المرحلة الأولى: جمع البيانات وتقييمها
تضمنت المرحلة الأولية لمشروعنا مناقشات ومقابلات مكثفة مع صناع القرار الأساسيين الذين سيستخدمون في نهاية المطاف نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) القادم. وضمت قائمة هؤلاء الأشخاص كلاً من:
- الرئيس التنفيذي (CEO) - مدير التسويق (CMO) - مدير تكنولوجيا المعلومات - رئيس قسم المبيعات - فريق توظيف الموظفين بأكمله
في حين أن القوى العاملة بأكملها داخل منظمتنا سوف تتفاعل مع النظام، في هذه المرحلة، كان الهدف الأساسي هو التأكد من إجراءات الموارد البشرية الرئيسية. علاوة على ذلك، كان علي أن أعترف بالتحديات القائمة من أجل ابتكار حلول ممكنة. نظرًا لأن المرحلة الأولية تتطلب توضيحًا أوليًا وإضفاء الطابع الرسمي على كل عملية، فلا يمكن بدء التشغيل الآلي إلا بعد التأكد من ملاءمة النظام لمستخدميه النهائيين.
اكتشاف أوجه القصور في العمليات
كشفت مرحلة التقييم عن بعض الثغرات في بعض العمليات. خذ بعين الاعتبار سياسات العطلات لدينا، على سبيل المثال. كان عدم وجود بروتوكول موحد يعني أن كل مدير كان لديه أسلوبه الخاص في الاحتفاظ بالسجلات - مما أدى إلى عدم وجود تقويم مركزي يمكن استخدامه للتحقق من بيانات الإجازات.
تحديد العمليات "الخفية"
ومن الاكتشافات الأخرى المثيرة للاهتمام ما أطلقنا عليه اسم العملية "الشبحية". يتعلق هذا بإنهاء خدمة الموظف: وهو التدخل الذي، على الرغم من أنه تمت المطالبة به بشكل دوري، إلا أنه يفتقر إلى إجراء موحد. كان المأزق يدور حول التواصل المناسب والتبرير لذلك، إلى جانب أسئلة حول الوثائق اللازمة، وعملية الدفع النهائية، والموظفين المسؤولين عن إكمال عملية إنهاء الخدمة. ولذلك كان لا بد من تطوير وتقديم والتحقق من صحة الإجابات على هذه الاستفسارات الملحة.
تحديد الأولويات: استراتيجية للتغيير التنظيمي
كانت هناك مجموعة من التحديات والقضايا التي كانت تختمر داخل حدود شركتنا، وتصاعدت إلى حد أنني وجدت نفسي غارقًا في بحر من التعقيدات. وكانت هناك لحظات بدا فيها ضخامة المهمة مستحيلا. "أين يجب أن أطلق المبادرة؟ ما هي الجوانب التي تتطلب اهتماما عاجلا؟" وجدت نفسي أتسائل. لقد بدا البحث عن نظام شامل قادر على تلبية كافة احتياجاتنا أمراً شاقاً، ولكنه ضروري.
صياغة النهج الاستراتيجي
وبعقلية شحذت نحو إيجاد الحلول، حاولت معالجة المشكلة بطريقة منظمة. لقد اتخذت الخطوة الأولى من خلال مراجعة معضلات الموارد البشرية الأكثر إلحاحًا، وإنشاء قاعدة بيانات للمهام التي تتطلب دراسة فورية.
ولإشراك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين في عملية صنع القرار، طلبت من كل مدير أن يخصص قيمة لهذه الصعوبات. تشير الدرجة 1 إلى مستوى منخفض من الأهمية، مما يعني أن غياب هذه الميزة سيظل دون أن يلاحظه أحد إلى حد كبير في الشركة. ومن ناحية أخرى، تشير الدرجة 10 إلى الدور الحيوي الذي يلعبه أحد الجوانب، إلى الحد الذي قد يعوق فيه العمل بشكل كبير في غيابه. عند جمع الإجابات، قمت بعد ذلك بتجميعها في مخطط واحد وقمت بجمع الدرجات.
ظهور أهم الأولويات
لقد رسم تحليل البيانات صورة واضحة لاحتياجاتنا الأكثر إلحاحًا: فقد ثبت أن سرعة إغلاق الوظائف (التوظيف)، والتأهيل، والإخراج، وإدارة الإجازات هي الاهتمامات الرئيسية. كانت هذه المجالات بمثابة بداية مراجعتي المقارنة لنظام معلومات الموارد البشرية. لقد برزت كعناصر حاسمة تتطلب تعزيزًا سريعًا لمواءمة منظمتنا بشكل فعال وزيادة الكفاءة التشغيلية.
وضع خطة العمل
وأصبحت هذه النتائج القوة الدافعة التي شكلت خطة العمل الخاصة بي، وكانت بمثابة حجر الزاوية للتحسينات الاستراتيجية. ولم يكن تحديد هذه المجالات ذات الأولوية ضروريًا لتصحيح المخاوف المباشرة فحسب، بل كان أيضًا ضروريًا لصياغة الاتجاهات المستقبلية لاستراتيجية الموارد البشرية لدينا. وكان الهدف واضحا: معالجة هذه القضايا البارزة على وجه السرعة وتمهيد الطريق لمكان عمل أكثر فعالية وكفاءة وانسجاما.
نظرة عامة على هيكل العملية المعدلة
من المهم التأكيد على أن نصف العمليات التي تم تقييمها في الأصل كانت غير موجودة. وللتوضيح، تم وضع بروتوكولات معينة مثل تدريب الموظفين الجدد وإنهاء الخدمة، لكنها كانت تفتقر إلى مبادئ توجيهية موحدة. وبالمثل، كانت بروتوكولات التوظيف والإجازات سارية ولكنها كانت تفتقر إلى الوضوح بسبب العديد من الشكوك المحيطة بها. ومن ثم، وجدت أنه من الضروري دراسة هذه العمليات، وتحديد الثغرات الأكثر انتشارًا، ووضع نموذج عمل مبتكر وفعال لمعالجة هذه المشكلات.
أهمية النظرية والتوثيق في تحسين العمليات
لماذا التأكيد على أهمية النظرية والوثائق الصلبة؟ ذلك لأن هذه العناصر تزودك بفهم أعمق للمتطلبات الأساسية لنظام معلومات الموارد البشرية (HRIS). وهذا الفهم بدوره يجعل من السهل اتخاذ قرار مستنير من بين العديد من الخيارات المتاحة، وبالتالي تقليل مخاطر أخطاء الاختيار.
المخاطر المحتملة للاختيار غير الصحيح
تتحقق مثل هذه الأخطاء في الاختيار غالبًا عندما تقوم إحدى المؤسسات بتنفيذ نظام ما، فقط لإدراك أنه يفتقر إلى وظيفة مهمة، أو أن الميزة المطلوبة باهظة الثمن بشكل فاحش. ومن خلال التركيز على النظرية والتوثيق في المراحل المبكرة، يمكن للشركات تقليل احتمالات وقوع هذه الأخطاء المكلفة بشكل كبير.
اختيار نظام معلومات الموارد البشرية المثالي
أدى التنقل في المراحل السابقة إلى مهمة واضحة وممتعة بشكل غير متوقع: اختيار نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) المناسب. لقد قمت بشكل منهجي بتعداد المتطلبات غير القابلة للتفاوض لكل فئة من الفئات الأربع الأولى وقمت باستجوابها خلال العديد من العروض التوضيحية لنظام معلومات الموارد البشرية.
النظر في خيارات نظام معلومات الموارد البشرية المختلفة
خلال هذه المرحلة، قمنا بتقييم وفكرنا في مجموعة من خيارات نظام معلومات الموارد البشرية مثل Bamboo HR، وPeople Force، وHURMA، وSAP، وعدد قليل من الخيارات الأخرى التي لم أعد أتذكر أسمائها. ومع ذلك، فشلت هذه البدائل الإضافية في تلبية أعلى معاييرنا، وبالتالي تم استبعادها من الاعتبار. في نهاية المطاف، أعلنت قوة الشعب النصر، ولو بفارق ضئيل. وقد وجد أن التوازن الذي تم التوصل إليه بين التكلفة وسهولة التنفيذ والواجهات سهلة الاستخدام والوحدات الضرورية هو المرغوب فيه للغاية.
التقييم للمتطلبات المستقبلية
من المهم أن تضع في اعتبارك ليس فقط وظائف الموارد البشرية الرئيسية التي تم تصنيفها في أعلى قائمتك، ولكن أيضًا المجالات اللاحقة التي قد تصبح مهمة في المستقبل. يجب أن يكون النظام المختار قابلاً للتكيف بدرجة كافية لتلبية الاحتياجات المستقبلية.
على سبيل المثال، كنا نفكر في تنمية مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) والثقافة الموجهة نحو الأداء. وتنفيذ مثل هذا النظام بشكل منفصل سيكون غير عملي. وبالتالي، تأكدت من تضمين هذه القدرات في مقارنات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) الخاصة بي.
فيما يتعلق بوحدة كشوف المرتبات، لم يكن لها أي أهمية بالنسبة لنا في ذلك الوقت، ولم يكن من المتوقع أن تكون كذلك في السنوات الثلاث التالية.
السعي لتحقيق نظام معلومات الموارد البشرية المثالي
إن البحث عن نظام يلبي جميع الاحتياجات بالكامل هو مسعى عقيم. ومن الناحية النظرية، توجد مثل هذه الأدوات الشاملة في السوق. ومع ذلك، في الواقع، غالبًا ما تكون هذه البرامج معقدة للغاية، وبأسعار باهظة، وتشكل تحديًا للنشر وتثقيف المستخدمين بشأنها وصيانتها لفترة طويلة.
وفي حين أن الشركات الكبرى المجهزة بفرق كبيرة لتكنولوجيا المعلومات قد تجد مثل هذه الحلول مجدية، إلا أنها لم تناسب ظروفنا. وبالتالي، من المهم أن نتذكر أن السعي لتحقيق نظام معلومات الموارد البشرية المثالي يجب أن يكون متوازنًا مع التطبيق العملي والقدرة على التكيف للحصول على أفضل النتائج على المدى الطويل.
ترتيب الإعدادات
أحد الجوانب الحاسمة التي أود أن أنقلها في هذا الجزء هو التأثير الكبير للتحديد الشامل لإجراءاتك في المراحل الأولية. يساعد هذا الأسلوب على تبسيط عملية تكوين النظام بما يتناسب مع تفضيلاتك، وبالتالي ضمان أدائه الفعال. لن يؤدي ذلك إلى تبسيط عملية الإعداد فحسب، بل سيؤدي أيضًا إلى تسريع العملية برمتها، مما يؤدي إلى نتائج فعالة دون التسبب في أي انتكاسات.
توجيه المستخدمين المهمين خلال التدريب
يعد تحقيق تجربة سهلة الاستخدام من خلال إنشاء عناصر تعليمية متنوعة - موارد مكتوبة ومحتوى فيديو وصور توضيحية ورسوم بيانية توضيحية - مفيدًا بشكل ملحوظ. على الرغم من أن المطورين يقدمون الأدلة، إلا أنه غالبًا ما يُنظر إليهم على أنهم لطيفون ويفتقرون إلى اللمسة الشخصية.
إنشاء مواد تدريبية مخصصة
من أجل الترويج لعملية تعليمية أكثر جاذبية، قمت بإنتاج موارد تدريبية تعكس إجراءات وأمثلة شركتنا. وقد سهّل هذا النهج انتقال موظفينا إلى استخدام الأداة الجديدة، حتى بالنسبة لأولئك الذين واجهوا تحديات خاصة بسبب عملية النقل.
التعامل مع الخوف من الأدوات الجديدة
كان بعض الأفراد الذين واجهوا مشكلات مع نظام معلومات الموارد البشرية مترددين في التكيف مع النظام الجديد. شكل عدم الإلمام في حد ذاته تحديًا، حيث حثهم على استثمار الوقت والتعلم بشكل استباقي وبذل الجهد في الإتقان. من الطبيعي تمامًا أن يلجأ الأفراد إلى مناطق الراحة الخاصة بهم، ولكن تبني هذا التقدم التكنولوجي يمكن أن يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية.
تنفيذ المخطط التجريبي مع مجموعة الاختبار
تم اختيار مجموعة خاصة بدقة للمرحلة التجريبية للمشروع - فريق التوظيف ذو الدوافع الذاتية والمسؤولية العالية! لقد كانوا أول من تفاعل مع النظام وقدموا رؤى تشغيلية أولية مهمة.
تحديد أخطاء النظام وعمليات الضبط
خلال المرحلة الأولى من النشر، تمكنت من الإشارة إلى أخطاء الإعداد وتعديل العمليات حيثما كان ذلك ضروريًا. كان الهدف من هذا الإجراء الاستباقي هو تحسين أداء النظام ومعالجة أي مشاكل في مرحلة التسنين في وقت مبكر.
إجراء المقابلات الفردية
وفي محاولة لتمييز التحديات المحتملة من وجهة نظر المستخدم، أجريت مقابلات شخصية مع كل عضو في مجموعة الاختبار. ولم تضمن هذه المبادرة شعورهم بالاستماع والدعم فحسب، بل أتاحت أيضًا فهمًا أعمق للقضايا المطروحة.
التحضير للتنفيذ على مستوى الشركة
كانت الدروس المستفادة والأفكار المستمدة من هذه المرحلة الأولية ذات قيمة هائلة عندما تم تقديم نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) إلى الشركة على نطاق أوسع. ونجحت الاستراتيجية في تحقيق انتقال سلس لكامل القوى العاملة، والتي كانت تشكل في ذلك الوقت حوالي 260 فردًا.
بدء تنفيذ نظام معلومات الموارد البشرية الشامل على مستوى الشركة
التعرف على الحاجة إلى الإعداد والتنفيذ التدريجي
أحد الجوانب الرئيسية التي يجب الاعتراف بها هي الحاجة المتأصلة للتحضير المناسب؛ ولا شك أن هذه العملية ستتطلب مدة زمنية طويلة. إن إدخال أي إصلاح، حتى تلك المصممة للتحسين، يواجه عادة مقاومة. ينبع رد الفعل هذا من النفور الطبيعي من الابتعاد عن المألوف، وبالأكثر نحو مفهوم أو نظام غير مألوف. لذا فإن تعزيز الصبر أمر حيوي. يجب أن يتم التقدم بوتيرة منهجية، مما يضمن الانتقال المتسق والموجه من واجباتهم المعتادة إلى نظام معلومات الموارد البشرية الجديد (HRIS).أعمال المشاركة وبيع المفهوم
تشمل النقطة الحاسمة التالية المشاركة الهادفة للموظفين أو تسخير مهاراتك التسويقية. بدلاً من إجبار الموظفين على تبني نظام معلومات الموارد البشرية الجديد، سيكون النهج الأكثر فعالية هو "بيع" مفهوم العمل ضمن هذا الإعداد الجديد.اطرح استفسارات مقنعة مثل: ما الذي يقدمه هذا النظام لزملائك العاملين؟ كيف تصبح الحياة أكثر سهولة مع إدخال نظام معلومات الموارد البشرية؟ ندرك أن العوامل التحفيزية تختلف باختلاف هياكل الفريق. وبالتالي، يصبح من الضروري تحديد واستهداف مصالح كل مجموعة داخل المنظمة.
مرحلة العرض والتفاعل مع الموظفين الرئيسيين
لتسليط الضوء على مثال، عندما قدمنا نظام معلومات الموارد البشرية لأول مرة، بدأ عرضنا بمناقشة مستودع المعرفة الذي تم تقديمه حديثًا. لإثارة الفضول وتشجيع استخدام النظام، كان لمنشورنا الأول عنوان مثير للاهتمام عمدًا - "هل تريد زيادة في الراتب؟ كيف تحقق ذلك؟"علاوة على ذلك، أصبح إجراء جلسات منفصلة مع كل مدير وقائد فريق جوانب أساسية في استراتيجية التنفيذ لدينا. لقد أوضحت نقطة للتأكيد على كيفية استفادة فرقهم ككل من الاستخدام الكامل لنظام معلومات الموارد البشرية. ومن خلال التفكير في الشكاوى والأخطاء السابقة، تمكنت أيضًا من توضيح كيف يمكن للنظام الجديد أن يغير كل شيء بشكل جذري، مما يؤدي إلى عمليات أكثر كفاءة وفعالية.
الإنجازات بعد عام واحد
تشير مراقبة التطورات خلال العام الماضي إلى تحسينات كبيرة، أبرزها المقاييس التالية:
انخفاض كبير في الصفقات المفتوحة في نفس الوقت
وحققت إدارة التوظيف انخفاضًا ملحوظًا في عدد الوظائف المفتوحة في نفس الوقت. وانخفض العدد بنسبة قوية بلغت 60٪.زيادة معدل إغلاق المراكز
ومع ذلك، فإن السرعة التي تم بها ملء الشواغر شهدت أيضًا زيادة ملحوظة. زادت كفاءة جهود التوظيف، مما أدى إلى إغلاق الوظائف المفتوحة بشكل أسرع بنسبة 50%.انخفاض معدلات دوران العمل خلال الأشهر الأولية
وأصبح نجاح عملية الإعداد واضحا عندما انخفض معدل دوران الموظفين في الأشهر الثلاثة الأولى إلى النصف. يوضح هذا الانخفاض الكبير تعزيز الاحتفاظ بالموظفين خلال الفترة الأولية الحرجة في أدوارهم.انخفاض في إجمالي معدلات الدوران
أصبح التأثير الإيجابي لاستراتيجيات الموارد البشرية المجددة لدينا واضحًا في معدل الدوران الإجمالي، والذي شهد انخفاضًا بنسبة 15%. تُعزى هذه النسبة المحسنة إلى الجهود التي يبذلها فريق الموارد البشرية الداخلي لدينا.تقييمات محسّنة على منصات الوظائف الرئيسية
وأخيرًا، بما يعكس جهودنا المتزايدة في عمليات النقل والعلامة التجارية للموارد البشرية، شهدت شركتنا تحسنًا في التقييمات على منصات الوظائف الرئيسية. يشهد هذا التأييد من منصات الطرف الثالث على فعالية إجراءاتنا الإستراتيجية على كل من الباحثين عن عمل والموظفين الذين يغادرون الشركة.الإنجازات الرئيسية في العصر الرقمي
في أعقاب التحول إلى مجتمع أكثر رقمنة، تم تحقيق عدد كبير من الإنجازات الجديرة بالملاحظة، ولكن غير الرقمية:
صياغة تخطيط تنظيمي لا لبس فيه وقد تم تصميم مخططات تنظيمية سهلة الفهم، مما يضمن الوضوح والشفافية لجميع المشاركين.
تعزيز التواصل بين الإدارات على الرغم من الحدود الجغرافية والمناطق الزمنية المختلفة التي تميل إلى الحد من التفاعل داخل هياكل العمل عن بعد، فقد قمنا بتعزيز بيئة تشجع الوصول السريع والخالي من المتاعب إلى الزملاء للاستفسارات. وينطبق هذا حتى على الفرق التي ربما لم تتح الفرصة للعمل معها في السابق، وذلك بسبب عملياتنا اللامركزية البعيدة تمامًا والمنتشرة عبر 60 دولة.
زيادة الوعي باللوائح الأساسية موظفونا على دراية جيدة بالقواعد والسياسات الأساسية للمنظمة. بالإضافة إلى ذلك، يوجد مستودع مفيد يحتوي على جميع المعلومات الضرورية عندما يحتاجون إلى تجديد سريع.
التطور نحو ثقافة موجهة نحو الأداء
وبعد قضاء عام آخر مثمر في إعادة التأكيد على هذه الأساسيات، شعرنا أن الوقت قد حان للتحول الاستراتيجي. لقد بدأنا في صياغة ثقافة تحددها القيم التي تعتمد على الأداء. ومن خلال تعزيز النظام في العمليات البدائية وتنفيذ نظم معلومات الموارد البشرية (HRIS)، فقد فتحنا مسارات للتقدم. وقد أدى هذا التحول النموذجي إلى الارتقاء بأسلوبنا في إدارة الفريق، وبدء رحلة نحو تحقيق معايير أعلى.
مهارات قيمة للرحلة المقبلة
وبطبيعة الحال، تتضمن هذه المهمة الهائلة والآسرة إتقان كفاءات معينة. المهارات التالية سوف تكون ذات قيمة كبيرة بالنسبة لك أو لأي شخص يشرع في مثل هذه الرحلة:
• إدارة التغيير • ادارة مشروع • فهم علم النفس • القدرات التحليلية • تخطيط استراتيجي • تقييم الاحتياجات • عرض الفوائد • الصبر • التفاؤل
