Etapa uno: recopilación y evaluación de datos
La fase inicial de nuestro proyecto implicó extensas discusiones y entrevistas con los principales tomadores de decisiones que eventualmente utilizarían el próximo Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS). La lista de estas personas comprendía:
- Director ejecutivo (CEO) - Director de marketing (CMO) - Director de Tecnologías de la Información (TI) - Jefe del Departamento de Ventas - Todo el equipo de contratación de personal
Si bien, de hecho, toda la fuerza laboral dentro de nuestra organización interactuaría con el sistema, en esta etapa, el objetivo principal era determinar los principales procedimientos de recursos humanos. Además, tuve que reconocer los desafíos existentes para poder idear soluciones viables. Dado que la fase inicial requiere la ilustración rudimentaria y la formalización de cada proceso, la automatización sólo puede iniciarse una vez que confirmemos la idoneidad del sistema para sus usuarios finales.
Descubrir deficiencias en el proceso
La etapa de evaluación dejó al descubierto algunas lagunas en determinados procesos. Considere nuestras políticas de vacaciones, por ejemplo. La falta de un protocolo uniforme significaba que cada gerente tenía su propio método para mantener registros, lo que resultaba en la ausencia de un calendario centralizado que pudiera usarse para verificar los datos de las licencias.
Identificación de procesos "fantasmas"
Otro descubrimiento interesante fue lo que denominamos proceso "fantasma". Se trata del despido de empleados: una intervención que, si bien se requería periódicamente, carecía de un procedimiento estandarizado. El dilema giraba en torno a la comunicación adecuada y la justificación de la misma, junto con preguntas sobre la documentación necesaria, el proceso de pago final y el personal responsable de completar el proceso de rescisión. Por lo tanto, era necesario desarrollar, presentar y validar respuestas a estas preguntas urgentes.
Establecimiento de prioridades: una estrategia para el cambio organizacional
Una serie de desafíos y problemas se habían estado gestando dentro de los límites de nuestra empresa, llegando a un punto en el que me encontré absorto en un mar de complejidades. Hubo momentos en que la enormidad de la tarea parecía insuperable. "¿Dónde debería lanzar la iniciativa? ¿Qué aspectos requieren atención urgente?" Me encontré cuestionando. La búsqueda de un sistema integral capaz de abordar todas nuestras necesidades parecía desalentadora, pero esencial.
Formulación de un enfoque estratégico
Con una mentalidad orientada a encontrar soluciones, me esforcé por abordar el problema de manera organizada. Di el primer paso auditando los dilemas más apremiantes de recursos humanos y creando una base de datos de las tareas que exigían consideración inmediata.
Para involucrar a todas las partes interesadas clave en el proceso de toma de decisiones, pedí a cada gerente que asignara un valor a estas dificultades. Una puntuación de 1 indicaba un nivel bajo de importancia, lo que implica que la ausencia de esta característica pasaría desapercibida en la empresa. Por otro lado, una puntuación de 10 significaba el papel vital que desempeñaba un aspecto, hasta el punto de que el trabajo se vería significativamente obstaculizado en su ausencia. Después de reunir las respuestas, las consolidé en un solo cuadro y conté las puntuaciones.
Surgen las principales prioridades
El análisis de los datos mostró una imagen clara de nuestras necesidades más inmediatas: la velocidad del cierre de puestos (reclutamiento), la incorporación, la baja y la gestión de vacaciones resultaron ser las principales preocupaciones. Estas áreas marcaron el comienzo de mi revisión comparativa de HRIS. Se destacaron como elementos críticos que exigieron una rápida mejora para alinear nuestra organización de manera efectiva y aumentar la eficiencia operativa.
Elaboración de un plan de acción
Estos hallazgos se convirtieron en la fuerza impulsora que informó mi plan de acción y sirvieron como piedra angular para mejoras estratégicas. Identificar estas áreas prioritarias no sólo fue esencial para rectificar las preocupaciones inmediatas, sino también para dar forma a las direcciones futuras de nuestra estrategia de recursos humanos. El objetivo era claro: abordar rápidamente estas cuestiones destacadas y allanar el camino para un lugar de trabajo más eficaz, eficiente y armonioso.
Una descripción general de la estructura del proceso modificada
Es crucial resaltar que la mitad de los procesos evaluados originalmente eran inexistentes. Para profundizar, se implementaron ciertos protocolos, como la capacitación de nuevos empleados y la terminación del empleo, pero carecían de pautas rectoras uniformes. De manera similar, los protocolos de contratación y vacaciones estaban operativos pero carecían de claridad debido a las numerosas incertidumbres que los rodeaban. Por lo tanto, encontré necesario examinar estos procesos, identificar las brechas más frecuentes e idear un modelo de trabajo innovador y eficiente para abordar estos problemas.
La importancia de la teoría y la documentación en la mejora de procesos
¿Por qué enfatizar la importancia de la teoría y la documentación sólida? Esto se debe a que estos elementos le brindan una comprensión más profunda de los requisitos previos básicos de un Sistema de información de recursos humanos (HRIS). Esta comprensión, a su vez, hace que sea más fácil tomar una decisión informada entre la multitud de opciones disponibles, minimizando posteriormente el riesgo de errores de selección.
Riesgos potenciales de una selección inadecuada
Estos errores de selección a menudo se materializan cuando una organización implementa un sistema, sólo para darse cuenta de que carece de una funcionalidad crucial o que la característica deseada es prohibitivamente costosa. Al centrarse en la teoría y la documentación en las primeras etapas, las empresas pueden reducir significativamente la posibilidad de que se produzcan estos costosos errores.
Elegir el SIRH ideal
Navegar por las etapas anteriores condujo a una tarea inesperadamente sencilla y agradable: elegir el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) adecuado. Enumeré metódicamente los requisitos no negociables para cada una de las cuatro categorías principales y los interrogué durante varias demostraciones de HRIS.
Considerando varias opciones HRIS
Durante esta fase, evaluamos y contemplamos una variedad de opciones de HRIS como Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP y algunas más cuyos nombres ya no recuerdo. Sin embargo, estas alternativas adicionales no cumplieron con nuestros criterios principales y, por lo tanto, fueron eliminadas de nuestra consideración. Finalmente, People Force reclamó la victoria, aunque por un estrecho margen. Se consideró que lo más deseable era lograr el equilibrio entre costo, facilidad de implementación, interfaces fáciles de usar y los módulos necesarios.
Evaluación de requisitos futuros
Es fundamental tener en cuenta no sólo las funciones clave de recursos humanos que se encuentran en la parte superior de su lista, sino también las áreas posteriores que podrían volverse importantes en el futuro. El sistema elegido debe ser lo suficientemente adaptable para adaptarse a las necesidades futuras.
Por ejemplo, estábamos considerando cultivar unos indicadores clave de rendimiento (KPI) y una cultura orientada al rendimiento. Implementar un sistema de este tipo por separado no sería práctico. En consecuencia, me aseguré de incluir dichas capacidades en mis comparaciones HRIS.
En cuanto al módulo de nómina, no tenía ninguna importancia para nosotros entonces, ni se esperaba que la tuviera en los tres años siguientes.
Luchando por el HRIS perfecto
Buscar un sistema que satisfaga por completo todas las necesidades es un esfuerzo inútil. En teoría, este tipo de herramientas integrales existen en el mercado. Sin embargo, en realidad, estos suelen ser demasiado complejos, con precios exorbitantes y un desafío para implementarlos, educar a los usuarios y mantenerlos durante un período prolongado.
Si bien las corporaciones más grandes equipadas con importantes equipos de TI podrían encontrar factibles estas soluciones, no se ajustaban a nuestras circunstancias. Por lo tanto, es fundamental recordar que la búsqueda del HRIS perfecto debe equilibrarse con la practicidad y la adaptabilidad para obtener los mejores resultados a largo plazo.
Organizar la configuración
Un aspecto crucial que me gustaría transmitir en esta parte es el impacto significativo de delinear exhaustivamente sus procedimientos en las fases iniciales. Este enfoque ayuda a agilizar el proceso de configuración del sistema adaptado a sus preferencias, garantizando así su rendimiento efectivo. No sólo simplificará la configuración, sino que también acelerará el proceso general, lo que conducirá a resultados eficientes sin causar contratiempos.
Guiar a los usuarios cruciales a través de la formación
Lograr una experiencia fácil de usar mediante la creación de diversos elementos educativos (recursos escritos, contenido de video, imágenes ilustrativas y diagramas explicativos) es notablemente beneficioso. Aunque los desarrolladores proporcionan guías, a menudo pueden considerarse insulsas y carentes de toque personal.
Creación de materiales de formación personalizados
Para promover un proceso de aprendizaje más atractivo , produje recursos de capacitación que reflejan los procedimientos y ejemplos de nuestra propia empresa. Este enfoque facilitó la transición de nuestros empleados al uso de la nueva herramienta, incluso para aquellos que se vieron particularmente desafiados por la transición.
Cómo afrontar el miedo a las nuevas herramientas
Algunas personas que habían experimentado problemas con el HRIS se mostraron reacias a adaptarse al nuevo sistema. La falta de familiaridad en sí misma planteaba un desafío, instándolos a invertir tiempo, aprender de manera proactiva y esforzarse por dominarlo. Es completamente natural que las personas abandonen sus zonas de confort, pero adoptar este avance tecnológico podría conducir a una mayor eficiencia y productividad.
Ejecución del plan piloto con el grupo de prueba
Para la fase de prueba del proyecto se eligió meticulosamente un grupo especial: ¡el equipo de contratación altamente motivado y responsable! Fueron los primeros en interactuar con el sistema y proporcionaron información operativa inicial crucial.
Identificación de errores del sistema y procesos de ajuste
Durante la etapa inicial de implementación, logré señalar errores de configuración y modificar los procesos cuando fuera necesario. Esta acción proactiva tenía como objetivo optimizar el rendimiento del sistema y abordar cualquier problema inicial desde el principio.
Realización de entrevistas individuales
En un esfuerzo por discernir los desafíos potenciales desde la perspectiva del usuario, realicé entrevistas personalizadas con cada miembro del grupo de prueba. Esta iniciativa no sólo aseguró que se sintieran escuchados y apoyados, sino que también permitió una comprensión más profunda de los problemas en cuestión.
Preparación para la implementación en toda la empresa
Las lecciones aprendidas y los conocimientos adquiridos en esta etapa preliminar fueron de enorme valor cuando se introdujo el Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS) a toda la empresa. La estrategia logró generar una transición fluida para toda la fuerza laboral, que en ese momento constituía aproximadamente 260 personas.
Iniciar una implementación integral de HRIS en toda la empresa
Reconocer la necesidad de preparación e implementación gradual
Uno de los principales aspectos a reconocer es la necesidad inherente de una preparación adecuada; Sin duda, este proceso requerirá un período de tiempo significativo. La introducción de cualquier reforma, incluso aquellas diseñadas para mejorar, comúnmente enfrenta resistencia. Esta reacción surge de una aversión natural a alejarse de lo familiar, más aún hacia un concepto o sistema desconocido. Por tanto, fomentar la paciencia es vital. El progreso debe realizarse de manera metódica, asegurando una transición consistente y guiada de sus deberes habituales al novedoso Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS).Actos de compromiso y venta del concepto
El siguiente punto crucial abarca la participación significativa del personal o el aprovechamiento de sus habilidades de marketing. En lugar de obligar a los empleados a adoptar el nuevo HRIS, un enfoque más eficaz sería "vender" el concepto de trabajar dentro de esta nueva configuración.Plantee preguntas convincentes como: ¿Qué tiene este sistema para ofrecer a sus compañeros de trabajo? ¿Cómo se vuelve la vida más manejable con la introducción del HRIS? Reconozca que los factores motivacionales varían según las diferentes estructuras de equipo. Por lo tanto, resulta esencial identificar y abordar los intereses de cada grupo dentro de la organización.
La etapa de presentación y el compromiso con el personal clave
Para resaltar un ejemplo, cuando presentamos por primera vez el HRIS, nuestra presentación comenzó con una discusión sobre un depósito de conocimientos recientemente introducido. Para despertar la curiosidad y fomentar el uso del sistema, nuestra primera publicación tenía un título intencionalmente intrigante: "¿Quiere un aumento salarial? ¿Cómo lograrlo?"Además, la realización de sesiones separadas con cada gerente y líder de equipo se convirtió en un aspecto esencial de nuestra estrategia de implementación. Me propuse enfatizar cómo sus equipos en su conjunto se beneficiarían de la plena utilización del HRIS. Al reflexionar sobre quejas y errores anteriores, también pude ilustrar cómo el nuevo sistema podría cambiar todo drásticamente, dando lugar a procesos más eficientes y eficaces.
Logros un año después
La observación de la evolución del año pasado indica mejoras importantes, destacadas en las siguientes métricas:
Reducción significativa de posiciones abiertas simultáneamente
El departamento de contratación consiguió una notable reducción del número de puestos abiertos al mismo tiempo. El número cayó en un fuerte 60%.Aumento de la tasa de cierres de posiciones
No obstante, la velocidad con la que se cubrieron las vacantes también experimentó un aumento notable. Los esfuerzos de contratación aumentaron en eficiencia, lo que resultó en un cierre de puestos vacantes un 50% más rápido.Tasas de rotación reducidas durante los meses iniciales
El éxito del proceso de incorporación se hizo evidente cuando la tasa de rotación en los primeros tres meses se redujo a la mitad. Esta disminución significativa demuestra una mayor retención de empleados durante el período inicial crítico en sus funciones.Disminución de las tasas de rotación total
El efecto positivo de nuestras estrategias renovadas de recursos humanos se hizo evidente en la tasa de rotación general, que observó una reducción del 15%. Esta proporción mejorada se atribuye a los esfuerzos de nuestro equipo interno de recursos humanos.Calificaciones mejoradas en las principales plataformas de empleo
Por último, como reflejo de nuestros mayores esfuerzos en los procesos de salida de personal y la marca de RR.HH., nuestra empresa experimentó mejores calificaciones en plataformas laborales clave. Este respaldo de plataformas de terceros demuestra la efectividad de nuestras acciones estratégicas tanto para los solicitantes de empleo como para los empleados que abandonan la empresa.Logros clave en la era digital
A raíz de la transición a una sociedad más digitalizada, se han logrado una gran cantidad de logros dignos de mención, aunque no digitales:
Formulación de un diseño organizativo inequívoco Se han elaborado organigramas de fácil comprensión, que garantizan claridad y transparencia para todos los involucrados.
Promoción de la comunicación entre departamentos A pesar de los límites geográficos y las diferentes zonas horarias que tienden a limitar la interacción dentro de las estructuras de trabajo remoto, hemos fomentado un entorno que fomenta el acceso rápido y sin complicaciones a los colegas para realizar consultas. Esto es cierto incluso para equipos con los que quizás no se haya tenido la oportunidad de trabajar anteriormente, debido a nuestras operaciones totalmente remotas y descentralizadas repartidas en 60 países.
Aumento de la concienciación sobre las normas básicas Nuestros empleados están bien informados sobre las reglas y políticas fundamentales de la organización. Además, existe un repositorio útil que contiene toda la información necesaria para cuando necesiten un repaso rápido.
Una evolución hacia una cultura orientada al rendimiento
Después de pasar otro año gratificante reafirmando estos fundamentos, sentimos que había llegado el momento de una transición estratégica. Comenzamos a forjar una cultura definida por valores impulsados por el desempeño. Al cultivar el orden en procesos rudimentarios e implementar Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS), hemos abierto caminos para el progreso. Este cambio de paradigma ha elevado nuestro enfoque en la gestión de equipos, iniciando un viaje hacia el logro de estándares más altos.
Habilidades valiosas para el viaje futuro
Naturalmente, esta formidable y fascinante tarea implica dominar determinadas competencias. Las siguientes habilidades resultarán invaluables para usted o cualquiera que se embarque en un viaje de este tipo:
• Gestión del cambio • Gestión de proyectos • Comprensión de la psicología • Habilidades analíticas • Planificación estratégica • Evaluación de Necesidades • Presentación de Beneficios • Paciencia • Optimismo
