Fase uno: raccolta e valutazione dei dati
La fase iniziale del nostro progetto prevedeva ampie discussioni e interviste con i principali decisori che alla fine avrebbero utilizzato il prossimo Sistema informativo sulle risorse umane (HRIS). L'elenco di queste persone comprendeva:
- Amministratore delegato (CEO) - Direttore marketing (CMO) - Direttore della tecnologia dell'informazione (IT) - Responsabile del reparto vendite - L'intero team di reclutamento del personale
Sebbene, in effetti, l’intera forza lavoro all’interno della nostra organizzazione interagisca con il sistema, in questa fase l’obiettivo primario era quello di accertare le principali procedure HR. Inoltre, ho dovuto riconoscere le sfide esistenti per individuare soluzioni fattibili. Poiché la fase iniziale richiede l'illustrazione e la formalizzazione rudimentali di ciascun processo, l'automazione può essere avviata solo una volta confermata l'idoneità del sistema per i suoi utenti finali.
Scoprire le carenze del processo
La fase di valutazione ha messo in luce alcune lacune in alcuni processi. Consideriamo ad esempio le nostre politiche sulle vacanze. La mancanza di un protocollo uniforme significava che ogni manager aveva il proprio metodo per conservare i registri, con la conseguente assenza di un calendario centralizzato che potesse essere utilizzato per verificare i dati sulle ferie.
Identificazione dei processi "fantasma"
Un'altra scoperta interessante è stata quella che abbiamo definito un processo "fantasma". Si tratta del tema del licenziamento del personale: un intervento che, seppure richiesto periodicamente, non aveva una procedura standardizzata. Il dilemma ruotava attorno a un'adeguata comunicazione e giustificazione della stessa, insieme a domande sulla documentazione necessaria, sul processo di pagamento finale e sul personale responsabile per il completamento del processo di risoluzione. Pertanto, era necessario sviluppare, presentare e convalidare le risposte a queste pressanti domande.
Stabilire le priorità: una strategia per il cambiamento organizzativo
Una serie di sfide e problemi si stavano formando all’interno dei confini della nostra azienda, arrivando al punto in cui mi sono ritrovato immerso in un mare di complessità. C'erano momenti in cui l'enormità del compito sembrava insormontabile. "Dove lanciare l'iniziativa? Quali aspetti richiedono attenzione urgente?" Mi sono ritrovato a interrogarmi. La ricerca di un sistema completo in grado di soddisfare tutte le nostre esigenze sembrava scoraggiante, ma essenziale.
Formulazione di un approccio strategico
Con una mentalità affinata per trovare soluzioni, ho cercato di affrontare il problema in modo organizzato. Ho fatto il primo passo esaminando i dilemmi più urgenti delle risorse umane, creando un database delle attività che richiedevano una considerazione immediata.
Per coinvolgere tutti i principali stakeholder nel processo decisionale, ho chiesto a ciascun manager di assegnare un valore a queste difficoltà. Un punteggio pari a 1 indica un basso livello di importanza, il che implica che l'assenza di questa caratteristica rimarrebbe in gran parte inosservata all'interno dell'azienda. D'altro canto, un punteggio pari a 10 indica il ruolo vitale svolto da un aspetto, al punto che il lavoro sarebbe notevolmente ostacolato in sua assenza. Dopo aver raccolto le risposte, le ho poi riunite in un unico grafico e ho sommato i punteggi.
Emergono le priorità principali
L’analisi dei dati ha dipinto un quadro chiaro delle nostre esigenze più immediate: la velocità di chiusura delle posizioni (reclutamento), onboarding, offboarding e gestione delle ferie si sono rivelate le preoccupazioni principali. Queste aree hanno segnato l’inizio della mia revisione comparativa di HRIS. Si sono distinti come elementi critici che richiedevano un rapido miglioramento per allineare in modo efficace la nostra organizzazione e aumentare l'efficienza operativa.
Elaborazione di un piano d'azione
Questi risultati sono diventati la forza trainante che ha informato il mio piano d’azione, fungendo da pietra angolare per miglioramenti strategici. L’identificazione di queste aree prioritarie è stata essenziale non solo per risolvere le preoccupazioni immediate, ma anche per definire le direzioni future della nostra strategia per le risorse umane. L’obiettivo era chiaro: affrontare tempestivamente queste problematiche evidenziate e aprire la strada a un ambiente di lavoro più efficace, efficiente e armonioso.
Una panoramica della struttura del processo modificata
È fondamentale sottolineare che la metà dei processi originariamente valutati erano inesistenti. Per approfondire, alcuni protocolli come la formazione dei nuovi assunti e la cessazione del rapporto di lavoro erano in atto, ma mancavano di linee guida governative uniformi. Allo stesso modo, i protocolli di reclutamento e ferie erano operativi ma mancavano di chiarezza a causa delle numerose incertezze che li circondavano. Pertanto, ho ritenuto necessario esaminare questi processi, identificare le lacune più diffuse e ideare un modello di lavoro innovativo ed efficiente per affrontare questi problemi.
L'importanza della teoria e della documentazione nel miglioramento dei processi
Perché enfatizzare l'importanza della teoria e della solida documentazione? È perché questi elementi ti forniscono una comprensione più profonda dei prerequisiti fondamentali per un sistema informativo sulle risorse umane (HRIS). Questa comprensione, a sua volta, rende più semplice fare una scelta informata tra la moltitudine di opzioni disponibili, riducendo successivamente al minimo il rischio di errori di selezione.
Potenziali rischi di selezione impropria
Tali errori di selezione spesso si materializzano quando un'organizzazione implementa un sistema, solo per rendersi conto che manca una funzionalità cruciale o che la funzionalità desiderata è proibitivamente costosa. Concentrandosi sulla teoria e sulla documentazione nelle fasi iniziali, le aziende possono ridurre significativamente il rischio di questi costosi errori.
Scegliere l'HRIS ideale
L'esplorazione delle fasi precedenti ha portato a un compito inaspettatamente semplice e divertente: scegliere il giusto sistema informativo per le risorse umane (HRIS). Ho elencato metodicamente i requisiti non negoziabili per ciascuna delle quattro categorie principali e li ho esaminati durante diverse dimostrazioni HRIS.
Considerare varie opzioni HRIS
Durante questa fase, abbiamo valutato e contemplato una gamma di opzioni HRIS come Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP e alcune altre di cui non ricordo più i nomi. Tuttavia, queste alternative aggiuntive non sono riuscite a soddisfare i nostri criteri principali e quindi sono state eliminate dalla considerazione. Alla fine, People Force ha ottenuto la vittoria, anche se con un margine ristretto. L'equilibrio raggiunto tra costo, facilità di implementazione, interfacce user-friendly e moduli necessari è risultato essere il più auspicabile.
Valutazione per i requisiti futuri
È fondamentale tenere a mente non solo le funzioni chiave delle risorse umane classificate in cima alla lista, ma anche le aree successive che potrebbero diventare importanti in futuro. Il sistema scelto dovrebbe essere sufficientemente adattabile per soddisfare le esigenze future.
Ad esempio, stavamo valutando la possibilità di coltivare indicatori chiave di prestazione (KPI) e una cultura orientata alla performance. L’attuazione di un tale sistema separatamente sarebbe poco pratica. Di conseguenza, mi sono assicurato di includere tali capacità nei miei confronti HRIS.
Per quanto riguarda il modulo buste paga, per noi allora non aveva alcun significato e non lo sarebbe stato nemmeno nei tre anni successivi.
Alla ricerca dell'HRIS perfetto
Cercare un sistema che soddisfi pienamente tutte le esigenze è un’impresa inutile. In teoria, sul mercato esistono strumenti così completi. Tuttavia, in realtà questi sono spesso eccessivamente complessi, dai prezzi esorbitanti e rappresentano una sfida da implementare, istruire gli utenti e mantenere per un periodo prolungato.
Sebbene le aziende più grandi dotate di team IT considerevoli possano ritenere fattibili tali soluzioni, non si adattano alle nostre circostanze. Pertanto, è fondamentale ricordare che la ricerca dell'HRIS perfetta dovrebbe essere bilanciata con la praticità e l'adattabilità per ottenere i migliori risultati a lungo termine.
Organizzazione delle impostazioni
Un aspetto cruciale che vorrei trasmettere in questa parte è l’impatto significativo di una definizione esaustiva delle procedure nelle fasi iniziali. Questo approccio aiuta a semplificare il processo di configurazione del sistema adattandolo alle tue preferenze, garantendone così prestazioni efficaci. Non solo semplificherà la configurazione, ma accelererà anche il processo complessivo, portando a risultati efficienti senza causare battute d’arresto.
Guidare gli utenti Crucial attraverso la formazione
Ottenere un'esperienza user-friendly creando diversi elementi educativi (risorse scritte, contenuti video, immagini illustrative e diagrammi esplicativi) è notevolmente vantaggioso. Sebbene gli sviluppatori forniscano guide, spesso possono essere viste come insipide e prive di tocco personale.
Creazione di materiali formativi personalizzati
Al fine di promuovere un processo di apprendimento più coinvolgente , ho prodotto risorse di formazione che riflettono le procedure e gli esempi della nostra azienda. Questo approccio ha facilitato il passaggio dei nostri dipendenti all'utilizzo del nuovo strumento, anche per coloro che sono stati particolarmente sfidati dalla transizione.
Affrontare la paura dei nuovi strumenti
Alcune persone che avevano avuto problemi con l'HRIS erano riluttanti ad adattarsi al nuovo sistema. La stessa mancanza di familiarità rappresentava una sfida, spingendoli a investire tempo, imparare in modo proattivo e impegnarsi nella padronanza. È del tutto naturale che le persone rientrino nella propria zona di comfort, ma abbracciare questo progresso tecnologico potrebbe portare a una maggiore efficienza e produttività.
Esecuzione dello schema pilota con il gruppo di prova
Per la fase di prova del progetto è stato meticolosamente scelto un gruppo speciale: il team di reclutamento altamente motivato e responsabile! Sono stati i primi a interagire con il sistema e hanno fornito informazioni operative iniziali cruciali.
Identificazione degli errori di sistema e processi di messa a punto
Durante la fase iniziale dell'implementazione, sono riuscito a evidenziare gli errori di configurazione e a modificare i processi laddove vitale. Questa azione proattiva era finalizzata a ottimizzare le prestazioni del sistema e ad affrontare tempestivamente eventuali problemi iniziali.
Condurre interviste individuali
Nel tentativo di discernere le potenziali sfide dal punto di vista dell'utente, ho condotto interviste personalizzate con ciascun membro del gruppo di prova. Questa iniziativa non solo ha assicurato che si sentissero ascoltati e supportati, ma ha anche consentito una comprensione più profonda delle questioni in questione.
Preparazione per l'implementazione a livello aziendale
Le lezioni apprese e le intuizioni raccolte da questa fase preliminare sono state di enorme valore quando il sistema informativo delle risorse umane (HRIS) è stato introdotto nell'azienda nel suo insieme. La strategia è riuscita a generare una transizione graduale per l’intera forza lavoro, che a quel punto costituiva circa 260 persone.
Avvio di un'implementazione HRIS completa a livello aziendale
Riconoscere la necessità di preparazione e attuazione graduale
Uno degli aspetti principali da riconoscere è l'inerente necessità di un'adeguata preparazione; questo processo richiederà sicuramente un tempo significativo. L’introduzione di qualsiasi riforma, anche quelle pensate per migliorare, incontra comunemente resistenze. Questa reazione deriva da una naturale avversione ad allontanarsi dal familiare, ancor più verso un concetto o sistema non familiare. Pertanto, promuovere la pazienza è vitale. I progressi devono essere ritmati metodicamente, garantendo una transizione coerente e guidata dai loro compiti consueti al nuovo sistema informativo sulle risorse umane (HRIS).Atti di coinvolgimento e vendita del concetto
Il prossimo punto cruciale comprende il coinvolgimento significativo del personale o lo sfruttamento delle proprie capacità di marketing. Invece di costringere i dipendenti ad adottare il nuovo HRIS, un approccio più efficace sarebbe quello di “vendere” il concetto di lavorare all’interno di questo nuovo assetto.Poni domande convincenti come: cosa ha da offrire questo sistema ai tuoi colleghi di lavoro? In che modo la vita diventa più gestibile con l'introduzione dell'HRIS? Riconoscere che i fattori motivazionali variano nelle diverse strutture del team. Pertanto, diventa essenziale individuare e indirizzare gli interessi di ogni gruppo all’interno dell’organizzazione.
La fase di presentazione e il coinvolgimento del personale chiave
Per evidenziare un esempio, quando abbiamo introdotto per la prima volta l'HRIS, la nostra presentazione è iniziata con una discussione su un archivio di conoscenze appena introdotto. Per accendere la curiosità e incoraggiare l'utilizzo del sistema, il nostro primo post aveva un titolo volutamente intrigante: "Vuoi un aumento di stipendio? Come ottenerlo?"Inoltre, condurre sessioni separate con ciascun manager e team leader è diventato un aspetto essenziale della nostra strategia di implementazione. Ho sottolineato come i loro team nel loro insieme trarrebbero vantaggio dal pieno utilizzo dell'HRIS. Riflettendo sulle lamentele e sugli errori precedenti, ho anche potuto illustrare come il nuovo sistema potrebbe cambiare drasticamente tutto, portando a processi più efficienti ed efficaci.
Risultati un anno dopo
L’osservazione degli sviluppi nell’ultimo anno indica importanti miglioramenti, evidenziati nei seguenti parametri:
Riduzione significativa delle posizioni aperte contemporaneamente
L'ufficio assunzioni ha comportato una notevole riduzione del numero di posizioni aperte contemporaneamente. Il numero è sceso di un forte 60%.Aumento del tasso di chiusura delle posizioni
Ciononostante, anche la velocità con cui i posti vacanti sono stati coperti ha registrato un notevole aumento. Gli sforzi di reclutamento sono aumentati in termini di efficienza, con una chiusura delle posizioni aperte più rapida del 50%.Tassi di turnover in calo durante i primi mesi
Il successo del processo di onboarding è diventato evidente quando il tasso di turnover nei primi tre mesi è stato dimezzato. Questo calo significativo dimostra una maggiore fidelizzazione dei dipendenti durante il periodo critico iniziale nei loro ruoli.Calo dei tassi di turnover totale
L'effetto positivo delle nostre rinnovate strategie HR è diventato evidente nel tasso di turnover complessivo, che ha osservato una riduzione del 15%. Questo rapporto migliorato è merito degli sforzi del nostro team interno delle risorse umane.Valutazioni migliorate sulle principali piattaforme di lavoro
Infine, riflettendo i nostri maggiori sforzi nei processi di offboarding e nel branding delle risorse umane, la nostra azienda ha ottenuto valutazioni migliori sulle principali piattaforme di lavoro. Questa approvazione da parte di piattaforme di terze parti testimonia l'efficacia delle nostre azioni strategiche sia sulle persone in cerca di lavoro che sui dipendenti che lasciano l'azienda.Risultati chiave nell'era digitale
Sulla scia della transizione verso una società più digitalizzata, sono stati raggiunti numerosi risultati degni di nota, ma non digitali:
Formulare un layout organizzativo inequivocabile Sono stati ideati organigrammi di facile comprensione, garantendo chiarezza e trasparenza per tutti i soggetti coinvolti.
Promuovere la comunicazione tra dipartimenti Nonostante i confini geografici e i diversi fusi orari che tendono a limitare l'interazione all'interno delle strutture di lavoro a distanza, abbiamo promosso un ambiente che incoraggia un accesso rapido e senza problemi ai colleghi per domande. Questo vale anche per i team con cui forse non si sarebbe avuto l'opportunità di lavorare in precedenza, grazie alle nostre operazioni completamente remote e decentralizzate sparse in 60 paesi.
Aumentare la consapevolezza delle normative di base I nostri dipendenti sono ben informati sulle regole e le politiche fondamentali dell’organizzazione. Inoltre, esiste un pratico repository contenente tutte le informazioni necessarie per ogni volta che hanno bisogno di un rapido aggiornamento.
Un'evoluzione verso una cultura orientata alla performance
Dopo aver trascorso un altro anno gratificante riaffermando questi fondamentali, abbiamo ritenuto che i tempi fossero maturi per una transizione strategica. Abbiamo iniziato a creare una cultura definita da valori orientati alla performance. Coltivando l'ordine nei processi rudimentali e implementando i sistemi informativi sulle risorse umane (HRIS), abbiamo aperto la strada al progresso. Questo cambio di paradigma ha elevato il nostro approccio alla gestione del team, avviando un viaggio verso il raggiungimento di standard più elevati.
Competenze preziose per il viaggio in avanti
Naturalmente, questo compito formidabile e avvincente implica la padronanza di determinate competenze. Le seguenti competenze si riveleranno preziose per te o per chiunque intraprenda un viaggio del genere:
• Cambio gestione • Gestione del progetto • Comprensione della psicologia • Capacità analitiche • Pianificazione strategica • Valutazione dei bisogni • Presentazione dei vantaggi • Pazienza • Ottimismo
