Tahap Satu: Pengumpulan dan Penilaian Data
Fasa awal projek kami melibatkan perbincangan dan temu bual yang meluas dengan pembuat keputusan utama yang akhirnya akan menggunakan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) yang akan datang. Senarai individu ini terdiri daripada:
- Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) - Ketua Pegawai Pemasaran (CMO) - Pengarah Teknologi Maklumat (IT) - Ketua Jabatan Jualan - Seluruh Pasukan Pengambilan Kakitangan
Walaupun, sesungguhnya, seluruh tenaga kerja dalam organisasi kami akan berinteraksi dengan sistem, pada peringkat ini, objektif utama adalah untuk memastikan prosedur HR utama. Tambahan pula, saya perlu mengenali cabaran sedia ada untuk merangka penyelesaian yang boleh dilaksanakan. Memandangkan fasa awal memerlukan ilustrasi asas dan pemformalkan setiap proses, automasi hanya boleh dimulakan sebaik sahaja kami mengesahkan kesesuaian sistem untuk pengguna akhirnya.
Menemui Kekurangan Proses
Peringkat penilaian mendedahkan beberapa jurang dalam proses tertentu. Pertimbangkan dasar percutian kami, sebagai contoh. Kekurangan protokol seragam bermakna setiap pengurus mempunyai kaedah mereka sendiri untuk mengekalkan rekod - mengakibatkan ketiadaan kalendar berpusat yang boleh digunakan untuk mengesahkan data cuti.
Mengenal pasti Proses "Hantu"
Satu lagi penemuan menarik ialah apa yang kami namakan sebagai proses "hantu". Ini berkaitan dengan pemberhentian pekerja: campur tangan yang walaupun dipanggil secara berkala, tidak mempunyai prosedur piawai. Kekacauan berkisar pada komunikasi dan justifikasi yang sesuai untuk perkara yang sama, bersama-sama dengan soalan tentang dokumentasi yang diperlukan, proses pembayaran akhir, dan kakitangan yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan proses penamatan. Oleh itu, adalah perlu untuk membangunkan, membentangkan dan mengesahkan jawapan kepada pertanyaan mendesak ini.
Mewujudkan Keutamaan: Strategi untuk Perubahan Organisasi
Pelbagai cabaran dan isu telah timbul dalam lingkungan syarikat kami, meningkat ke tahap di mana saya mendapati diri saya tenggelam dalam lautan kerumitan. Terdapat saat-saat apabila tugas yang besar itu kelihatan tidak dapat diatasi. "Di manakah saya harus melancarkan inisiatif itu? Apakah aspek yang memerlukan perhatian segera?" Saya mendapati diri saya menyoal. Pencarian untuk sistem komprehensif yang mampu menangani semua keperluan kami nampaknya menakutkan, namun penting.
Merumuskan Pendekatan Strategik
Dengan minda yang diasah ke arah mencari penyelesaian, saya berusaha untuk menangani isu itu dengan cara yang teratur. Saya mengambil langkah pertama dengan mengaudit masalah sumber manusia yang paling mendesak, mencipta pangkalan data tugas yang memerlukan pertimbangan segera.
Untuk melibatkan semua pihak berkepentingan utama dalam proses membuat keputusan, saya meminta setiap pengurus untuk memberikan nilai kepada kesukaran ini. Skor 1 menunjukkan tahap kepentingan yang rendah, membayangkan bahawa ketiadaan ciri ini akan kekal tanpa disedari dalam syarikat. Sebaliknya, skor 10 menandakan peranan penting yang dimainkan oleh sesuatu aspek, sehinggakan kerja akan terjejas dengan ketara sekiranya ketiadaannya. Setelah mengumpulkan jawapan, saya kemudian menggabungkannya ke dalam satu carta dan mengira markah.
Keutamaan Teratas Muncul
Analisis data menunjukkan gambaran yang jelas tentang keperluan kami yang paling segera: kelajuan penutupan jawatan (pengambilan), onboarding, offboarding, dan pengurusan percutian terbukti menjadi kebimbangan utama. Bidang ini menandakan permulaan kajian perbandingan saya tentang HRIS. Mereka menonjol sebagai elemen kritikal yang menuntut peningkatan pantas untuk menyelaraskan organisasi kami dengan berkesan dan meningkatkan kecekapan operasi.
Merangka Pelan Tindakan
Penemuan ini menjadi penggerak yang memaklumkan rancangan tindakan saya, berfungsi sebagai asas untuk penambahbaikan strategik. Mengenal pasti bidang keutamaan ini bukan sahaja penting untuk membetulkan kebimbangan segera, tetapi juga untuk membentuk hala tuju masa depan strategi sumber manusia kami. Objektifnya adalah jelas: untuk menangani segera isu-isu yang diketengahkan ini dan membuka jalan ke arah tempat kerja yang lebih berkesan, cekap dan harmoni.
Tinjauan Keseluruhan Struktur Proses yang Diubahsuai
Adalah penting untuk menekankan bahawa separuh daripada proses yang dinilai pada asalnya tidak wujud. Untuk menghuraikannya, protokol tertentu seperti melatih pekerja baharu dan pemberhentian pekerjaan telah disediakan, tetapi ia tidak mempunyai garis panduan pentadbiran yang seragam. Begitu juga, protokol pengambilan dan percutian telah beroperasi tetapi kurang jelas kerana banyak ketidakpastian yang menyelubunginya. Oleh itu, saya mendapati perlu untuk memeriksa proses ini, mengenal pasti jurang yang paling lazim dan merangka model kerja yang inovatif dan cekap untuk menangani isu ini.
Kepentingan Teori dan Dokumentasi dalam Penambahbaikan Proses
Mengapa perlu menekankan kepentingan teori dan dokumentasi yang kukuh? Ini kerana elemen ini melengkapkan anda dengan pemahaman yang lebih mendalam tentang prasyarat teras untuk Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS). Pemahaman ini, seterusnya, menjadikannya lebih mudah untuk membuat pilihan termaklum daripada pelbagai pilihan yang tersedia, seterusnya meminimumkan risiko kesilapan pemilihan.
Potensi Risiko Pemilihan Tidak Wajar
Kesilapan dalam pemilihan sebegini sering menjadi kenyataan apabila organisasi melaksanakan sistem, hanya untuk menyedari bahawa ia tidak mempunyai fungsi penting atau ciri yang diingini sangat mahal. Dengan memberi tumpuan kepada teori dan dokumentasi pada peringkat awal, syarikat boleh mengurangkan dengan ketara potensi kesilapan yang mahal ini.
Memilih HRIS Ideal
Menavigasi peringkat sebelumnya membawa kepada tugas yang mudah dan menyeronokkan yang tidak dijangka: memilih Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) yang betul. Saya secara berkaedah menyenaraikan keperluan yang tidak boleh dirunding untuk setiap empat kategori teratas dan memeriksa balasnya semasa beberapa demonstrasi HRIS.
Mempertimbangkan Pelbagai Pilihan HRIS
Semasa fasa ini, kami menilai dan memikirkan pelbagai pilihan HRIS seperti Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP, dan beberapa lagi yang namanya saya tidak ingat lagi. Walau bagaimanapun, alternatif tambahan ini gagal memenuhi kriteria utama kami dan oleh itu telah disingkirkan daripada pertimbangan. Akhirnya, People Force meraih kemenangan, walaupun dengan margin yang sempit. Keseimbangan yang dicapai antara kos, kemudahan pelaksanaan, antara muka mesra pengguna, dan modul yang diperlukan didapati paling diingini.
Menilai untuk Keperluan Masa Depan
Adalah penting untuk diingat bukan sahaja fungsi HR utama yang dinilai di bahagian atas senarai anda, tetapi juga kawasan seterusnya yang mungkin menjadi penting di peringkat akhir. Sistem yang dipilih hendaklah cukup boleh disesuaikan untuk menampung keperluan masa hadapan.
Sebagai contoh, kami sedang mempertimbangkan untuk memupuk Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan budaya berorientasikan prestasi. Melaksanakan sistem sedemikian secara berasingan akan menjadi tidak praktikal. Oleh itu, saya memastikan untuk memasukkan keupayaan sedemikian dalam perbandingan HRIS saya.
Mengenai modul senarai gaji, ia tidak penting bagi kami pada masa itu, dan ia tidak dijangkakan dalam tiga tahun berikutnya.
Berusaha untuk HRIS Sempurna
Mencari sistem yang sepenuhnya memenuhi semua keperluan adalah usaha yang sia-sia. Secara teorinya, alat yang komprehensif sedemikian memang wujud di pasaran. Walau bagaimanapun, pada hakikatnya ini selalunya terlalu rumit, harga yang terlalu tinggi, dan satu cabaran untuk menggunakan, mendidik pengguna tentang dan mengekalkan untuk tempoh yang panjang.
Walaupun syarikat besar yang dilengkapi dengan pasukan IT yang besar mungkin mendapati penyelesaian sedemikian boleh dilaksanakan, ia tidak sesuai dengan keadaan kami. Oleh itu, adalah penting untuk diingat, mengejar HRIS yang sempurna haruslah seimbang dengan kepraktisan dan kebolehsuaian untuk hasil jangka panjang yang terbaik.
Mengatur Tetapan
Satu aspek penting yang ingin saya sampaikan dalam bahagian ini ialah impak penting dalam menggambarkan secara komprehensif prosedur anda dalam fasa awal. Pendekatan ini membantu menyelaraskan proses konfigurasi sistem yang disesuaikan dengan pilihan anda, dengan itu menjamin prestasinya yang berkesan. Ia bukan sahaja akan memudahkan persediaan, tetapi ia juga akan mempercepatkan proses keseluruhan, membawa kepada hasil yang cekap tanpa menyebabkan sebarang halangan.
Membimbing Pengguna Penting melalui Latihan
Mencapai pengalaman mesra pengguna dengan mencipta unsur pendidikan yang pelbagai—sumber bertulis, kandungan video, imej ilustrasi dan gambar rajah penerangan—sangat bermanfaat. Walaupun pembangun menyediakan panduan, mereka sering boleh dilihat sebagai hambar dan tidak mempunyai sentuhan peribadi.
Mencipta Bahan Latihan Tersuai
Untuk menggalakkan proses pembelajaran yang lebih menarik , saya menghasilkan sumber latihan yang mencerminkan prosedur dan contoh syarikat kami sendiri. Pendekatan ini memudahkan peralihan untuk pekerja kami menggunakan alat baharu, walaupun bagi mereka yang tercabar terutamanya oleh peralihan.
Menangani Ketakutan terhadap Alat Baharu
Sesetengah individu yang mengalami masalah dengan HRIS enggan menyesuaikan diri dengan sistem baharu. Ketidakbiasaan itu sendiri menimbulkan cabaran, menggesa mereka untuk melaburkan masa, belajar secara proaktif, dan berusaha untuk menguasainya. Adalah wajar bagi individu untuk lalai ke zon selesa mereka, tetapi menerima kemajuan teknologi ini boleh membawa kepada kecekapan dan produktiviti yang lebih tinggi.
Melaksanakan Skim Perintis dengan Kumpulan Ujian
Kumpulan khas telah dipilih dengan teliti untuk fasa percubaan projek - pasukan pengambilan yang bermotivasi tinggi dan bertanggungjawab! Mereka adalah yang pertama berinteraksi dengan sistem dan memberikan pandangan operasi awal yang penting.
Mengenal pasti Ralat Sistem dan Proses Penalaan Halus
Semasa peringkat awal penggunaan, saya berjaya menunjukkan ralat persediaan dan mengubah suai proses di mana-mana yang penting. Tindakan proaktif ini bertujuan untuk mengoptimumkan prestasi sistem dan menangani sebarang masalah tumbuh gigi sejak awal.
Menjalankan Temuduga Satu-satu
Dalam usaha untuk membezakan potensi cabaran dari perspektif pengguna, saya menjalankan temu bual peribadi dengan setiap ahli kumpulan ujian. Inisiatif ini bukan sahaja memastikan mereka berasa didengari dan disokong, tetapi ia juga membolehkan pemahaman yang lebih mendalam tentang isu yang dihadapi.
Persediaan untuk Pelaksanaan Seluruh Syarikat
Pengajaran yang dipelajari dan pandangan yang diperolehi daripada peringkat awal ini amat bernilai apabila Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) diperkenalkan kepada syarikat yang lebih luas. Strategi ini berjaya menghasilkan peralihan yang lancar untuk seluruh tenaga kerja, yang pada ketika itu, membentuk kira-kira 260 individu.
Memulakan Pelaksanaan HRIS Seluruh Syarikat yang Komprehensif
Mengiktiraf Keperluan untuk Persediaan dan Pelaksanaan Berperingkat
Salah satu aspek utama yang perlu diakui ialah keperluan sedia ada untuk persediaan yang mencukupi; proses ini sudah pasti akan memerlukan tempoh masa yang ketara. Pengenalan apa-apa pembaharuan, walaupun yang direka untuk penambahbaikan, lazimnya menghadapi tentangan. Reaksi ini berpunca daripada keengganan semula jadi untuk menjauhi yang biasa, lebih-lebih lagi ke arah konsep atau sistem yang tidak dikenali. Oleh itu, memupuk kesabaran adalah penting. Kemajuan mesti mengikut kaedah, memastikan peralihan yang konsisten dan terpandu daripada tugas biasa mereka kepada Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS) yang baru.Tindakan Penglibatan dan Penjualan Konsep
Perkara penting seterusnya merangkumi penglibatan kakitangan yang bermakna atau memanfaatkan kemahiran pemasaran anda. Daripada memaksa pekerja untuk mengguna pakai HRIS baharu, pendekatan yang lebih berkesan ialah 'menjual' konsep bekerja dalam persediaan baharu ini.Kemukakan pertanyaan yang menarik seperti: Apakah yang ditawarkan oleh sistem ini kepada rakan sekerja anda? Bagaimanakah kehidupan menjadi lebih terurus dengan pengenalan HRIS? Kenali bahawa faktor motivasi berbeza-beza mengikut struktur pasukan yang berbeza. Oleh itu, menjadi penting untuk menentukan dan menyasarkan kepentingan setiap kumpulan dalam organisasi.
Peringkat Pembentangan dan Penglibatan dengan Kakitangan Utama
Untuk menyerlahkan contoh, apabila kami mula-mula memperkenalkan HRIS, pembentangan kami bermula dengan perbincangan tentang repositori pengetahuan yang baru diperkenalkan. Untuk mencetuskan rasa ingin tahu dan menggalakkan penggunaan sistem, siaran pertama kami mempunyai tajuk yang sengaja menarik minat - "Mahu Kenaikan Gaji? Bagaimana Mencapainya?"Selain itu, menjalankan sesi berasingan dengan setiap pengurus dan ketua pasukan menjadi aspek penting dalam strategi pelaksanaan kami. Saya membuat satu titik untuk menekankan bagaimana pasukan mereka secara keseluruhan akan mendapat manfaat daripada penggunaan penuh HRIS. Mengimbas aduan dan kesilapan sebelum ini, saya juga dapat menggambarkan bagaimana sistem baharu boleh mengubah segala-galanya secara drastik, membawa kepada proses yang lebih cekap dan berkesan.
Pencapaian Setahun Kemudian
Memerhatikan perkembangan sepanjang tahun lalu menunjukkan peningkatan besar, yang diserlahkan dalam metrik berikut:
Pengurangan Ketara dalam Kedudukan Terbuka Serentak
Jabatan pengambilan telah menyebabkan pengurangan ketara dalam bilangan jawatan yang dibuka pada masa yang sama. Jumlah itu menurun sebanyak 60%.Peningkatan Kadar Penutupan Kedudukan
Walau bagaimanapun, kelajuan mengisi kekosongan juga menyaksikan peningkatan yang ketara. Usaha perekrutan meningkat dalam kecekapan, menghasilkan penutupan jawatan terbuka 50% lebih pantas.Kadar Pusing Ganti Menjatuh Semasa Bulan Permulaan
Kejayaan proses onboarding menjadi jelas apabila kadar perolehan dalam tiga bulan pertama dipotong separuh. Penurunan ketara ini menunjukkan pengekalan pekerja yang dipertingkatkan semasa tempoh awal kritikal dalam peranan mereka.Penurunan Jumlah Kadar Pusing Ganti
Kesan positif daripada strategi HR kami yang dirombak menjadi jelas dalam kadar pusing ganti keseluruhan, yang mencatatkan pengurangan sebanyak 15%. Nisbah yang lebih baik ini dikreditkan kepada usaha pasukan HR dalaman kami.Penilaian Dipertingkat pada Platform Kerja Utama
Akhir sekali, mencerminkan peningkatan usaha kami dalam proses offboarding dan penjenamaan HR, syarikat kami mengalami penarafan yang lebih baik pada platform kerja utama. Pengesahan daripada platform pihak ketiga ini membuktikan keberkesanan tindakan strategik kami terhadap pencari kerja dan pekerja yang meninggalkan syarikat.Pencapaian Utama dalam Era Digital
Selepas peralihan kepada masyarakat yang lebih digital, sejumlah besar pencapaian yang patut diberi perhatian, namun bukan digital telah dicapai:
Merumuskan Susun Atur Organisasi yang Tidak Jelas Carta organisasi yang mudah difahami telah direka, memastikan kejelasan dan ketelusan untuk semua yang terlibat.
Menggalakkan Komunikasi Antara Jabatan Walaupun sempadan geografi dan zon waktu berbeza yang cenderung mengehadkan interaksi dalam struktur kerja jauh, kami telah memupuk persekitaran yang menggalakkan akses cepat dan tanpa kerumitan kepada rakan sekerja untuk pertanyaan. Ini adalah benar walaupun untuk pasukan yang mungkin tidak mempunyai peluang untuk bekerjasama sebelum ini, disebabkan operasi kami yang terpencil sepenuhnya dan terpencar tersebar di 60 negara.
Meningkatkan Kesedaran tentang Peraturan Asas Kakitangan kami dimaklumkan dengan baik tentang peraturan dan dasar asas organisasi. Selain itu, repositori berguna yang mengandungi semua maklumat yang diperlukan wujud untuk bila-bila masa mereka memerlukan penyegaran pantas.
Evolusi Ke Arah Budaya Berorientasikan Prestasi
Selepas menghabiskan satu lagi tahun yang bermanfaat untuk mengesahkan asas-asas ini, kami merasakan masanya sudah tiba untuk peralihan strategik. Kami mula membentuk budaya yang ditakrifkan oleh nilai yang dipacu prestasi. Dengan memupuk ketertiban dalam proses asas dan melaksanakan Sistem Maklumat Sumber Manusia (HRIS), kami telah membuka laluan untuk maju. Anjakan paradigma ini telah meningkatkan pendekatan kami terhadap pengurusan pasukan, memulakan perjalanan ke arah mencapai standard yang lebih tinggi.
Kemahiran Berharga untuk Pelayaran Hadapan
Sememangnya, tugas yang menggerunkan dan menawan ini melibatkan penguasaan kecekapan tertentu. Kemahiran berikut akan terbukti tidak ternilai kepada anda atau sesiapa sahaja yang memulakan perjalanan sedemikian:
• Pengurusan perubahan • Pengurusan projek • Kefahaman Psikologi • Keupayaan Analisis • Perancangan strategik • Penilaian Keperluan • Penyampaian Faedah • Sabar • Optimisme
