Stufe eins: Datenerfassung und -auswertung
Die Anfangsphase unseres Projekts umfasste ausführliche Diskussionen und Interviews mit den Hauptentscheidungsträgern, die schließlich das kommende Human Resource Information System (HRIS) nutzen würden. Die Liste dieser Personen umfasste:
- Chief Executive Officer (CEO) - Chief Marketing Officer (CMO) - Direktor für Informationstechnologie (IT) - Leiter der Vertriebsabteilung - Das gesamte Personalrekrutierungsteam
Während tatsächlich die gesamte Belegschaft unserer Organisation mit dem System interagieren würde, bestand das Hauptziel in dieser Phase darin, die wichtigsten HR-Verfahren zu ermitteln. Darüber hinaus musste ich bestehende Herausforderungen erkennen, um realisierbare Lösungen zu erarbeiten. Da in der Anfangsphase die rudimentäre Abbildung und Formalisierung jedes Prozesses erforderlich ist, kann die Automatisierung erst eingeleitet werden, wenn wir die Eignung des Systems für seine Endbenutzer bestätigt haben.
Prozessdefizite entdecken
In der Evaluierungsphase wurden einige Lücken in bestimmten Prozessen aufgedeckt. Denken Sie zum Beispiel an unsere Urlaubsregelungen. Das Fehlen eines einheitlichen Protokolls bedeutete, dass jeder Manager seine eigene Methode zur Führung von Aufzeichnungen hatte – was dazu führte, dass kein zentraler Kalender vorhanden war, der zur Überprüfung der Urlaubsdaten verwendet werden konnte.
„Geister“-Prozesse identifizieren
Eine weitere interessante Entdeckung war das, was wir als „Phantom“-Prozess bezeichneten. Dies betrifft die Kündigung von Mitarbeitern: ein Eingriff, der zwar regelmäßig erforderlich war, für den es jedoch an einem standardisierten Verfahren mangelte. Das Dilemma drehte sich um die angemessene Kommunikation und Begründung dafür sowie um Fragen zur notwendigen Dokumentation, zum endgültigen Zahlungsvorgang und zu den für die Abwicklung des Kündigungsprozesses verantwortlichen Mitarbeitern. Daher war es notwendig, Antworten auf diese dringenden Fragen zu entwickeln, zu präsentieren und zu validieren.
Prioritäten festlegen: Eine Strategie für organisatorische Veränderungen
Innerhalb unseres Unternehmens brauten sich eine Vielzahl von Herausforderungen und Problemen zusammen, die so weit eskalierten, dass ich mich in einem Meer von Komplexitäten wiederfand. Es gab Momente, in denen die enorme Aufgabe unüberwindbar schien. „Wo soll ich die Initiative starten? Welche Aspekte erfordern dringend Aufmerksamkeit?“ Ich stellte fest, dass ich Fragen stellte. Die Suche nach einem umfassenden System, das alle unsere Bedürfnisse erfüllen kann, schien entmutigend und dennoch unerlässlich.
Formulieren eines strategischen Ansatzes
Mit einer lösungsorientierten Einstellung bemühte ich mich, das Problem auf organisierte Weise anzugehen. Den ersten Schritt machte ich, indem ich die dringendsten Personalprobleme prüfte und eine Datenbank mit den Aufgaben erstellte, die eine sofortige Überlegung erforderten.
Um alle wichtigen Stakeholder in den Entscheidungsprozess einzubeziehen, habe ich jeden Manager gebeten, diesen Schwierigkeiten einen Wert zuzuordnen. Ein Wert von 1 weist auf eine geringe Wichtigkeit hin, was bedeutet, dass das Fehlen dieses Merkmals im Unternehmen weitgehend unbemerkt bleiben würde. Andererseits bedeutete ein Wert von 10 die entscheidende Rolle, die ein Aspekt spielte, und zwar in dem Maße, dass die Arbeit ohne ihn erheblich erschwert würde. Nachdem ich die Antworten gesammelt hatte, konsolidierte ich sie in einem einzigen Diagramm und zählte die Ergebnisse zusammen.
Oberste Prioritäten entstehen
Die Datenanalyse zeichnete ein klares Bild unserer dringendsten Bedürfnisse: Die Geschwindigkeit der Stellenbesetzungen (Rekrutierung), des Onboardings, Offboardings und der Urlaubsverwaltung erwies sich als die Hauptanliegen. Diese Bereiche markierten den Beginn meiner vergleichenden Überprüfung von HRIS. Sie erwiesen sich als entscheidende Elemente, die eine schnelle Verbesserung erforderten, um unsere Organisation effektiv auszurichten und die betriebliche Effizienz zu steigern.
Einen Aktionsplan entwickeln
Diese Erkenntnisse wurden zur treibenden Kraft für meinen Aktionsplan und dienten als Grundstein für strategische Verbesserungen. Die Identifizierung dieser vorrangigen Bereiche war nicht nur für die Behebung der unmittelbaren Bedenken von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Gestaltung der künftigen Ausrichtung unserer Personalstrategie. Das Ziel war klar: Diese hervorgehobenen Probleme umgehend anzugehen und den Weg für einen effektiveren, effizienteren und harmonischeren Arbeitsplatz zu ebnen.
Ein Überblick über die geänderte Prozessstruktur
Es ist wichtig zu betonen, dass die Hälfte der ursprünglich bewerteten Prozesse nicht existierten. Um es näher zu erläutern: Bestimmte Protokolle wie die Schulung neuer Mitarbeiter und die Beendigung von Arbeitsverhältnissen waren vorhanden, es fehlten jedoch einheitliche Richtlinien. Ebenso waren die Einstellungs- und Urlaubsprotokolle einsatzbereit, mangelten jedoch aufgrund zahlreicher damit verbundener Unsicherheiten an Klarheit. Daher hielt ich es für notwendig, diese Prozesse zu untersuchen, die häufigsten Lücken zu identifizieren und ein innovatives und effizientes Arbeitsmodell zu entwickeln, um diese Probleme anzugehen.
Die Bedeutung von Theorie und Dokumentation bei der Prozessverbesserung
Warum die Bedeutung von Theorie und solider Dokumentation betonen? Denn diese Elemente vermitteln Ihnen ein tieferes Verständnis der Grundvoraussetzungen für ein Human Resource Information System (HRIS). Dieses Verständnis erleichtert wiederum die fundierte Auswahl aus der Vielzahl der verfügbaren Optionen und minimiert so das Risiko von Auswahlfehlern.
Potenzielle Risiken einer falschen Auswahl
Solche Fehler bei der Auswahl passieren oft, wenn eine Organisation ein System implementiert, nur um dann festzustellen, dass ihm eine entscheidende Funktionalität fehlt oder dass die gewünschte Funktion unerschwinglich teuer ist. Durch die Konzentration auf Theorie und Dokumentation in den frühen Phasen können Unternehmen das Potenzial für diese kostspieligen Fehler erheblich reduzieren.
Auswahl des idealen HRIS
Das Navigieren durch die vorangegangenen Phasen führte zu einer unerwartet einfachen und unterhaltsamen Aufgabe: der Auswahl des richtigen Personalinformationssystems (HRIS). Ich habe die nicht verhandelbaren Anforderungen für jede der vier wichtigsten Kategorien methodisch aufgelistet und sie während mehrerer HRIS-Demonstrationen überprüft.
Untersuchung verschiedener HRIS-Optionen
In dieser Phase haben wir eine Reihe von HRIS-Optionen bewertet und in Betracht gezogen, darunter Bamboo HR, People Force, HURMA, SAP und einige weitere, an deren Namen ich mich nicht mehr erinnere. Diese zusätzlichen Alternativen erfüllten jedoch nicht unsere Hauptkriterien und wurden daher nicht berücksichtigt. Letztendlich errang die People Force den Sieg, wenn auch mit knappem Vorsprung. Das Gleichgewicht zwischen Kosten, einfacher Implementierung, benutzerfreundlichen Schnittstellen und den erforderlichen Modulen erwies sich als am wünschenswertesten.
Bewertung für zukünftige Anforderungen
Es ist wichtig, nicht nur die wichtigsten HR-Funktionen im Auge zu behalten, die ganz oben auf Ihrer Liste stehen, sondern auch die nachfolgenden Bereiche, die später wichtig werden könnten. Das gewählte System sollte anpassungsfähig genug sein, um künftigen Anforderungen gerecht zu werden.
Wir haben beispielsweise darüber nachgedacht, eine Key Performance Indicators (KPI)- und leistungsorientierte Kultur zu pflegen. Eine separate Implementierung eines solchen Systems wäre unpraktisch. Daher habe ich darauf geachtet, solche Funktionen in meine HRIS-Vergleiche einzubeziehen.
Was das Lohn- und Gehaltsmodul betrifft, so hatte es für uns damals und auch in den folgenden drei Jahren keine Bedeutung.
Das Streben nach dem perfekten HRIS
Die Suche nach einem System, das alle Anforderungen vollständig erfüllt, ist ein vergebliches Unterfangen. Theoretisch gibt es solche umfassenden Tools auf dem Markt. In Wirklichkeit sind diese jedoch oft übermäßig komplex, übertrieben teuer und eine Herausforderung bei der Bereitstellung, Schulung der Benutzer und der Wartung über einen längeren Zeitraum.
Während größere Unternehmen, die über umfangreiche IT-Teams verfügen, solche Lösungen möglicherweise für machbar halten, passten sie nicht zu unseren Umständen. Daher ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Streben nach dem perfekten HRIS mit Praktikabilität und Anpassungsfähigkeit in Einklang gebracht werden sollte, um die besten langfristigen Ergebnisse zu erzielen.
Anordnen der Einstellungen
Ein entscheidender Aspekt, den ich in diesem Teil hervorheben möchte, ist die erhebliche Wirkung einer umfassenden Beschreibung Ihrer Verfahren in den Anfangsphasen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, den Konfigurationsprozess des Systems nach Ihren Wünschen zu rationalisieren und so seine effektive Leistung zu gewährleisten. Dies vereinfacht nicht nur die Einrichtung, sondern beschleunigt auch den Gesamtprozess und führt zu effizienten Ergebnissen, ohne dass es zu Rückschlägen kommt.
Anleiten wichtiger Benutzer durch Schulungen
Das Erreichen einer benutzerfreundlichen Erfahrung durch die Erstellung verschiedener pädagogischer Elemente – schriftliche Ressourcen, Videoinhalte, anschauliche Bilder und erläuternde Diagramme – ist äußerst vorteilhaft. Obwohl die Entwickler Leitfäden bereitstellen, werden diese oft als langweilig und ohne persönliche Note empfunden.
Erstellen maßgeschneiderter Schulungsmaterialien
Um einen ansprechenderen Lernprozess zu fördern , habe ich Schulungsressourcen erstellt, die die Verfahren und Beispiele unseres eigenen Unternehmens widerspiegeln. Dieser Ansatz erleichterte unseren Mitarbeitern den Übergang in die Nutzung des neuen Tools, selbst denjenigen, die durch die Umstellung besonders herausgefordert waren.
Umgang mit der Angst vor neuen Tools
Einige Personen, die Probleme mit HRIS hatten, zögerten, sich an das neue System anzupassen. Die Ungewohntheit selbst stellte eine Herausforderung dar und drängte sie dazu, Zeit zu investieren, proaktiv zu lernen und sich Mühe zu geben, es zu meistern. Es ist völlig natürlich, dass sich Einzelpersonen in ihre Komfortzone zurückziehen, aber die Nutzung dieses technologischen Fortschritts könnte zu mehr Effizienz und Produktivität führen.
Durchführung des Pilotprojekts mit der Testgruppe
Für die Testphase des Projekts wurde sorgfältig eine besondere Gruppe ausgewählt – das hochmotivierte und verantwortungsbewusste Rekrutierungsteam! Sie waren die ersten, die mit dem System interagierten und wichtige erste Erkenntnisse über den Betrieb lieferten.
Systemfehler identifizieren und Prozesse optimieren
In der frühen Phase der Bereitstellung gelang es mir, auf Einrichtungsfehler hinzuweisen und die Prozesse dort zu ändern, wo es notwendig war. Ziel dieser proaktiven Maßnahme war es, die Systemleistung zu optimieren und eventuelle Kinderkrankheiten frühzeitig zu beheben.
Einzelinterviews durchführen
Um die potenziellen Herausforderungen aus der Sicht eines Benutzers zu erkennen, habe ich mit jedem Mitglied der Testgruppe personalisierte Interviews geführt. Diese Initiative sorgte nicht nur dafür, dass sie sich gehört und unterstützt fühlten, sondern ermöglichte auch ein tieferes Verständnis der anstehenden Probleme.
Vorbereitung für die unternehmensweite Implementierung
Die gewonnenen Erkenntnisse und Erkenntnisse aus dieser Vorphase waren von enormem Wert, als das Human Resource Information System (HRIS) im gesamten Unternehmen eingeführt wurde. Mit der Strategie gelang es, einen reibungslosen Übergang für die gesamte Belegschaft zu ermöglichen, die zu diesem Zeitpunkt etwa 260 Personen umfasste.
Initiierung einer umfassenden unternehmensweiten HRIS-Implementierung
Erkennen Sie die Notwendigkeit einer Vorbereitung und schrittweisen Umsetzung
Einer der wichtigsten Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt, ist die inhärente Notwendigkeit einer angemessenen Vorbereitung; Dieser Prozess wird zweifellos einen erheblichen Zeitaufwand erfordern. Die Einführung jeglicher Reformen, auch wenn sie der Verbesserung dienen, stößt häufig auf Widerstand. Diese Reaktion beruht auf einer natürlichen Abneigung gegen die Abkehr vom Vertrauten und eher gegen ein unbekanntes Konzept oder System. Daher ist es wichtig, Geduld zu fördern. Der Fortschritt muss methodisch beschleunigt werden, um einen konsistenten und gesteuerten Übergang von ihren üblichen Aufgaben zum neuartigen Human Resource Information System (HRIS) sicherzustellen.Akte des Engagements und des Verkaufs des Konzepts
Der nächste entscheidende Punkt umfasst die sinnvolle Einbindung von Mitarbeitern bzw. die Nutzung Ihrer Marketingfähigkeiten. Anstatt die Mitarbeiter zur Einführung des neuen HRIS zu zwingen, wäre es ein effektiverer Ansatz, das Konzept der Arbeit in dieser neuen Umgebung zu „verkaufen“.Stellen Sie überzeugende Fragen wie: Was bietet dieses System Ihren Kollegen? Wie wird das Leben mit der Einführung des HRIS einfacher zu bewältigen? Erkennen Sie, dass die Motivationsfaktoren je nach Teamstruktur variieren. Daher ist es unerlässlich, die Interessen jeder Gruppe innerhalb der Organisation genau zu ermitteln und gezielt anzusprechen.
Die Präsentationsphase und die Interaktion mit Schlüsselpersonal
Um ein Beispiel hervorzuheben: Als wir das HRIS zum ersten Mal einführten, begann unsere Präsentation mit einer Diskussion eines neu eingeführten Wissensspeichers. Um die Neugier zu wecken und die Nutzung des Systems zu fördern, hatte unser erster Beitrag einen absichtlich interessanten Titel: „Möchten Sie eine Gehaltserhöhung? Wie erreicht man das?“Darüber hinaus wurde die Durchführung separater Sitzungen mit jedem Manager und Teamleiter zu einem wesentlichen Bestandteil unserer Umsetzungsstrategie. Ich habe Wert darauf gelegt, zu betonen, wie ihre Teams als Ganzes von der vollständigen Nutzung des HRIS profitieren würden. Anhand früherer Beschwerden und Fehler konnte ich auch veranschaulichen, wie das neue System alles drastisch verändern und zu effizienteren und effektiveren Prozessen führen konnte.
Erfolge ein Jahr später
Die Beobachtung der Entwicklungen im vergangenen Jahr lässt deutliche Verbesserungen erkennen, die in den folgenden Kennzahlen hervorgehoben werden:
Deutliche Reduzierung der gleichzeitig offenen Stellen
Durch die Personalbeschaffung konnte gleichzeitig die Zahl der offenen Stellen deutlich reduziert werden. Die Zahl sank um starke 60 %.Erhöhte Rate an Positionsschließungen
Allerdings ist auch die Geschwindigkeit, mit der offene Stellen besetzt werden, deutlich gestiegen. Die Rekrutierungsbemühungen wurden effizienter, was zu einer um 50 % schnelleren Schließung offener Stellen führte.Gesunkene Fluktuationsraten in den ersten Monaten
Der Erfolg des Onboarding-Prozesses zeigte sich, als die Fluktuationsrate in den ersten drei Monaten halbiert wurde. Dieser deutliche Rückgang zeigt eine verbesserte Mitarbeiterbindung während der kritischen Anfangsphase in ihren Rollen.Rückgang der Gesamtfluktuationsraten
Der positive Effekt unserer überarbeiteten HR-Strategien zeigte sich in der Gesamtfluktuationsrate, die einen Rückgang um 15 % verzeichnete. Dieses verbesserte Verhältnis ist auf die Bemühungen unseres internen HR-Teams zurückzuführen.Verbesserte Bewertungen auf wichtigen Jobplattformen
Schließlich verzeichnete unser Unternehmen aufgrund unserer verstärkten Bemühungen bei Offboarding-Prozessen und HR-Branding verbesserte Bewertungen auf wichtigen Jobplattformen. Diese Bestätigung durch Drittplattformen bezeugt die Wirksamkeit unserer strategischen Maßnahmen sowohl bei Arbeitssuchenden als auch bei Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen.Wichtige Errungenschaften im digitalen Zeitalter
Im Zuge des Übergangs zu einer stärker digitalisierten Gesellschaft wurden zahlreiche bemerkenswerte, jedoch nicht digitale Errungenschaften erzielt:
Formulieren eines eindeutigen Organisationslayouts Es wurden leicht verständliche Organigramme erstellt, die Klarheit und Transparenz für alle Beteiligten gewährleisten.
Förderung der abteilungsübergreifenden Kommunikation Trotz der geografischen Grenzen und unterschiedlichen Zeitzonen, die die Interaktion innerhalb von Remote-Arbeitsstrukturen tendenziell einschränken, haben wir eine Umgebung geschaffen, die einen schnellen und problemlosen Zugang zu Kollegen für Anfragen fördert. Dies gilt sogar für Teams, mit denen man früher möglicherweise nicht zusammenarbeiten konnte, da wir über 60 Länder verteilte, vollständig dezentrale und dezentrale Betriebe betreiben.
Sensibilisierung für grundlegende Vorschriften Unsere Mitarbeiter sind über die grundlegenden Regeln und Richtlinien der Organisation bestens informiert. Darüber hinaus gibt es ein praktisches Repository mit allen notwendigen Informationen, wenn Sie eine schnelle Auffrischung benötigen.
Eine Entwicklung hin zu einer leistungsorientierten Kultur
Nachdem wir ein weiteres lohnendes Jahr damit verbracht hatten, diese Grundlagen zu bekräftigen, waren wir der Meinung, dass die Zeit reif für einen strategischen Wandel sei. Wir begannen, eine Kultur zu schaffen, die von leistungsorientierten Werten geprägt ist. Durch die Schaffung von Ordnung in rudimentären Prozessen und die Implementierung von Human Resource Information Systems (HRIS) haben wir Wege zum Fortschritt eröffnet. Dieser Paradigmenwechsel hat unsere Herangehensweise an das Teammanagement verbessert und den Weg zur Erreichung höherer Standards eingeleitet.
Wertvolle Fähigkeiten für die bevorstehende Reise
Zu dieser anspruchsvollen und fesselnden Aufgabe gehört natürlich auch die Beherrschung bestimmter Kompetenzen. Die folgenden Fähigkeiten werden für Sie oder jeden, der sich auf eine solche Reise begibt, von unschätzbarem Wert sein:
• Änderungsmanagement • Projektmanagement • Verständnis der Psychologie • Analytische Fähigkeiten • Strategische Planung • Bedarfsermittlung • Präsentation der Vorteile • Geduld • Optimismus
