Этап первый: сбор и оценка данных
Начальная фаза нашего проекта включала в себя обширные обсуждения и интервью с лицами, принимающими решения, которые в конечном итоге будут использовать будущую Информационную систему человеческих ресурсов (HRIS). В список этих лиц вошли:
- Главный исполнительный директор (генеральный директор) - Директор по маркетингу (CMO) - Директор по информационным технологиям (ИТ) - Руководитель отдела продаж - Вся команда по подбору персонала
Хотя на самом деле с системой будет взаимодействовать весь персонал нашей организации, на этом этапе основной задачей было выяснить основные процедуры управления персоналом. Более того, мне пришлось признать существующие проблемы, чтобы найти возможные решения. Поскольку на начальном этапе необходима элементарная иллюстрация и формализация каждого процесса, автоматизацию можно начать только после того, как мы подтвердим пригодность системы для ее конечных пользователей.
Обнаружение недостатков процесса
На этапе оценки были выявлены некоторые пробелы в некоторых процессах. Возьмем, к примеру, нашу политику в отношении праздников. Отсутствие единого протокола означало, что у каждого менеджера был свой собственный метод ведения записей, что приводило к отсутствию централизованного календаря, который можно было бы использовать для проверки данных об отпусках.
Выявление «призрачных» процессов
Еще одним интересным открытием стало то, что мы назвали «фантомным» процессом. Это относится к увольнению сотрудников: вмешательство, которое, хотя и требовалось периодически, не имело стандартизированной процедуры. Затруднительное положение вращалось вокруг надлежащего информирования и обоснования этого, а также вопросов о необходимой документации, окончательном процессе оплаты и ответственном персонале за завершение процесса расторжения. Поэтому было необходимо разработать, представить и утвердить ответы на эти актуальные вопросы.
Установление приоритетов: стратегия организационных изменений
В пределах нашей компании назревало множество проблем и проблем, которые обострились до такой степени, что я оказался в море сложностей. Были моменты, когда масштабность задачи казалась непреодолимой. «Где мне следует запустить эту инициативу? Какие аспекты требуют срочного внимания?» Я задавался вопросом. Поиск комплексной системы, способной удовлетворить все наши потребности, казался пугающим, но необходимым.
Формулирование стратегического подхода
С мышлением, отточенным поиском решений, я постарался решить проблему организованно. Я сделал первый шаг, проведя аудит наиболее острых кадровых проблем, создав базу данных задач, требующих немедленного рассмотрения.
Чтобы вовлечь всех ключевых заинтересованных сторон в процесс принятия решений, я попросил каждого менеджера оценить эти трудности. Оценка 1 указывает на низкий уровень важности, подразумевая, что отсутствие этой функции останется в компании практически незамеченным. С другой стороны, оценка 10 означала жизненно важную роль, которую играл аспект, до такой степени, что работа была бы значительно затруднена в его отсутствие. Собрав ответы, я объединил их в одну таблицу и подсчитал баллы.
Выявляются главные приоритеты
Анализ данных нарисовал четкую картину наших самых насущных потребностей: скорость закрытия должностей (найма), приема на работу, увольнения и управления отпусками оказалась основной проблемой. Эти области положили начало моему сравнительному обзору HRIS. Они выделялись как важнейшие элементы, которые требовали быстрого улучшения для эффективной координации нашей организации и повышения операционной эффективности.
Разработка плана действий
Эти выводы стали движущей силой моего плана действий и послужили краеугольным камнем для стратегических улучшений. Определение этих приоритетных областей было важно не только для устранения насущных проблем, но и для формирования будущих направлений нашей стратегии в области человеческих ресурсов. Цель была ясна: оперативно решить эти выявленные проблемы и проложить путь к более эффективному, действенному и гармоничному рабочему месту.
Обзор модифицированной структуры процесса
Очень важно подчеркнуть, что половины первоначально оцененных процессов не существовало. В частности, существовали определенные протоколы, такие как обучение новых сотрудников и увольнение, но им не хватало единых руководящих принципов. Аналогичным образом, протоколы приема на работу и отпуска действовали, но им не хватало ясности из-за многочисленных неопределенностей, связанных с ними. Поэтому я счел необходимым изучить эти процессы, выявить наиболее распространенные пробелы и разработать инновационную и эффективную модель работы для решения этих проблем.
Значение теории и документации для улучшения процессов
Зачем подчеркивать важность теории и надежной документации? Это потому, что эти элементы дают вам более глубокое понимание основных предпосылок для информационной системы человеческих ресурсов (HRIS). Это понимание, в свою очередь, облегчает сделать осознанный выбор среди множества доступных вариантов, что впоследствии сводит к минимуму риск ошибок при выборе.
Потенциальные риски неправильного выбора
Подобные ошибки в выборе часто материализуются, когда организация внедряет систему только для того, чтобы понять, что ей не хватает важной функциональности или что желаемая функция непомерно дорога. Сосредоточив внимание на теории и документации на ранних этапах, компании могут значительно снизить вероятность этих дорогостоящих ошибок.
Выбор идеального HRIS
Прохождение предыдущих этапов привело к неожиданно простой и приятной задаче: выбору правильной информационной системы управления персоналом (HRIS). Я методично перечислял не подлежащие обсуждению требования для каждой из четырех основных категорий и подвергал их перекрестному допросу во время нескольких демонстраций HRIS.
Рассмотрение различных вариантов HRIS
На этом этапе мы оценили и рассмотрели ряд вариантов HRIS, таких как Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP и еще несколько, названия которых я уже не помню. Однако эти дополнительные альтернативы не соответствовали нашим основным критериям и поэтому были исключены из рассмотрения. В конце концов, People Force одержала победу, хотя и с небольшим отрывом. Баланс, достигнутый между стоимостью, простотой реализации, удобными интерфейсами и необходимыми модулями, оказался наиболее желательным.
Оценка будущих требований
Крайне важно помнить не только о ключевых функциях HR, находящихся в верхней части вашего списка, но и о последующих областях, которые могут стать важными в будущем. Выбранная система должна быть достаточно адаптируемой для удовлетворения будущих потребностей.
Например, мы рассматривали возможность развития ключевых показателей эффективности (KPI) и культуры, ориентированной на производительность. Внедрение такой системы отдельно было бы нецелесообразно. Следовательно, я включил такие возможности в свои сравнения HRIS.
Что касается модуля расчета заработной платы, то он тогда для нас не имел никакого значения и не предполагался в последующие три года.
Стремление к идеальному HRIS
Поиск системы, которая полностью удовлетворяла бы все потребности, — бесполезное занятие. Теоретически такие комплексные инструменты существуют на рынке. Однако на самом деле они зачастую слишком сложны, имеют непомерно высокую цену и представляют собой сложную задачу в развертывании, обучении пользователей и обслуживании в течение длительного периода.
Хотя более крупные корпорации, оснащенные крупными ИТ-командами, могли бы счесть такие решения осуществимыми, в наших обстоятельствах они не подходили. Следовательно, важно помнить, что стремление к идеальному HRIS должно быть сбалансировано с практичностью и адаптируемостью для достижения наилучших долгосрочных результатов.
Настройка настроек
Одним из важнейших аспектов, который я хотел бы передать в этой части, является значительное влияние всестороннего описания ваших процедур на начальных этапах. Такой подход помогает оптимизировать процесс настройки системы с учетом ваших предпочтений, тем самым гарантируя ее эффективную работу. Это не только упростит настройку, но и ускорит весь процесс, что приведет к эффективным результатам без каких-либо неудач.
Сопровождение важных пользователей во время обучения
Достижение удобства использования путем создания разнообразных образовательных элементов — письменных ресурсов, видеоконтента, иллюстративных изображений и пояснительных диаграмм — чрезвычайно полезно. Хотя разработчики предоставляют руководства, их часто можно рассматривать как скучные и лишенные индивидуальности.
Создание индивидуальных обучающих материалов
Чтобы сделать процесс обучения более увлекательным, я подготовил учебные материалы, отражающие процедуры и примеры нашей собственной компании. Такой подход облегчил переход наших сотрудников к использованию нового инструмента, даже для тех, для кого переход оказался особенно трудным.
Как справиться со страхом перед новыми инструментами
Некоторые люди, у которых возникли проблемы с HRIS, не хотели адаптироваться к новой системе. Само по себе незнакомство представляло собой проблему, побуждающую их тратить время, активно учиться и прилагать усилия для достижения мастерства. Для людей совершенно естественно оставаться в своей зоне комфорта, но использование этого технологического прогресса может привести к повышению эффективности и производительности.
Выполнение пилотной схемы с тестовой группой
Для пробного этапа проекта была тщательно выбрана специальная группа – целеустремленная и ответственная команда по подбору персонала! Они были первыми, кто взаимодействовал с системой и предоставил важную начальную информацию об оперативной работе.
Выявление системных ошибок и точная настройка процессов
На раннем этапе развертывания мне удалось указать на ошибки настройки и изменить процессы там, где это было жизненно важно. Это превентивное действие было направлено на оптимизацию производительности системы и устранение любых возникающих проблем на раннем этапе.
Проведение индивидуальных интервью
Стремясь выявить потенциальные проблемы с точки зрения пользователя, я провел персонализированные интервью с каждым членом тестовой группы. Эта инициатива не только гарантировала, что они почувствовали себя услышанными и поддержанными, но также позволила глубже понять существующие проблемы.
Подготовка к внедрению в масштабах компании
Извлеченные уроки и идеи, полученные на этом предварительном этапе, имели огромную ценность, когда Информационная система управления персоналом (HRIS) была представлена более широкой компании. Эта стратегия позволила обеспечить плавный переход для всей рабочей силы, которая на тот момент составляла около 260 человек.
Начало комплексного внедрения HRIS в масштабах всей компании
Признайте необходимость подготовки и постепенной реализации
Одним из основных аспектов, который следует признать, является неотъемлемая потребность в адекватной подготовке; этот процесс, несомненно, потребует значительного времени. Введение любой реформы, даже той, которая направлена на улучшение ситуации, обычно сталкивается с сопротивлением. Эта реакция проистекает из естественного отвращения к отходу от знакомого, особенно к незнакомой концепции или системе. Поэтому крайне важно развивать терпение. Прогресс должен быть методичным, обеспечивая последовательный и управляемый переход от их обычных обязанностей к новой информационной системе человеческих ресурсов (HRIS).Акты взаимодействия и продажа концепции
Следующий важный момент касается значимого привлечения персонала или использования ваших маркетинговых навыков. Вместо того, чтобы принуждать сотрудников к использованию новой системы HRIS, более эффективным подходом было бы «продать» концепцию работы в рамках этой новой системы.Задавайте убедительные вопросы, например: Что эта система может предложить вашим коллегам по работе? Как жизнь становится более управляемой с внедрением HRIS? Признайте, что мотивационные факторы различаются в зависимости от структуры команды. Таким образом, становится необходимым точно определить и нацелить интересы каждой группы внутри организации.
Этап презентации и взаимодействие с ключевым персоналом
Приведу пример: когда мы впервые представили HRIS, наша презентация началась с обсуждения недавно представленного хранилища знаний. Чтобы разжечь любопытство и поощрить использование системы, наш первый пост имел намеренно интригующий заголовок: «Хотите повышения зарплаты? Как этого добиться?»Более того, проведение отдельных сессий с каждым менеджером и руководителем группы стало важным аспектом нашей стратегии внедрения. Я хотел подчеркнуть, какую пользу их команды в целом выиграют от полного использования HRIS. Размышляя о предыдущих жалобах и ошибках, я также смог проиллюстрировать, как новая система может радикально изменить все, что приведет к более эффективным и результативным процессам.
Достижения год спустя
Наблюдение за развитием событий за последний год указывает на значительные улучшения, подчеркнутые следующими показателями:
Значительное сокращение количества одновременно открытых позиций
Отдел подбора персонала добился заметного сокращения количества одновременно открытых вакансий. Это число упало на 60%.Увеличенная частота закрытия позиций
Несмотря на это, скорость заполнения вакансий также заметно возросла. Усилия по подбору персонала стали более эффективными, что привело к более быстрому закрытию открытых вакансий на 50%.Снижение текучести кадров в первые месяцы
Успех процесса адаптации стал очевиден, когда текучесть кадров за первые три месяца сократилась вдвое. Это значительное снижение демонстрирует улучшение удержания сотрудников в критический начальный период их работы.Снижение общего показателя текучести
Положительный эффект нашей обновленной стратегии управления персоналом стал очевидным в общем коэффициенте текучести кадров, который снизился на 15%. Такое улучшение показателя стало возможным благодаря усилиям нашего внутреннего отдела кадров.Повышенные рейтинги на основных платформах вакансий
Наконец, отражая наши возросшие усилия в процессах увольнения и HR-брендинге, наша компания добилась улучшения рейтингов на ключевых платформах вакансий. Эта поддержка со стороны сторонних платформ свидетельствует об эффективности наших стратегических действий как в отношении соискателей, так и сотрудников, покидающих компанию.Основные достижения цифровой эпохи
В результате перехода к более цифровому обществу было достигнуто множество примечательных, хотя и нецифровых достижений:
Формулирование однозначной организационной структуры Были разработаны понятные организационные схемы, обеспечивающие ясность и прозрачность для всех участников.
Содействие межведомственному общению Несмотря на географические границы и разные часовые пояса, которые обычно ограничивают взаимодействие в рамках структур удаленной работы, мы создали среду, которая способствует быстрому и беспрепятственному доступу к коллегам для запросов. Это справедливо даже для команд, с которыми раньше не было возможности работать, поскольку наши полностью удаленные и децентрализованные операции распределены по 60 странам.
Повышение осведомленности об основных правилах Наши сотрудники хорошо осведомлены об основных правилах и политике организации. Кроме того, существует удобный репозиторий, содержащий всю необходимую информацию, на случай, если им понадобится быстрое обновление.
Эволюция в сторону культуры, ориентированной на результат
Потратив еще один плодотворный год на подтверждение этих основ, мы почувствовали, что пришло время для стратегического перехода. Мы начали формировать культуру, основанную на ценностях, ориентированных на производительность. Культивируя порядок в элементарных процессах и внедряя информационные системы управления персоналом (HRIS), мы открыли пути к прогрессу. Этот сдвиг парадигмы улучшил наш подход к управлению командой, положив начало пути к достижению более высоких стандартов.
Ценные навыки для предстоящего путешествия
Естественно, эта сложная и увлекательная задача предполагает овладение определенными компетенциями. Следующие навыки окажутся неоценимыми для вас или любого, кто отправляется в такое путешествие:
• Управление изменениями • Управление проектом • Понимание психологии • Аналитические способности • Стратегическое планирование • Оценка потребностей • Презентация преимуществ • Терпение • Оптимизм
