1단계: 데이터 수집 및 평가
우리 프로젝트의 초기 단계에는 향후 HRIS(인적 자원 정보 시스템)를 사용할 주요 의사 결정자와의 광범위한 토론과 인터뷰가 포함되었습니다. 이들 개인의 목록은 다음과 같습니다:
- 최고경영자(CEO) - 최고 마케팅 책임자(CMO) - 정보 기술(IT) 이사 - 영업부서장 - 채용팀 전체
실제로 우리 조직 내의 전체 인력이 시스템과 상호 작용하지만, 이 단계에서 주요 목표는 주요 HR 절차를 확인하는 것이었습니다. 더욱이, 나는 실현 가능한 해결책을 고안하기 위해 기존의 과제를 인식해야 했습니다. 초기 단계에서는 각 프로세스의 기초적인 설명과 형식화가 필요하므로 시스템이 최종 사용자에게 적합한지 확인한 후에만 자동화를 시작할 수 있습니다.
프로세스 결함 발견
평가 단계에서는 특정 프로세스에서 일부 격차가 발견되었습니다. 예를 들어, 우리의 휴일 정책을 생각해 보십시오. 통일된 프로토콜이 없다는 것은 각 관리자가 기록을 유지하기 위한 자신만의 방법을 가지고 있다는 것을 의미했으며, 그 결과 휴가 데이터를 확인하는 데 사용할 수 있는 중앙 집중식 달력이 없다는 의미였습니다.
"고스트" 프로세스 식별
또 다른 흥미로운 발견은 우리가 "유령" 프로세스라고 부르는 것입니다. 이는 직원 해고와 관련이 있습니다. 정기적으로 필요하기는 하지만 표준화된 절차가 부족한 개입입니다. 문제는 필요한 문서, 최종 지불 프로세스, 해고 프로세스 완료를 위한 담당 직원에 대한 질문과 함께 적절한 의사소통과 이에 대한 정당성을 중심으로 이루어졌습니다. 따라서 이러한 긴급한 질문에 대한 답변을 개발하고 제시하며 검증하는 것이 필요했습니다.
우선순위 설정: 조직 변화를 위한 전략
우리 회사 내에서 수많은 도전과 문제가 생겨나고 있었고, 그로 인해 저는 점점 더 복잡해졌습니다. 그 일이 감당할 수 없을 정도로 거대해 보이는 순간이 있었습니다. "어디에서 이니셔티브를 시작해야 합니까? 긴급한 주의가 필요한 측면은 무엇입니까?" 나는 질문을 발견했다. 우리의 모든 요구 사항을 해결할 수 있는 포괄적인 시스템을 찾는 것은 어려운 일이었지만 꼭 필요한 일이었습니다.
전략적 접근 방식 수립
해결책을 찾으려는 마음가짐으로 문제를 체계적으로 해결하려고 노력했습니다. 나는 가장 시급한 인적 자원 문제를 감사하고 즉각적인 고려가 필요한 작업에 대한 데이터베이스를 만드는 첫 번째 단계를 밟았습니다.
의사결정 과정에 모든 주요 이해관계자를 참여시키기 위해 저는 각 관리자에게 이러한 어려움에 가치를 부여하도록 요청했습니다. 1점은 중요성이 낮다는 것을 나타내며, 이는 이 기능이 없으면 회사에서 거의 눈에 띄지 않을 것임을 의미합니다. 반면에 10점은 해당 측면이 수행되는 중요한 역할을 의미하며, 해당 측면이 없으면 작업이 크게 방해받을 수 있습니다. 답변을 수집한 후 이를 하나의 차트로 통합하고 점수를 집계했습니다.
최우선 순위 등장
데이터 분석은 우리의 가장 시급한 요구 사항을 명확하게 보여주었습니다. 즉, 직위 폐쇄(채용) 속도, 온보딩, 오프보딩 및 휴가 관리가 주요 관심사임이 입증되었습니다. 이 영역은 HRIS에 대한 비교 검토의 시작을 표시했습니다. 이는 조직을 효과적으로 정렬하고 운영 효율성을 높이기 위해 신속한 개선이 필요한 중요한 요소로 부각되었습니다.
실행 계획 수립
이러한 발견은 나의 행동 계획을 알려주는 원동력이 되었으며, 전략적 개선의 초석이 되었습니다. 이러한 우선순위 영역을 식별하는 것은 당면한 문제를 해결하는 것뿐만 아니라 인적 자원 전략의 미래 방향을 형성하는 데에도 필수적이었습니다. 목표는 분명했습니다. 이러한 주요 문제를 신속하게 해결하고 보다 효과적이고 효율적이며 조화로운 직장을 위한 길을 닦는 것입니다.
수정된 프로세스 구조 개요
원래 평가된 프로세스 중 절반이 존재하지 않았다는 점을 강조하는 것이 중요합니다. 자세히 말하자면 신입사원 교육, 해고 등 특정 프로토콜이 마련되어 있지만 통일된 관리 지침이 부족했다. 마찬가지로 채용 및 휴가 프로토콜도 운영되었지만 이를 둘러싼 수많은 불확실성으로 인해 명확성이 부족했습니다. 따라서 저는 이러한 프로세스를 조사하고, 가장 널리 퍼져 있는 격차를 파악하고, 이러한 문제를 해결하기 위한 혁신적이고 효율적인 업무 모델을 고안해야 한다는 것을 깨달았습니다.
프로세스 개선에 있어 이론과 문서화의 중요성
이론과 확실한 문서의 중요성을 강조하는 이유는 무엇인가요? 이러한 요소를 통해 HRIS(인적 자원 정보 시스템)의 핵심 전제 조건을 더 깊이 이해할 수 있기 때문입니다. 결과적으로 이러한 이해를 통해 사용 가능한 다양한 옵션 중에서 정보에 입각한 선택을 더 쉽게 하고 결과적으로 선택 실수의 위험을 최소화할 수 있습니다.
부적절한 선택으로 인한 잠재적 위험
선택 시 이러한 실수는 조직이 시스템을 구현할 때 종종 발생하지만 중요한 기능이 부족하거나 원하는 기능이 엄청나게 비싸다는 사실을 깨닫게 됩니다. 초기 단계에서 이론과 문서화에 집중함으로써 기업은 이러한 비용이 많이 드는 오류의 가능성을 크게 줄일 수 있습니다.
이상적인 HRIS 선택
이전 단계를 탐색하면서 올바른 HRIS(인적 자원 정보 시스템)를 선택하는 예기치 않게 간단하고 즐거운 작업이 이루어졌습니다. 나는 상위 4개 범주 각각에 대해 협상할 수 없는 요구 사항을 체계적으로 열거하고 여러 HRIS 시연 중에 이를 교차 조사했습니다.
다양한 HRIS 옵션 고려
이 단계에서 우리는 Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP 등 이름이 더 이상 기억나지 않는 몇 가지 HRIS 옵션을 평가하고 고려했습니다. 그러나 이러한 추가 대안은 우리의 최고 기준을 충족하지 못하여 고려 대상에서 제외되었습니다. 결국 인민군은 비록 근소한 차이로 승리를 거두었습니다. 비용, 구현 용이성, 사용자 친화적인 인터페이스, 필수 모듈 간의 균형이 가장 바람직한 것으로 나타났습니다.
향후 요구사항 평가
목록의 맨 위에 평가된 주요 HR 기능뿐만 아니라 나중에 중요해질 수 있는 후속 영역도 염두에 두는 것이 중요합니다. 선택한 시스템은 미래의 요구 사항을 수용할 수 있을 만큼 적응력이 있어야 합니다.
예를 들어 우리는 핵심 성과 지표(KPI)와 성과 중심 문화를 육성하는 것을 고려하고 있었습니다. 이러한 시스템을 별도로 구현하는 것은 비현실적입니다. 결과적으로 저는 HRIS 비교에 그러한 기능을 포함시켰습니다.
급여 모듈에 관해서는 당시에는 우리에게 아무런 의미가 없었고 이후 3년 동안에도 예상되지 않았습니다.
완벽한 HRIS를 위한 노력
모든 요구 사항을 완벽하게 충족하는 시스템을 찾는 것은 쓸데없는 노력입니다. 이론적으로 이러한 포괄적인 도구는 시장에 존재합니다. 그러나 실제로 이러한 기능은 지나치게 복잡하고 가격이 비싸며 배포, 사용자 교육 및 장기간 유지 관리가 어려운 경우가 많습니다.
대규모 IT 팀을 갖춘 대기업에서는 이러한 솔루션이 실현 가능하다고 생각할 수도 있지만 우리 상황에는 맞지 않았습니다. 따라서 완벽한 HRIS를 추구하려면 최상의 장기적 결과를 얻기 위해 실용성과 적응성이 균형을 이루어야 한다는 점을 기억하는 것이 중요합니다.
설정 정리
이 부분에서 제가 전달하고 싶은 중요한 측면 중 하나는 초기 단계에서 절차를 포괄적으로 설명하는 것이 미치는 영향이 크다는 것입니다. 이 접근 방식은 사용자의 선호도에 맞게 시스템 구성 프로세스를 간소화하여 효과적인 성능을 보장하는 데 도움이 됩니다. 설정을 단순화할 뿐만 아니라 전체 프로세스를 가속화하여 차질 없이 효율적인 결과를 얻을 수 있습니다.
교육을 통해 핵심 사용자 안내
서면 리소스, 비디오 콘텐츠, 설명 이미지, 설명 다이어그램 등 다양한 교육 요소를 만들어 사용자 친화적인 경험을 달성하는 것은 매우 유익합니다. 개발자가 가이드를 제공하기는 하지만, 이는 종종 단조롭고 개인적인 접촉이 부족한 것으로 간주될 수 있습니다.
맞춤형 교육 자료 제작
더 흥미로운 학습 과정을 장려하기 위해 저는 회사의 절차와 사례를 반영하는 교육 자료를 제작했습니다. 이러한 접근 방식을 통해 직원은 물론 전환으로 인해 특히 어려움을 겪는 직원도 새로운 도구를 사용할 수 있게 되었습니다.
새로운 도구에 대한 두려움 다루기
HRIS 관련 문제를 경험한 일부 개인은 새로운 시스템에 적응하는 것을 꺼렸습니다. 익숙하지 않다는 것 자체가 도전이었고, 시간을 투자하고, 적극적으로 배우고, 숙달하기 위해 노력하도록 촉구했습니다. 개인이 자신의 안락한 영역에 기본을 두는 것은 완전히 자연스러운 일이지만 이러한 기술 발전을 수용하면 효율성과 생산성이 향상될 수 있습니다.
테스트그룹과 함께 파일럿 계획 실행
프로젝트의 시험 단계를 위해 특별 그룹, 즉 매우 자발적이고 책임감 있는 채용 팀이 꼼꼼하게 선택되었습니다! 그들은 시스템과 최초로 상호 작용했으며 중요한 초기 운영 통찰력을 제공했습니다.
시스템 오류 식별 및 미세 조정 프로세스
배포 초기 단계에서는 설정 오류를 지적하고 중요한 프로세스를 수정했습니다. 이러한 사전 조치는 시스템 성능을 최적화하고 초기에 발생하는 문제를 해결하는 것을 목표로 했습니다.
일대일 인터뷰 실시
사용자의 관점에서 잠재적인 문제를 파악하기 위해 테스트 그룹의 각 구성원과 개인화된 인터뷰를 실시했습니다. 이 이니셔티브는 그들이 자신의 의견을 듣고 지지받고 있다는 느낌을 갖게 했을 뿐만 아니라 당면한 문제에 대한 더 깊은 이해도 가능하게 했습니다.
전사적 시행 준비
이 예비 단계에서 얻은 교훈과 통찰력은 인적 자원 정보 시스템(HRIS)이 더 넓은 회사에 도입되었을 때 엄청난 가치를 지녔습니다. 이 전략은 당시 약 260명으로 구성된 전체 인력에 대한 원활한 전환을 생성하는 데 성공했습니다.
포괄적인 전사적 HRIS 구현 시작
준비 및 점진적 실행의 필요성 인식
인정해야 할 주요 측면 중 하나는 적절한 준비가 본질적으로 필요하다는 것입니다. 이 과정에는 의심할 여지 없이 상당한 시간이 소요될 것입니다. 어떤 개혁이든, 심지어 개선을 위해 고안된 개혁이라도 도입하면 일반적으로 저항에 직면하게 됩니다. 이러한 반응은 익숙한 것에서 벗어나고 싶은 자연스러운 혐오감, 특히 익숙하지 않은 개념이나 시스템에 대한 자연스러운 혐오감에서 비롯됩니다. 따라서 인내심을 키우는 것이 중요합니다. 진행 과정은 체계적으로 진행되어야 하며, 관례적인 업무에서 새로운 HRIS(인적 자원 정보 시스템)로 일관되고 안내된 전환을 보장해야 합니다.참여 및 컨셉 판매 행위
다음으로 중요한 점은 직원의 의미 있는 참여 또는 마케팅 기술 활용입니다. 직원들에게 새로운 HRIS를 채택하도록 강요하는 대신, 이 새로운 설정 내에서 작업한다는 개념을 '판매'하는 것이 더 효과적인 접근 방식이 될 것입니다.다음과 같은 설득력 있는 질문을 던져보세요. 이 시스템은 동료 직원에게 무엇을 제공해야 합니까? HRIS를 도입하면 생활이 어떻게 관리하기 쉬워지나요? 동기 부여 요인은 팀 구조에 따라 다양하다는 점을 인식하세요. 따라서 조직 내 모든 그룹의 이익을 정확히 찾아내고 목표를 정하는 것이 필수적입니다.
발표단계 및 핵심인력 참여
한 가지 예를 강조하기 위해 HRIS를 처음 소개했을 때 새로 도입된 지식 저장소에 대한 논의로 프레젠테이션이 시작되었습니다. 호기심을 불러일으키고 시스템 사용을 장려하기 위해 첫 번째 게시물에는 의도적으로 흥미로운 제목을 붙였습니다. "급여 인상을 원하십니까? 달성 방법은 무엇입니까?"또한, 각 관리자 및 팀 리더와 별도의 세션을 진행하는 것이 우리 실행 전략의 필수적인 측면이 되었습니다. 나는 HRIS를 최대한 활용함으로써 팀 전체가 어떻게 이익을 얻을 수 있는지 강조했습니다. 이전의 불만과 실수를 되돌아보며 새로운 시스템이 어떻게 모든 것을 획기적으로 변화시켜 보다 효율적이고 효과적인 프로세스로 이어질 수 있는지 설명할 수 있었습니다.
1년 후의 성과
지난 한 해 동안의 발전을 관찰하면 다음 지표에서 강조된 주요 개선 사항을 알 수 있습니다.
동시 오픈 포지션 대폭 감소
채용 부서는 동시에 열려 있는 직위 수를 눈에 띄게 줄였습니다. 그 숫자는 60%나 감소했습니다.포지션 폐쇄율 증가
그럼에도 불구하고 공석이 채워지는 속도 역시 눈에 띄게 증가했다. 채용 노력의 효율성이 향상되어 공석 마감 시간이 50% 더 빨라졌습니다.첫 달 동안 감소한 이직률
온보딩 프로세스의 성공은 처음 3개월 동안 이직률이 절반으로 줄자 명백해졌습니다. 이러한 급격한 감소는 역할의 중요한 초기 기간 동안 직원 유지가 향상되었음을 나타냅니다.총 이직률 감소
개편된 HR 전략의 긍정적인 효과는 전체 이직률에서 뚜렷이 드러났으며, 이는 15% 감소하는 것으로 나타났습니다. 이러한 향상된 비율은 내부 HR 팀의 노력 덕분입니다.주요 채용 플랫폼 평가 강화
마지막으로, 오프보딩 프로세스 및 HR 브랜딩에 대한 노력 증가를 반영하여 우리 회사는 주요 직무 플랫폼에서 향상된 평가를 경험했습니다. 제3자 플랫폼의 이러한 승인은 구직자와 회사를 떠나는 직원 모두에 대한 우리의 전략적 조치의 효과를 입증합니다.디지털 시대 주요 성과
더욱 디지털화된 사회로의 전환에 따라 주목할 만하지만 디지털이 아닌 성과가 많이 이루어졌습니다.
명확한 조직 레이아웃 구성 이해하기 쉬운 조직도가 고안되어 관련된 모든 사람에게 명확성과 투명성을 보장합니다.
부서 간 커뮤니케이션 촉진 원격 작업 구조 내에서 상호 작용을 제한하는 경향이 있는 지리적 경계와 다양한 시간대에도 불구하고 우리는 문의 사항이 있는 동료에게 빠르고 번거롭지 않게 접근할 수 있는 환경을 조성했습니다. 이는 60개국에 걸쳐 분산된 완전 원격 및 분산 운영으로 인해 이전에 함께 일할 기회가 없었던 팀의 경우에도 마찬가지입니다.
기본규정에 대한 인식 제고 우리 직원들은 조직의 기본 규칙과 정책에 대해 잘 알고 있습니다. 또한, 필요할 때마다 필요한 모든 정보가 포함된 편리한 저장소가 존재합니다.
성과 중심 문화로의 진화
이러한 기본 원칙을 재확인하는 보람찬 한 해를 보낸 후, 우리는 전략적 전환을 위한 때가 무르익었다고 느꼈습니다. 우리는 성과 중심 가치로 정의되는 문화를 구축하기 시작했습니다. 기본적인 프로세스의 질서를 확립하고 인적 자원 정보 시스템(HRIS)을 구현함으로써 우리는 발전할 수 있는 길을 열었습니다. 이러한 패러다임의 변화는 팀 관리에 대한 우리의 접근 방식을 향상시켜 더 높은 기준을 달성하기 위한 여정을 시작했습니다.
앞으로의 항해를 위한 귀중한 기술
당연히 이 강력하고 매력적인 작업에는 특정 역량을 습득하는 것이 포함됩니다. 다음 기술은 귀하 또는 그러한 여정을 시작하는 모든 사람에게 매우 귀중한 것으로 입증됩니다.
• 변경 관리 • 프로젝트 관리 • 심리학의 이해 • 분석 능력 • 전략 기획 • 요구사항 평가 • 혜택 제시 • 인내심 • 낙관주의
