходу. Ми почали формувати культуру, визначену цінностями, орієнтованими на продуктивність. Культивуючи порядок у рудиментарних процесах і впроваджуючи інформаційні системи людських ресурсів (HRIS), ми відкрили шляхи для прогресу. Ця зміна парадигми вдосконалила наш підхід до управління командою, започаткувавши шлях до досягнення вищих стандартів.
Цінні навички для майбутньої подорожі
Природно, що це важке і захоплююче завдання передбачає оволодіння певними компетенціями. Наступні навички стануть неоціненними для вас або будь-кого, хто вирушає в таку подорож:
• Управління змінами • Управління проектами • Розуміння психології • Аналітичні здібності • Стратегічне планування • Оцінка потреб • Презентація переваг • Терпіння • Оптимізм
