Etapa Um: Coleta e Avaliação de Dados
A fase inicial do nosso projecto envolveu extensas discussões e entrevistas com os principais decisores que eventualmente utilizariam o futuro Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS). A lista desses indivíduos compreendia:
- Diretor Executivo (CEO) - Diretor de Marketing (CMO) - Diretor de Tecnologia da Informação (TI) - Chefe do Departamento de Vendas - Toda a equipe de recrutamento de pessoal
Embora, de facto, toda a força de trabalho da nossa organização interaja com o sistema, nesta fase, o objectivo principal era verificar os principais procedimentos de RH. Além disso, tive de reconhecer os desafios existentes para poder conceber soluções viáveis. Como a fase inicial necessita da ilustração e formalização rudimentar de cada processo, a automação só poderá ser iniciada quando confirmarmos a adequação do sistema aos seus usuários finais.
Descobrindo deficiências de processo
A fase de avaliação revelou algumas lacunas em determinados processos. Considere nossas políticas de feriados, por exemplo. A falta de um protocolo uniforme significava que cada gestor tinha o seu próprio método para manter registos – resultando na ausência de um calendário centralizado que pudesse ser usado para verificar os dados das licenças.
Identificando processos "fantasmas"
Outra descoberta interessante foi o que chamamos de processo “fantasma”. Trata-se da demissão de funcionários: uma intervenção que, embora solicitada periodicamente, carecia de procedimento padronizado. O dilema girava em torno da comunicação e justificativa adequadas, além de dúvidas sobre a documentação necessária, o processo de pagamento final e a equipe responsável pela conclusão do processo de rescisão. Portanto, foi necessário desenvolver, apresentar e validar respostas a estas questões urgentes.
Estabelecendo prioridades: uma estratégia para mudança organizacional
Uma série de desafios e questões estavam surgindo dentro dos limites da nossa empresa, chegando a um ponto em que me vi envolvido em um mar de complexidades. Houve momentos em que a enormidade da tarefa parecia intransponível. “Onde devo lançar a iniciativa? Que aspectos requerem atenção urgente?” Eu me peguei questionando. A busca por um sistema abrangente capaz de atender a todas as nossas necessidades parecia assustadora, mas essencial.
Formulando uma abordagem estratégica
Com uma mentalidade apurada para encontrar soluções, procurei enfrentar o problema de forma organizada. Dei o primeiro passo auditando os dilemas mais prementes de recursos humanos, criando uma base de dados das tarefas que exigiam consideração imediata.
Para envolver todos os principais interessados no processo de tomada de decisão, pedi a cada gestor que atribuísse um valor a essas dificuldades. A pontuação 1 indicava um baixo nível de importância, implicando que a ausência desse recurso passaria despercebida na empresa. Por outro lado, uma pontuação de 10 significou o papel vital desempenhado por um aspecto, na medida em que o trabalho seria significativamente prejudicado na sua ausência. Ao reunir as respostas, consolidei-as em um único gráfico e calculei as pontuações.
Surgem as principais prioridades
A análise dos dados traçou um quadro claro das nossas necessidades mais imediatas: a rapidez no encerramento de posições (recrutamento), onboarding, offboarding e gestão de férias revelaram-se as principais preocupações. Estas áreas marcaram o início da minha análise comparativa do HRIS. Eles se destacaram como elementos críticos que demandaram melhorias rápidas para alinhar nossa organização de forma eficaz e aumentar a eficiência operacional.
Elaborando um Plano de Ação
Estas descobertas tornaram-se a força motriz que informou o meu plano de acção, servindo como pedra angular para melhorias estratégicas. A identificação destas áreas prioritárias foi essencial não só para rectificar as preocupações imediatas, mas também para definir os rumos futuros da nossa estratégia de recursos humanos. O objetivo era claro: abordar prontamente estas questões destacadas e preparar o caminho para um local de trabalho mais eficaz, eficiente e harmonioso.
Uma Visão Geral da Estrutura do Processo Modificada
É fundamental ressaltar que metade dos processos originalmente avaliados eram inexistentes. Para elaborar, certos protocolos, como treinamento de novas contratações e rescisão de contrato de trabalho, estavam em vigor, mas careciam de diretrizes governamentais uniformes. Da mesma forma, os protocolos de recrutamento e férias estavam operacionais, mas careciam de clareza devido às inúmeras incertezas que os rodeavam. Portanto, achei necessário examinar esses processos, identificar as lacunas mais prevalentes e elaborar um modelo de trabalho inovador e eficiente para resolver essas questões.
A importância da teoria e da documentação na melhoria de processos
Por que enfatizar a importância da teoria e da documentação sólida? É porque esses elementos proporcionam uma compreensão mais profunda dos principais pré-requisitos para um Sistema de Informação de Recursos Humanos (SIRH). Esta compreensão, por sua vez, torna mais fácil fazer uma escolha informada entre a multiplicidade de opções disponíveis, minimizando posteriormente o risco de erros de seleção.
Riscos potenciais de seleção inadequada
Esses erros de seleção muitas vezes se materializam quando uma organização implementa um sistema, apenas para perceber que falta uma funcionalidade crucial ou que o recurso desejado é proibitivamente caro. Ao concentrar-se na teoria e na documentação nas fases iniciais, as empresas podem reduzir significativamente o potencial destes erros dispendiosos.
Escolhendo o SIRH ideal
Navegar pelas etapas anteriores levou a uma tarefa inesperadamente simples e agradável: escolher o Sistema de Informação de Recursos Humanos (SIRH) certo. Enumerei metodicamente os requisitos não negociáveis para cada uma das quatro categorias principais e os examinei durante várias demonstrações do HRIS.
Considerando várias opções de HRIS
Durante esta fase, avaliamos e contemplamos uma série de opções de HRIS, como Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP e mais algumas cujos nomes não me lembro mais. No entanto, estas alternativas adicionais não satisfizeram os nossos critérios principais e, portanto, foram eliminadas de consideração. Eventualmente, a People Force reivindicou a vitória, embora por uma margem estreita. O equilíbrio alcançado entre custo, facilidade de implementação, interfaces fáceis de usar e os módulos necessários foi considerado o mais desejável.
Avaliando requisitos futuros
É crucial ter em mente não apenas as principais funções de RH classificadas no topo da sua lista, mas também as áreas subsequentes que podem se tornar importantes no futuro. O sistema escolhido deve ser suficientemente adaptável para acomodar necessidades futuras.
Por exemplo, estávamos considerando cultivar indicadores-chave de desempenho (KPI) e uma cultura orientada para o desempenho. Implementar tal sistema separadamente seria impraticável. Consequentemente, certifiquei-me de incluir tais capacidades nas minhas comparações de HRIS.
Em relação ao módulo de folha de pagamento, ele não tinha significado para nós naquele momento, nem estava previsto para os três anos seguintes.
Esforçando-se pelo HRIS perfeito
Procurar um sistema que atenda inteiramente a todas as necessidades é uma tarefa inútil. Em teoria, essas ferramentas abrangentes existem no mercado. No entanto, na realidade, estes são muitas vezes demasiado complexos, têm preços exorbitantes e constituem um desafio para implementar, educar os utilizadores e manter por um longo período.
Embora grandes corporações equipadas com equipes de TI consideráveis possam achar essas soluções viáveis, elas não se adequavam às nossas circunstâncias. Portanto, é crucial lembrar que a busca pelo HRIS perfeito deve ser equilibrada com praticidade e adaptabilidade para obter os melhores resultados a longo prazo.
Organizando as configurações
Um aspecto crucial que gostaria de transmitir nesta parte é o impacto significativo de delinear exaustivamente os seus procedimentos nas fases iniciais. Esta abordagem ajuda a agilizar o processo de configuração do sistema adaptado às suas preferências, garantindo assim o seu desempenho eficaz. Isso não apenas simplificará a configuração, mas também agilizará o processo geral, levando a resultados eficientes sem causar contratempos.
Orientando usuários cruciais durante o treinamento
Alcançar uma experiência fácil de usar criando diversos elementos educacionais – recursos escritos, conteúdo de vídeo, imagens ilustrativas e diagramas explicativos – é extremamente benéfico. Embora os desenvolvedores forneçam guias, eles muitas vezes podem ser vistos como insossos e sem toque pessoal.
Criação de materiais de treinamento personalizados
Para promover um processo de aprendizagem mais envolvente , produzi recursos de treinamento que refletem os procedimentos e exemplos da nossa própria empresa. Esta abordagem facilitou a transição dos nossos funcionários para a utilização da nova ferramenta, mesmo para aqueles que foram particularmente desafiados pela transição.
Lidando com o medo de novas ferramentas
Algumas pessoas que tiveram problemas com o HRIS mostraram-se relutantes em se adaptar ao novo sistema. O próprio desconhecimento representava um desafio, incentivando-os a investir tempo, aprender de forma proativa e esforçar-se para dominar. É completamente natural que os indivíduos abandonem as suas zonas de conforto, mas abraçar este avanço tecnológico pode levar a uma maior eficiência e produtividade.
Executando o Esquema Piloto com o Grupo de Teste
Um grupo especial foi meticulosamente escolhido para a fase experimental do projeto - a equipa de recrutamento altamente motivada e responsável! Eles foram os primeiros a interagir com o sistema e forneceram insights operacionais iniciais cruciais.
Identificando erros do sistema e ajustando processos
Durante o estágio inicial de implantação, consegui apontar erros de configuração e modificar os processos sempre que necessário. Esta ação proativa teve como objetivo otimizar o desempenho do sistema e resolver quaisquer problemas iniciais desde o início.
Conduzindo entrevistas individuais
Num esforço para discernir os desafios potenciais da perspectiva do usuário, conduzi entrevistas personalizadas com cada membro do grupo de teste. Esta iniciativa não só garantiu que se sentissem ouvidos e apoiados, mas também permitiu uma compreensão mais profunda das questões em questão.
Preparação para implementação em toda a empresa
As lições aprendidas e os conhecimentos obtidos nesta fase preliminar foram de enorme valor quando o Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) foi introduzido na empresa em geral. A estratégia conseguiu gerar uma transição tranquila para toda a força de trabalho, que naquela altura constituía cerca de 260 pessoas.
Iniciando uma implementação abrangente de HRIS em toda a empresa
Reconheça a necessidade de preparação e implementação gradual
Um dos principais aspectos a reconhecer é a necessidade inerente de uma preparação adequada; este processo exigirá, sem dúvida, um período de tempo significativo. A introdução de qualquer reforma, mesmo aquelas concebidas para melhorias, normalmente enfrenta resistência. Esta reação decorre de uma aversão natural ao afastamento do que é familiar, mais ainda em direção a um conceito ou sistema desconhecido. Portanto, promover a paciência é vital. O progresso deve ser ritmado metodicamente, assegurando uma transição consistente e orientada dos seus deveres habituais para o novo Sistema de Informação de Recursos Humanos (SIRH).Atos de engajamento e venda do conceito
O próximo ponto crucial abrange o envolvimento significativo do pessoal ou o aproveitamento de suas habilidades de marketing. Em vez de coagir os funcionários a adoptarem o novo SIRH, uma abordagem mais eficaz seria “vender” o conceito de trabalho dentro desta nova configuração.Faça perguntas convincentes como: O que este sistema tem a oferecer aos seus colegas de trabalho? Como a vida se torna mais administrável com a introdução do HRIS? Reconheça que os fatores motivacionais variam entre diferentes estruturas de equipe. Assim, torna-se essencial identificar e direcionar os interesses de cada grupo dentro da organização.
O estágio de apresentação e o envolvimento com o pessoal-chave
Para destacar um exemplo, quando introduzimos pela primeira vez o SIRH, a nossa apresentação começou com uma discussão sobre um repositório de conhecimento recentemente introduzido. Para despertar a curiosidade e incentivar o uso do sistema, nosso primeiro post teve um título intencionalmente intrigante - "Quer um aumento salarial? Como consegui-lo?"Além disso, a realização de sessões separadas com cada gestor e líder de equipa tornou-se um aspecto essencial da nossa estratégia de implementação. Fiz questão de enfatizar como as suas equipes como um todo se beneficiariam da plena utilização do HRIS. Refletindo sobre reclamações e erros anteriores, também consegui ilustrar como o novo sistema poderia mudar tudo drasticamente, levando a processos mais eficientes e eficazes.
Conquistas um ano depois
A observação da evolução ao longo do último ano indica grandes melhorias, destacadas nas seguintes métricas:
Redução significativa em posições abertas simultaneamente
O departamento de recrutamento provocou uma redução notável no número de vagas abertas ao mesmo tempo. O número caiu fortes 60%.Aumento da taxa de fechamentos de posições
Não obstante, a rapidez com que as vagas foram preenchidas também registou um aumento assinalável. Os esforços de recrutamento aumentaram em eficiência, resultando num encerramento 50% mais rápido das vagas abertas.Taxas de rotatividade diminuídas durante os primeiros meses
O sucesso do processo de integração ficou evidente quando a taxa de rotatividade nos primeiros três meses foi reduzida pela metade. Este declínio significativo demonstra uma maior retenção dos funcionários durante o período inicial crítico nas suas funções.Declínio nas taxas de rotatividade total
O efeito positivo das nossas estratégias renovadas de RH tornou-se evidente na taxa global de rotatividade, que observou uma redução de 15%. Esta melhoria do índice é creditada aos esforços da nossa equipe interna de RH.Classificações aprimoradas nas principais plataformas de empregos
Por último, refletindo os nossos maiores esforços nos processos de offboarding e na marca do RH, a nossa empresa obteve melhores classificações nas principais plataformas de trabalho. Este endosso de plataformas de terceiros atesta a eficácia de nossas ações estratégicas tanto para os candidatos a emprego quanto para os funcionários que saem da empresa.Principais conquistas na era digital
Na sequência da transição para uma sociedade mais digitalizada, foram alcançados um grande número de realizações notáveis, mas não digitais:
Formulando um layout organizacional inequívoco Foram elaborados organogramas de fácil compreensão, garantindo clareza e transparência para todos os envolvidos.
Promover a comunicação entre departamentos Apesar das fronteiras geográficas e dos diferentes fusos horários que tendem a limitar a interação em estruturas de trabalho remotas, promovemos um ambiente que incentiva o acesso rápido e descomplicado aos colegas para consultas. Isto é verdade mesmo para equipas com as quais talvez não tenhamos tido a oportunidade de trabalhar anteriormente, devido às nossas operações totalmente remotas e descentralizadas espalhadas por 60 países.
Aumentando a conscientização sobre regulamentações básicas Nossos funcionários estão bem informados sobre as regras e políticas fundamentais da organização. Além disso, existe um repositório prático contendo todas as informações necessárias para sempre que precisarem de uma atualização rápida.
Uma evolução em direção a uma cultura orientada para o desempenho
Depois de passar mais um ano gratificante reafirmando estes fundamentos, sentimos que era o momento certo para uma transição estratégica. Começamos a forjar uma cultura definida por valores orientados para o desempenho. Ao cultivar a ordem em processos rudimentares e implementar Sistemas de Informação de Recursos Humanos (SIRH), abrimos caminhos para o progresso. Esta mudança de paradigma elevou a nossa abordagem à gestão de equipas, iniciando uma jornada no sentido de alcançar padrões mais elevados.
Habilidades valiosas para a viagem que temos pela frente
Naturalmente, esta tarefa formidável e cativante envolve o domínio de certas competências. As seguintes habilidades serão inestimáveis para você ou qualquer pessoa que embarque nessa jornada:
• Mudar a gestão • Gerenciamento de projetos • Compreensão da Psicologia • Habilidades analíticas • Planejamento estratégico • Avaliação de Necessidades • Apresentação de Benefícios • Paciência • Otimismo
