Fase één: gegevensverzameling en -evaluatie
De eerste fase van ons project omvatte uitgebreide discussies en interviews met de belangrijkste besluitvormers die uiteindelijk het toekomstige Human Resource Information System (HRIS) zouden gebruiken. De lijst van deze personen bestond uit:
- Chief Executive Officer (CEO) - Chief Marketing Officer (CMO) - Directeur Informatietechnologie (IT) - Hoofd van de verkoopafdeling - Het gehele personeelswervingsteam
Hoewel het gehele personeelsbestand binnen onze organisatie met het systeem zou communiceren, was het primaire doel in dit stadium het vaststellen van de belangrijkste HR-procedures. Bovendien moest ik bestaande uitdagingen onderkennen om haalbare oplossingen te bedenken. Omdat de beginfase de rudimentaire illustratie en formalisering van elk proces noodzakelijk maakt, kan de automatisering pas in gang worden gezet zodra we de geschiktheid van het systeem voor zijn eindgebruikers hebben bevestigd.
Procestekortkomingen ontdekken
Tijdens de evaluatiefase zijn enkele hiaten in bepaalde processen aan het licht gekomen. Denk bijvoorbeeld aan ons vakantiebeleid. Door het ontbreken van een uniform protocol had elke manager zijn eigen methode voor het bijhouden van de administratie, wat resulteerde in het ontbreken van een gecentraliseerde kalender die kon worden gebruikt om verlofgegevens te verifiëren.
Het identificeren van "spookprocessen"
Een andere interessante ontdekking was wat wij een ‘fantoomproces’ noemden. Het betreft hier het ontslag van werknemers: een interventie die weliswaar periodiek nodig was, maar waarvoor geen gestandaardiseerde procedure bestond. Het dilemma draaide om de juiste communicatie en rechtvaardiging daarvoor, samen met vragen over de benodigde documentatie, het definitieve betalingsproces en het verantwoordelijke personeel voor het voltooien van het beëindigingsproces. Daarom was het noodzakelijk om antwoorden op deze dringende vragen te ontwikkelen, presenteren en valideren.
Prioriteiten stellen: een strategie voor organisatieverandering
Binnen de grenzen van ons bedrijf hadden zich een groot aantal uitdagingen en problemen voorgedaan, die escaleerden tot een punt waarop ik merkte dat ik verdiept raakte in een zee van complexiteiten. Er waren momenten waarop de enorme omvang van de taak onoverkomelijk leek. "Waar moet ik het initiatief lanceren? Welke aspecten vragen urgente aandacht?" Ik merkte dat ik het me afvroeg. De zoektocht naar een alomvattend systeem dat in al onze behoeften kon voorzien, leek ontmoedigend, maar toch essentieel.
Het formuleren van een strategische aanpak
Met een mentaliteit die gericht was op het vinden van oplossingen, probeerde ik het probleem op een georganiseerde manier aan te pakken. Ik zette de eerste stap door een audit uit te voeren op de meest dringende HR-problemen, en een database aan te leggen met de taken die onmiddellijke aandacht vereisten.
Om alle belangrijke belanghebbenden bij het besluitvormingsproces te betrekken, heb ik elke manager gevraagd een waarde aan deze moeilijkheden toe te kennen. Een score van 1 duidde op een laag niveau van belangrijkheid, wat impliceert dat de afwezigheid van dit kenmerk grotendeels onopgemerkt zou blijven in het bedrijf. Aan de andere kant duidde een score van 10 op de cruciale rol die een aspect speelde, in die mate dat het werk bij afwezigheid ervan aanzienlijk zou worden belemmerd. Nadat ik de antwoorden had verzameld, heb ik ze samengevoegd in één diagram en de scores bij elkaar opgeteld.
Topprioriteiten komen naar voren
De data-analyse schetste een duidelijk beeld van onze meest directe behoeften: de snelheid van het sluiten van posities (werving), onboarding, offboarding en vakantiebeheer bleken de belangrijkste zorgen te zijn. Deze gebieden markeerden het begin van mijn vergelijkende beoordeling van HRIS. Ze vielen op als cruciale elementen die snelle verbeteringen vereisten om onze organisatie effectief op één lijn te brengen en de operationele efficiëntie te verhogen.
Een actieplan opstellen
Deze bevindingen werden de drijvende kracht achter mijn actieplan en vormden de hoeksteen voor strategische verbeteringen. Het identificeren van deze prioriteitsgebieden was niet alleen essentieel voor het wegnemen van de onmiddellijke problemen, maar ook voor het vormgeven van de toekomstige richtingen van onze HR-strategie. Het doel was duidelijk: deze belangrijke problemen snel aanpakken en de weg vrijmaken voor een effectievere, efficiëntere en harmonieuzere werkplek.
Een overzicht van de aangepaste processtructuur
Het is van cruciaal belang om te onderstrepen dat de helft van de oorspronkelijk beoordeelde processen niet bestond. Om dit verder uit te werken, bestonden er bepaalde protocollen, zoals het opleiden van nieuwe medewerkers en het beëindigen van het dienstverband, maar er ontbraken uniforme bestuursrichtlijnen. Op dezelfde manier waren de rekruterings- en vakantieprotocollen operationeel, maar ontbraken ze aan duidelijkheid vanwege de talrijke onzekerheden eromheen. Daarom vond ik het nodig om deze processen te onderzoeken, de meest voorkomende hiaten te identificeren en een innovatief en efficiënt werkmodel te bedenken om deze problemen aan te pakken.
De betekenis van theorie en documentatie bij procesverbetering
Waarom de betekenis van theorie en solide documentatie benadrukken? Het is omdat deze elementen u een dieper begrip geven van de kernvereisten voor een Human Resource Information System (HRIS). Dit inzicht maakt het op zijn beurt gemakkelijker om een weloverwogen keuze te maken uit de veelheid aan beschikbare opties, waardoor het risico op selectiefouten wordt geminimaliseerd.
Potentiële risico's van ongepaste selectie
Dergelijke fouten bij de selectie komen vaak tot uiting wanneer een organisatie een systeem implementeert, om vervolgens te beseffen dat het een cruciale functionaliteit mist, of dat de gewenste functie onbetaalbaar duur is. Door zich in een vroeg stadium te concentreren op theorie en documentatie, kunnen bedrijven de kans op deze kostbare fouten aanzienlijk verkleinen.
De ideale HRIS kiezen
Het navigeren door de voorgaande fasen leidde tot een onverwacht eenvoudige en plezierige taak: het kiezen van het juiste Human Resources Informatiesysteem (HRIS). Ik heb methodisch de niet-onderhandelbare vereisten voor elk van de vier beste categorieën opgesomd en deze tijdens verschillende HRIS-demonstraties aan een kruisonderzoek onderworpen.
Verschillende HRIS-opties overwegen
Tijdens deze fase hebben we een reeks HRIS-opties beoordeeld en overwogen, zoals Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP en nog een paar waarvan ik de namen niet meer weet. Deze aanvullende alternatieven voldeden echter niet aan onze belangrijkste criteria en werden daarom buiten beschouwing gelaten. Uiteindelijk claimde People Force de overwinning, zij het met een kleine marge. Het gevonden evenwicht tussen kosten, implementatiegemak, gebruiksvriendelijke interfaces en de benodigde modules bleek het meest wenselijk.
Evalueren voor toekomstige vereisten
Het is van cruciaal belang om niet alleen de belangrijkste HR-functies in gedachten te houden die bovenaan uw lijst staan, maar ook de daaropvolgende gebieden die later belangrijk kunnen worden. Het gekozen systeem moet voldoende aanpasbaar zijn om tegemoet te komen aan toekomstige behoeften.
We overwogen bijvoorbeeld om een Key Performance Indicators (KPI) en een prestatiegerichte cultuur te cultiveren. Het afzonderlijk implementeren van een dergelijk systeem zou onpraktisch zijn. Daarom heb ik ervoor gezorgd dat ik dergelijke capaciteiten in mijn HRIS-vergelijkingen opnam.
Wat de salarismodule betreft, had deze voor ons toen geen betekenis, en dat werd ook niet verwacht in de daaropvolgende drie jaar.
Streven naar de perfecte HRIS
Zoeken naar een systeem dat volledig aan alle behoeften voldoet, is een nutteloze onderneming. In theorie bestaan dergelijke uitgebreide tools wel degelijk op de markt. In werkelijkheid zijn deze echter vaak te complex, buitensporig duur en een uitdaging om in te zetten, gebruikers voor te lichten en gedurende een langere periode te onderhouden.
Hoewel grotere bedrijven, uitgerust met omvangrijke IT-teams, dergelijke oplossingen misschien haalbaar achten, voldeden deze niet aan onze omstandigheden. Daarom is het van cruciaal belang om te onthouden dat het nastreven van de perfecte HRIS in evenwicht moet zijn met bruikbaarheid en aanpassingsvermogen voor de beste resultaten op de lange termijn.
De instellingen regelen
Een cruciaal aspect dat ik in dit deel wil overbrengen, is de grote impact van het integraal uittekenen van uw procedures in de beginfase. Deze aanpak helpt bij het stroomlijnen van het configuratieproces van het systeem, afgestemd op uw voorkeuren, waardoor de effectieve prestaties ervan worden gegarandeerd. Niet alleen zal het de opzet vereenvoudigen, maar het zal ook het algehele proces versnellen, wat zal leiden tot efficiënte resultaten zonder enige tegenslag te veroorzaken.
Cruciale gebruikers begeleiden door middel van training
Het bereiken van een gebruiksvriendelijke ervaring door het creëren van diverse educatieve elementen (geschreven bronnen, video-inhoud, illustratieve afbeeldingen en verklarende diagrammen) is opmerkelijk nuttig. Hoewel ontwikkelaars wel handleidingen verstrekken, kunnen deze vaak als flauw worden beschouwd en weinig persoonlijk tintje hebben.
Aangepast trainingsmateriaal maken
Om een boeiender leerproces te bevorderen heb ik trainingsmateriaal geproduceerd dat de procedures en voorbeelden van ons eigen bedrijf weerspiegelt. Deze aanpak vergemakkelijkte de overstap voor onze medewerkers naar het gebruik van de nieuwe tool, zelfs voor degenen die bijzonder werden uitgedaagd door de transitie.
Omgaan met de angst voor nieuwe tools
Sommige personen die problemen met HRIS hadden ondervonden, waren terughoudend om zich aan het nieuwe systeem aan te passen. De onbekendheid zelf vormde een uitdaging en spoorde hen aan om tijd te investeren, proactief te leren en moeite te doen om het onder de knie te krijgen. Het is volkomen normaal dat individuen zich terugtrekken in hun comfortzone, maar het omarmen van deze technologische vooruitgang zou kunnen leiden tot grotere efficiëntie en productiviteit.
Het uitvoeren van de pilot met de testgroep
Voor de proeffase van het project werd zorgvuldig een speciale groep gekozen: het zeer gemotiveerde en verantwoordelijke rekruteringsteam! Zij waren de eersten die met het systeem in aanraking kwamen en leverden cruciale eerste operationele inzichten op.
Systeemfouten identificeren en processen verfijnen
Tijdens de vroege fase van de implementatie slaagde ik erin om installatiefouten aan te wijzen en de processen waar nodig aan te passen. Deze proactieve actie was gericht op het optimaliseren van de systeemprestaties en het vroegtijdig aanpakken van eventuele kinderziektes.
Een-op-een-interviews houden
In een poging om de potentiële uitdagingen vanuit het perspectief van een gebruiker te onderscheiden, heb ik gepersonaliseerde interviews gehouden met elk lid van de testgroep. Dit initiatief zorgde er niet alleen voor dat ze zich gehoord en gesteund voelden, maar zorgde ook voor een dieper inzicht in de problemen die zich voordeden.
Voorbereiding voor bedrijfsbrede implementatie
De geleerde lessen en de inzichten uit deze voorbereidende fase waren van enorme waarde toen het Human Resource Information System (HRIS) in het bredere bedrijf werd geïntroduceerd. De strategie slaagde erin een soepele overgang te bewerkstelligen voor het gehele personeelsbestand, dat op dat moment uit ongeveer 260 personen bestond.
Initiëren van een alomvattende bedrijfsbrede HRIS-implementatie
Erken de noodzaak van voorbereiding en geleidelijke implementatie
Een van de belangrijkste aspecten die we moeten erkennen is de inherente behoefte aan een adequate voorbereiding; dit proces zal ongetwijfeld een aanzienlijke tijdsduur vergen. De introductie van welke hervorming dan ook, zelfs hervormingen die bedoeld zijn om te verbeteren, stuit doorgaans op weerstand. Deze reactie komt voort uit een natuurlijke afkeer om af te stappen van het bekende, en vooral naar een onbekend concept of systeem. Het aankweken van geduld is dus essentieel. De vooruitgang moet methodisch worden getemperd, waardoor een consistente en begeleide overgang van hun gebruikelijke taken naar het nieuwe Human Resource Information System (HRIS) wordt gegarandeerd.Acts of Engagement en het verkopen van het concept
Het volgende cruciale punt omvat de betekenisvolle betrokkenheid van personeel of het benutten van uw marketingvaardigheden. In plaats van werknemers te dwingen de nieuwe HRIS te adopteren, zou een effectievere aanpak erin bestaan het concept van werken binnen deze nieuwe opzet te 'verkopen'.Stel dwingende vragen zoals: Wat heeft dit systeem uw collega’s te bieden? Hoe wordt het leven beter beheersbaar met de introductie van de HRIS? Erken dat de motiverende factoren variëren binnen verschillende teamstructuren. Het wordt dus essentieel om de belangen van elke groep binnen de organisatie te identificeren en te targeten.
De presentatiefase en betrokkenheid bij sleutelpersoneel
Om een voorbeeld te noemen: toen we de HRIS voor het eerst introduceerden, begon onze presentatie met een bespreking van een nieuw geïntroduceerde kennisopslagplaats. Om de nieuwsgierigheid aan te wakkeren en het systeemgebruik aan te moedigen, had ons eerste bericht een opzettelijk intrigerende titel: "Wil je een salarisverhoging? Hoe bereik je dit?"Bovendien werd het houden van afzonderlijke sessies met elke manager en teamleider een essentieel onderdeel van onze implementatiestrategie. Ik benadrukte hoe hun teams als geheel zouden profiteren van de volledige benutting van de HRIS. Terugkijkend op eerdere klachten en fouten kon ik ook illustreren hoe het nieuwe systeem alles drastisch zou kunnen veranderen, wat zou leiden tot efficiëntere en effectievere processen.
Prestaties een jaar later
Het observeren van de ontwikkelingen van het afgelopen jaar duidt op grote verbeteringen, die worden benadrukt in de volgende cijfers:
Aanzienlijke vermindering van gelijktijdig open posities
De rekruteringsafdeling zorgde voor een opmerkelijke vermindering van het aantal openstaande vacatures. Het aantal daalde met een sterke 60%.Verhoogd aantal positiesluitingen
Niettemin was er ook sprake van een opmerkelijke stijging in de snelheid waarmee vacatures werden vervuld. De wervingsinspanningen namen toe in efficiëntie, wat resulteerde in een 50% snellere sluiting van openstaande vacatures.Daalde omzetcijfers tijdens de eerste maanden
Het succes van het onboardingproces werd duidelijk toen het verloop in de eerste drie maanden werd gehalveerd. Deze aanzienlijke daling demonstreert een betere retentie van medewerkers tijdens de kritieke eerste periode in hun functie.Daling van de totale omzet
Het positieve effect van onze vernieuwde HR-strategieën kwam duidelijk tot uiting in het totale personeelsverloop, dat een daling van 15% liet zien. Deze verbeterde ratio is te danken aan de inspanningen van ons interne HR-team.Verbeterde beoordelingen op grote vacatureplatforms
Ten slotte heeft ons bedrijf, als weerspiegeling van onze toegenomen inspanningen op het gebied van offboarding-processen en HR-branding, betere beoordelingen gekregen op belangrijke banenplatforms. Deze goedkeuring van externe platforms getuigt van de effectiviteit van onze strategische acties voor zowel werkzoekenden als werknemers die het bedrijf verlaten.Belangrijke prestaties in een digitaal tijdperk
In de nasleep van de transitie naar een meer gedigitaliseerde samenleving zijn er een groot aantal opmerkelijke, maar niet-digitale prestaties geboekt:
Het formuleren van een eenduidige organisatie-indeling Er zijn gemakkelijk te begrijpen organigrammen ontworpen, die duidelijkheid en transparantie voor alle betrokkenen garanderen.
Het bevorderen van communicatie tussen afdelingen Ondanks de geografische grenzen en verschillende tijdzones die de interactie binnen de werkstructuren op afstand vaak beperken, hebben we een omgeving gecreëerd die snelle, probleemloze toegang tot collega's aanmoedigt voor vragen. Dit geldt zelfs voor teams waarmee je voorheen misschien niet de kans had om mee te werken, dankzij onze volledig op afstand gelegen en gedecentraliseerde activiteiten verspreid over 60 landen.
Bewustwording van basisregelgeving vergroten Onze medewerkers zijn goed op de hoogte van de fundamentele regels en het beleid van de organisatie. Bovendien bestaat er een handige opslagplaats met alle benodigde informatie voor wanneer ze een snelle opfriscursus nodig hebben.
Een evolutie naar een prestatiegerichte cultuur
Nadat we opnieuw een waardevol jaar hadden doorgebracht waarin we deze fundamenten opnieuw bevestigden, vonden we dat de tijd rijp was voor een strategische transitie. We begonnen een cultuur te smeden die werd gedefinieerd door prestatiegerichte waarden. Door orde te scheppen in rudimentaire processen en door Human Resource Information Systems (HRIS) te implementeren, hebben we wegen naar vooruitgang geopend. Deze paradigmaverschuiving heeft onze benadering van teammanagement naar een hoger niveau getild, waardoor een reis naar het bereiken van hogere normen is geïnitieerd.
Waardevolle vaardigheden voor de komende reis
Uiteraard impliceert deze formidabele en boeiende taak het beheersen van bepaalde competenties. De volgende vaardigheden zullen van onschatbare waarde blijken voor u of voor iemand die aan zo’n reis begint:
• Verandermanagement • Project management • Begrip van psychologie • Analytische vaardigheden • Strategische planning • Beoordeling van behoeften • Presentatie van voordelen • Geduld • Optimisme
