Birinci Aşama: Veri Toplama ve Değerlendirme
Projemizin ilk aşaması, yakında çıkacak olan İnsan Kaynakları Bilgi Sistemini (HRIS) kullanacak olan birincil karar vericilerle kapsamlı tartışmaları ve görüşmeleri içeriyordu. Bu kişilerin listesi şu isimlerden oluştu:
- İcra Kurulu Başkanı (CEO) - Pazarlama Direktörü (CMO) - Bilgi Teknolojileri (BT) Direktörü - Satış Departmanı Başkanı - Personel İşe Alma Ekibinin tamamı
Aslında organizasyonumuzdaki tüm iş gücü sistemle etkileşim halinde olacak olsa da bu aşamada öncelikli amaç temel İK prosedürlerini belirlemekti. Dahası, uygulanabilir çözümler üretebilmek için mevcut zorlukların farkına varmam gerekiyordu. Başlangıç aşaması, her sürecin ilkel gösterimini ve resmileştirilmesini gerektirdiğinden, otomasyon ancak sistemin son kullanıcılar için uygunluğunu onayladıktan sonra başlatılabilir.
Süreç Eksikliklerini Keşfetmek
Değerlendirme aşamasında belirli süreçlerdeki bazı boşluklar ortaya çıktı. Örneğin tatil politikalarımızı düşünün. Tek tip bir protokolün olmaması, her yöneticinin kayıtları tutmak için kendi yöntemine sahip olması anlamına geliyordu; bu da izin verilerini doğrulamak için kullanılabilecek merkezi bir takvimin bulunmamasına neden oluyordu.
"Hayalet" Süreçleri Tanımlama
Bir başka ilginç keşif de bizim "hayalet" süreç dediğimiz şeydi. Bu, çalışanların işten çıkarılmasıyla ilgilidir: Periyodik olarak yapılmasına rağmen standart bir prosedürden yoksun bir müdahale. İkilem, gerekli belgeler, son ödeme süreci ve fesih sürecini tamamlamaktan sorumlu personel hakkındaki soruların yanı sıra uygun iletişim ve gerekçe etrafında dönüyordu. Bu nedenle, bu acil sorulara yanıtların geliştirilmesi, sunulması ve doğrulanması gerekliydi.
Önceliklerin Belirlenmesi: Organizasyonel Değişim Stratejisi
Şirketimizin sınırları içinde bir dizi zorluk ve sorun ortaya çıkıyordu ve kendimi bir karmaşıklıklar denizine kapılmış halde bulduğum bir noktaya tırmanıyordu. Görevin büyüklüğünün aşılmaz göründüğü anlar oldu. "Girişimi nerede başlatmalıyım? Hangi hususlara acilen dikkat edilmesi gerekiyor?" Kendimi sorgularken buldum. Tüm ihtiyaçlarımızı karşılayabilecek kapsamlı bir sistem arayışı göz korkutucu ama bir o kadar da gerekli görünüyordu.
Stratejik Bir Yaklaşım Oluşturmak
Çözüm bulma odaklı bir zihniyetle konuyu organize bir şekilde çözmeye çalıştım. İlk adımı, en acil insan kaynakları sorunlarını denetleyerek, anında değerlendirilmesi gereken görevlerin bir veri tabanını oluşturarak attım.
Tüm kilit paydaşları karar alma sürecine dahil etmek için her yöneticiden bu zorluklara bir değer vermesini istedim. 1 puanı, düşük önem düzeyine işaret ediyordu; bu, bu özelliğin yokluğunun şirkette büyük ölçüde fark edilmeyeceğini ima ediyordu. Öte yandan, 10 puan, bir unsurun oynadığı hayati rolü, o derece ki onun yokluğunda işin önemli ölçüde aksayacağını gösteriyordu. Yanıtları topladıktan sonra bunları tek bir grafikte birleştirdim ve puanları hesapladım.
En Önemli Öncelikler Ortaya Çıkıyor
Veri analizi, en acil ihtiyaçlarımızın net bir resmini çizdi: pozisyon kapatma (işe alma), işe alım, işten çıkarma ve tatil yönetiminin hızının temel endişeler olduğu ortaya çıktı. Bu alanlar HRIS'e ilişkin karşılaştırmalı incelememin başlangıcını oluşturdu. Organizasyonumuzu etkili bir şekilde uyumlu hale getirmek ve operasyonel verimliliği artırmak için hızlı iyileştirme gerektiren kritik unsurlar olarak öne çıktılar.
Bir Eylem Planı Hazırlamak
Bu bulgular eylem planımı şekillendiren itici güç haline geldi ve stratejik iyileştirmeler için temel taşı görevi gördü. Bu öncelikli alanların belirlenmesi, yalnızca acil kaygıların giderilmesi açısından değil, aynı zamanda insan kaynakları stratejimizin geleceğe yönelik yönlerinin şekillendirilmesi açısından da önemliydi. Hedef açıktı: vurgulanan bu sorunları derhal ele almak ve daha etkili, verimli ve uyumlu bir işyerinin önünü açmak.
Değiştirilmiş Süreç Yapısına Genel Bakış
Başlangıçta değerlendirilen süreçlerin yarısının mevcut olmadığının altını çizmek çok önemli. Daha ayrıntılı açıklamak gerekirse, yeni işe alınanların eğitimi ve işten çıkarılma gibi belirli protokoller mevcuttu, ancak bunlar tek tip yönetim kurallarından yoksundu. Benzer şekilde, işe alım ve tatil protokolleri de operasyoneldi ancak bunları çevreleyen çok sayıda belirsizlik nedeniyle netlikten yoksundu. Bu nedenle bu süreçleri incelemeyi, en yaygın boşlukları tespit etmeyi ve bu sorunlara çözüm bulmak için yenilikçi ve verimli bir çalışma modeli geliştirmeyi gerekli buldum.
Süreç İyileştirmede Teori ve Dokümantasyonun Önemi
Neden teorinin ve sağlam belgelerin önemini vurgulamalısınız? Bunun nedeni, bu unsurların sizi İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS) için temel önkoşullara ilişkin daha derin bir anlayışla donatmasıdır. Bu anlayış, mevcut çok sayıda seçenek arasından bilinçli bir seçim yapmayı kolaylaştırarak seçim hatası riskini en aza indirir.
Yanlış Seçimin Potansiyel Riskleri
Seçimdeki bu tür hatalar genellikle bir kuruluş bir sistemi uyguladığında, ancak sistemin çok önemli bir işlevsellikten yoksun olduğunu veya istenen özelliğin aşırı derecede pahalı olduğunu fark ettiğinde gerçekleşir. Şirketler, erken aşamalarda teoriye ve dokümantasyona odaklanarak bu maliyetli hataların potansiyelini önemli ölçüde azaltabilir.
İdeal HRIS'i Seçmek
Önceki aşamalarda ilerlemek beklenmedik derecede basit ve keyifli bir göreve yol açtı: Doğru İnsan Kaynakları Bilgi Sistemini (HRIS) seçmek. İlk dört kategorinin her biri için tartışmaya açık olmayan gereksinimleri metodik bir şekilde sıraladım ve bunları çeşitli HRIS gösterimleri sırasında çapraz inceledim.
Çeşitli HRIS Seçeneklerinin Değerlendirilmesi
Bu aşamada, Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP ve isimlerini artık hatırlamadığım birkaç kişi daha gibi bir dizi HRIS seçeneğini değerlendirdik ve üzerinde düşündük. Ancak bu ek alternatifler en önemli kriterlerimizi karşılayamadı ve dolayısıyla değerlendirme dışı bırakıldı. Sonunda Halk Gücü, dar bir farkla da olsa zafer ilan etti. Maliyet, uygulama kolaylığı, kullanıcı dostu arayüzler ve gerekli modüller arasında kurulan dengenin en çok arzu edilen olduğu görüldü.
Gelecekteki Gereksinimleri Değerlendirme
Yalnızca listenizin en üstünde sıralanan temel İK işlevlerini değil, aynı zamanda ilerleyen süreçte önemli olabilecek alanları da akılda tutmak çok önemlidir. Seçilen sistem gelecekteki ihtiyaçları karşılayacak kadar uyarlanabilir olmalıdır.
Örneğin, bir Temel Performans Göstergeleri (KPI) ve performans odaklı bir kültür geliştirmeyi düşünüyorduk. Böyle bir sistemi ayrı ayrı uygulamak pratik olmayacaktır. Sonuç olarak HRIS karşılaştırmalarımda bu tür yeteneklerin de yer almasını sağladım.
Maaş bordrosu modülünün bizim için o dönemde bir önemi yoktu, önümüzdeki üç yılda da olması beklenmiyordu.
Mükemmel HRIS için Çabalamak
Tüm ihtiyaçları eksiksiz karşılayan bir sistem aramak nafile bir çabadır. Teorik olarak piyasada bu tür kapsamlı araçlar mevcuttur. Ancak gerçekte bunlar genellikle fazlasıyla karmaşıktır, fahiş fiyatlara sahiptir ve dağıtılması, kullanıcıları bu konuda eğitmesi ve uzun süre bakımının yapılması zordur.
Oldukça büyük BT ekiplerine sahip daha büyük şirketler bu tür çözümleri uygulanabilir bulsa da, bu bizim durumumuza uymuyordu. Bu nedenle, en iyi uzun vadeli sonuçları elde etmek için mükemmel HRIS arayışının pratiklik ve uyarlanabilirlik ile dengelenmesi gerektiğini hatırlamak çok önemlidir.
Ayarları Düzenleme
Bu bölümde aktarmak istediğim önemli hususlardan biri, prosedürlerinizi ilk aşamalarda kapsamlı bir şekilde tanımlamanın önemli etkisidir. Bu yaklaşım, sistemin konfigürasyon sürecini tercihlerinize göre düzenleyerek etkin performansını garanti etmeye yardımcı olur. Yalnızca kurulumu basitleştirmekle kalmayacak, aynı zamanda genel süreci hızlandıracak ve herhangi bir aksamaya neden olmadan verimli sonuçlara yol açacaktır.
Önemli Kullanıcılara Eğitim Yoluyla Rehberlik Etme
Yazılı kaynaklar, video içeriği, açıklayıcı resimler ve açıklayıcı diyagramlar gibi çeşitli eğitim öğeleri oluşturarak kullanıcı dostu bir deneyim elde etmek son derece faydalıdır. Her ne kadar geliştiriciler kılavuzlar sağlasa da, bunlar genellikle sıkıcı ve kişisel temastan yoksun olarak görülebilir.
Özelleştirilmiş Eğitim Materyalleri Oluşturma
Daha ilgi çekici bir öğrenme sürecini teşvik etmek için , kendi şirketimizin prosedürlerini ve örneklerini yansıtan eğitim kaynakları hazırladım. Bu yaklaşım, çalışanlarımızın, hatta geçişten özellikle zorluk yaşayanların bile, yeni aracı kullanmaya geçişini kolaylaştırdı.
Yeni Araç Korkusuyla Başa Çıkmak
HRIS ile sorun yaşayan bazı kişiler yeni sisteme uyum sağlama konusunda isteksizdi. Yabancılık başlı başına bir zorluk teşkil ediyordu; onları zaman ayırmaya, proaktif olarak öğrenmeye ve ustalaşmak için çaba harcamaya teşvik ediyordu. Bireylerin varsayılan olarak kendi konfor alanlarına yönelmeleri tamamen doğaldır, ancak bu teknolojik ilerlemeyi benimsemek daha fazla verimlilik ve üretkenliğe yol açabilir.
Pilot Programın Test Grubuyla Yürütülmesi
Projenin deneme aşaması için özel bir grup titizlikle seçildi; motivasyonu yüksek ve sorumluluk sahibi işe alım ekibi! Sistemle ilk etkileşime girenler onlardı ve önemli ilk operasyonel içgörüleri sağladılar.
Sistem Hatalarını Tanımlama ve Süreçlerde İnce Ayar Yapma
Dağıtımın ilk aşamasında kurulum hatalarını belirtmeyi ve hayati önem taşıyan yerlerde süreçleri değiştirmeyi başardım. Bu proaktif eylem, sistem performansını optimize etmeyi ve diş çıkarma sorunlarını erkenden gidermeyi amaçlıyordu.
Birebir Görüşmeler Gerçekleştirmek
Potansiyel zorlukları kullanıcının bakış açısından ayırt etme çabasıyla, test grubunun her üyesiyle kişiselleştirilmiş görüşmeler gerçekleştirdim. Bu girişim yalnızca seslerinin duyulduğunu ve desteklendiğini hissetmelerini sağlamakla kalmadı, aynı zamanda mevcut konuların daha derinlemesine anlaşılmasına da olanak sağladı.
Şirket Genelinde Uygulamaya Hazırlık
Bu ön aşamadan öğrenilen dersler ve elde edilen içgörüler, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS) daha geniş şirkete tanıtıldığında çok büyük değer kazandı. Strateji, o noktada yaklaşık 260 kişiden oluşan işgücünün tamamı için sorunsuz bir geçiş sağlamayı başardı.
Şirket Genelinde Kapsamlı bir HRIS Uygulamasının Başlatılması
Hazırlık ve Kademeli Uygulama İhtiyacının Farkında Olun
Kabul edilmesi gereken ana hususlardan biri, yeterli hazırlık için doğuştan gelen ihtiyaçtır; Bu süreç şüphesiz önemli bir zaman gerektirecektir. Herhangi bir reformun uygulamaya konması, iyileştirme amaçlı olsa bile, genellikle dirençle karşı karşıya kalır. Bu tepki, tanıdık olandan uzaklaşmaya, daha çok alışılmadık bir kavram veya sisteme karşı doğal bir isteksizlikten kaynaklanıyor. Bu nedenle sabrı geliştirmek hayati önem taşıyor. İlerleme, alışılagelmiş görevlerden yeni İnsan Kaynakları Bilgi Sistemine (HRIS) tutarlı ve rehberli bir geçiş sağlayacak şekilde düzenli bir şekilde ilerlemelidir.Katılım ve Konseptin Satışına İlişkin Eylemler
Bir sonraki önemli nokta, personelin anlamlı katılımını veya pazarlama becerilerinizden yararlanmayı kapsar. Çalışanları yeni HRIS'i benimsemeye zorlamak yerine, bu yeni düzende çalışma konseptini 'satmak' daha etkili bir yaklaşım olacaktır.Şunun gibi zorlayıcı sorular sorun: Bu sistem çalışma arkadaşlarınıza neler sunabilir? HRIS'in kullanıma sunulmasıyla hayat nasıl daha yönetilebilir hale geliyor? Motivasyon faktörlerinin farklı ekip yapılarına göre değiştiğini kabul edin. Bu nedenle organizasyon içindeki her grubun çıkarlarını belirlemek ve hedeflemek zorunlu hale gelir.
Sunum Aşaması ve Kilit Personelle Etkileşim
Bir örneği vurgulamak gerekirse, HRIS'i ilk tanıttığımızda sunumumuz yeni tanıtılan bir bilgi deposunun tartışılmasıyla başladı. Merak uyandırmak ve sistem kullanımını teşvik etmek için ilk gönderimizin özellikle ilgi çekici bir başlığı vardı: "Maaş Artışı mı İstiyorsunuz? Bunu Nasıl Başarırsınız?"Ayrıca her yönetici ve ekip lideriyle ayrı oturumlar düzenlemek uygulama stratejimizin temel unsurları haline geldi. HRIS'in tam kullanımından ekiplerinin bir bütün olarak nasıl yararlanacağını vurgulamak için bir noktaya değindim. Önceki şikayetler ve hatalar üzerinde düşünerek, yeni sistemin her şeyi nasıl büyük ölçüde değiştirebileceğini, daha verimli ve etkili süreçlere yol açabileceğini de gösterebildim.
Bir Yıl Sonra Başarılar
Geçtiğimiz yıldaki gelişmelerin gözlemlenmesi, aşağıdaki ölçümlerde vurgulanan önemli gelişmelere işaret ediyor:
Eşzamanlı Açık Pozisyonlarda Önemli Azalma
İşe alım departmanı aynı anda açık olan pozisyon sayısında da gözle görülür bir azalma sağladı. Sayı güçlü bir şekilde %60 oranında düştü.Pozisyon Kapatma Oranının Artırılması
Bununla birlikte boş kontenjanların dolma hızında da kayda değer bir artış yaşandı. İşe alım çalışmalarının verimliliği arttı ve açık pozisyonların %50 daha hızlı kapatılması sağlandı.İlk Aylarda Düşen Ciro Oranları
İşe alım sürecinin başarısı, ilk üç aydaki ciro oranının yarıya indirilmesiyle ortaya çıktı. Bu önemli düşüş, rollerindeki kritik başlangıç döneminde çalışanların elde tutulmasının arttığını gösteriyor.Toplam Ciro Oranlarında Düşüş
Yenilenen İK stratejilerimizin olumlu etkisi genel ciro oranında da görüldü ve %15'lik bir düşüş gözlemlendi. Bu iyileştirilmiş oran, dahili İK ekibimizin çabalarına borçludur.Önemli İş Platformlarında Geliştirilmiş Derecelendirmeler
Son olarak, işten çıkarma süreçlerinde ve İK markalamasında artan çabalarımızın bir sonucu olarak şirketimiz, önemli iş platformlarında iyileşen derecelendirmeler elde etti. Üçüncü taraf platformlardan gelen bu destek, stratejik eylemlerimizin hem iş arayanlar hem de şirketten ayrılan çalışanlar üzerindeki etkinliğini kanıtlıyor.Dijital Çağda Önemli Başarılar
Daha dijitalleşmiş bir topluma geçişin ardından çok sayıda dikkate değer ancak dijital olmayan başarılar elde edildi:
Belirgin Bir Organizasyon Düzeni Formüle Etme Kolayca anlaşılabilen organizasyon şemaları, katılan herkes için netlik ve şeffaflık sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.
Departmanlar Arası İletişimin Desteklenmesi Uzaktan çalışma yapılarında etkileşimi sınırlama eğiliminde olan coğrafi sınırlara ve farklı zaman dilimlerine rağmen, sorularınız için meslektaşlarımıza hızlı ve sorunsuz erişimi teşvik eden bir ortam geliştirdik. Bu, 60 ülkeye yayılmış tamamen uzaktan ve merkezi olmayan operasyonlarımız sayesinde, daha önce birlikte çalışma fırsatı yakalayamayabileceğiniz ekipler için bile geçerlidir.
Temel Düzenlemelere İlişkin Farkındalığın Artırılması Çalışanlarımız organizasyonun temel kural ve politikaları konusunda bilgilidir. Ek olarak, hızlı bir bilgi tazelemeye ihtiyaç duyduklarında gerekli tüm bilgileri içeren kullanışlı bir depo mevcuttur.
Performansa Odaklı Bir Kültüre Doğru Bir Evrim
Bu temelleri yeniden teyit ederek bir ödüllendirici yıl daha geçirdikten sonra, stratejik geçiş için zamanın geldiğini hissettik. Performans odaklı değerlerle tanımlanan bir kültür oluşturmaya başladık. Temel süreçlerde düzeni geliştirerek ve İnsan Kaynakları Bilgi Sistemlerini (HRIS) uygulayarak ilerlemenin yollarını açtık. Bu paradigma değişimi, ekip yönetimine yaklaşımımızı yükselterek daha yüksek standartlara ulaşmaya yönelik bir yolculuğu başlattı.
Önümüzdeki Yolculuk için Değerli Beceriler
Doğal olarak bu zorlu ve büyüleyici görev, belirli yeterliliklerde uzmanlaşmayı da içeriyor. Aşağıdaki beceriler siz veya böyle bir yolculuğa çıkan herkes için çok değerli olacaktır:
• Değişim Yönetimi • Proje Yönetimi • Psikolojiyi Anlamak • Analitik Yetenekler • Stratejik Planlama • İhtiyaçların Değerlendirilmesi • Faydaların Sunumu • Sabır • İyimserlik
